Les frais font partie du quotidien des entreprises en Suisse – mais dans beaucoup d'entre elles, la note de frais reste inutilement pénible. Des justificatifs se perdent, des tableaux Excel font des allers-retours et l'incertitude règne souvent autour de la TVA ou du certificat de salaire.
Le principe de base est pourtant clair : quiconque avance des dépenses professionnelles nécessaires pour l'entreprise a droit à un remboursement. C'est précisément ce que règle le Code des obligations. Et ce sont des processus bien rodés qui font la différence entre une note de frais simple et une charge administrative inutile.
Dans ce guide, tu découvres ce que sont exactement les frais en Suisse, à quoi ressemble une note de frais correcte, quelles règles s'appliquent aux frais effectifs et forfaitaires, comment comptabiliser correctement les frais et quelles erreurs les PME devraient éviter. Le tout est complété par un exemple concret, un modèle simple et un éclairage sur la manière dont les outils numériques rendent le processus nettement plus efficace.
Que sont les frais professionnels ?
Les frais sont des dépenses nécessaires que les collaborateurs engagent dans l'intérêt de l'employeur et qui leur sont remboursées. Il s'agit typiquement des coûts de déplacements professionnels, de repas pris à l'extérieur, de nuitées, de transport, de rendez-vous clients ou de petites dépenses liées au travail. L'employeur est tenu de rembourser ces dépenses nécessaires.
La distinction avec le salaire est essentielle : les frais ne sont en principe pas un revenu supplémentaire, mais un remboursement de dépenses. C'est justement pourquoi une séparation nette est capitale. Dès que des versements ne correspondent plus à une véritable dépense professionnelle, des frais peuvent devenir du salaire imposable.
Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est la saisie, le contrôle et le remboursement structurés des dépenses professionnelles. Elle documente quand une dépense a eu lieu, à quoi elle a servi, quel en est le montant et si un justificatif valable existe. C'est précisément cette traçabilité qui est déterminante en Suisse – en droit du travail, sur le plan fiscal et en comptabilité.
Une bonne note de frais répond toujours aux mêmes questions :
Quand la dépense a-t-elle eu lieu ? Pourquoi était-elle nécessaire ? Qui l'a payée ? Y a-t-il un justificatif ? La TVA est-elle comprise ? Et comment la comptabiliser correctement ? Une fois ces points clairement réglés, la note de frais passe du casse-tête au processus de routine.
Bases légales des frais en Suisse
En Suisse, la base légale est claire : selon l'art. 327a CO, l'employeur rembourse au travailleur tous les frais imposés par l'exécution du travail. Lorsque le travail s'effectue hors du lieu habituel, cela comprend aussi les dépenses nécessaires à l'entretien du travailleur. Ce principe n'est pas que théorique : il est au cœur de toute réglementation correcte des frais.
Pour les entreprises, cela signifie que les dépenses professionnelles nécessaires ne peuvent pas simplement être reportées sur les collaborateurs. Mais cela ne veut pas dire non plus que toute dépense soumise constitue automatiquement des frais. Ce qui compte, c'est le lien avec l'activité, le caractère approprié et la documentation. C'est là que se fait la différence entre une note de frais propre et des cas hybrides problématiques.
Frais effectifs et frais forfaitaires – quelle différence ?
Avec les frais effectifs, les coûts réellement engagés sont décomptés un par un. Les collaborateurs remettent donc des justificatifs concrets – par exemple pour un billet de train, un hôtel ou un repas d'affaires – et se font rembourser exactement ces dépenses. C'est la norme dans de nombreuses PME, car c'est transparent et facile à vérifier.
Avec les frais forfaitaires, chaque dépense n'est pas décomptée séparément. Les collaborateurs reçoivent plutôt un montant forfaitaire pour certains types de dépenses, comme des frais de voiture ou de représentation mensuels. Cela réduit la charge administrative, mais le traitement fiscal est plus délicat. Les frais forfaitaires doivent correspondre approximativement aux dépenses effectives, et c'est précisément là qu'un règlement des frais approuvé est recommandé.
Important : sans base solide, le risque augmente que les frais forfaitaires ne soient plus considérés comme un véritable remboursement de dépenses, mais requalifiés en salaire. C'est l'un des points où les entreprises se créent le plus souvent des problèmes inutiles.
Règlement des frais – quand est-il utile ?
Un règlement des frais définit quels frais sont admis, quels montants s'appliquent, comment remettre les justificatifs et à qui certaines règles s'appliquent. Cela crée de la clarté en interne et évite les discussions. Pour les frais forfaitaires en particulier, un règlement approuvé est important, car il influence le traitement fiscal et la déclaration dans le certificat de salaire.
La Conférence suisse des impôts met à disposition des modèles de règlement des frais actuels ; ces modèles ont été mis à jour au 1er janvier 2026. C'est important pour les entreprises, car un règlement n'est pas qu'un simple PDF interne : il a des effets directs sur la déclaration, les obligations de justification et le risque.
Comment fonctionne une note de frais en Suisse ?
En pratique, une note de frais suit presque toujours les mêmes étapes. D'abord, une dépense professionnelle a lieu. Ensuite, le justificatif est conservé, la dépense est attribuée à une catégorie, le but professionnel est documenté et la note est remise. L'entreprise contrôle ensuite les postes, les comptabilise correctement et rembourse le montant.
La note de frais étape par étape
1. Engager la dépense
Dans le cadre de son travail, un collaborateur paie une dépense nécessaire – par exemple un billet de train pour un rendez-vous client ou une nuit d'hôtel lors d'un déplacement professionnel.
2. Conserver le justificatif
La quittance ou la facture est conservée. Sans justificatif, la TVA et la preuve deviennent vite problématiques par la suite.
3. Documenter le but professionnel
Le montant ne suffit pas. Il faut aussi qu'il soit clair pourquoi la dépense était professionnelle – p. ex. « rendez-vous client à Berne » ou « nuitée pour la visite d'un salon ».
4. Saisir les frais
On saisit la date, la catégorie, le montant, la devise, l'éventuelle TVA et la référence du justificatif. Pour les justificatifs étrangers, on ajoute généralement le taux de change.
5. Contrôle et validation
L'entreprise vérifie si la dépense est admise, entièrement documentée et correctement classée.
6. Comptabilisation et remboursement
Ce n'est qu'ensuite que la note de frais est comptabilisée et le montant versé – souvent avec le salaire ou par un versement séparé.
Quels frais sont généralement admis ?
Sont généralement admises les dépenses professionnelles nécessaires comme les frais de déplacement, les nuitées, les repas lors de déplacements professionnels, les frais de transport, les invitations de clients ou de petits frais accessoires liés à l'activité professionnelle. L'utilisation professionnelle du véhicule privé ou de moyens de communication privés peut aussi, selon la situation, donner droit à des frais.
Ce n'est pas l'intitulé qui compte, mais le lien avec l'activité. Une dépense ne devient pas des frais simplement parce qu'elle figure sur une note de frais. Elle doit être objectivement justifiée et traçable. C'est une distinction importante, car c'est précisément là que surviennent plus tard les corrections fiscales.
Quels frais ne sont pas admis ?
Ne sont pas admises les dépenses sans lien avec l'activité, les frais de subsistance privés ou les coûts mixtes qui ne peuvent pas être répartis proprement. Les dépenses excessives ou luxueuses, qui ne se justifient pas de manière plausible par l'activité professionnelle, posent aussi problème. Tout aussi critiques sont les frais qui dépassent nettement les dépenses effectives : dans ces cas, ils risquent de ne plus être considérés comme un remboursement de dépenses, mais comme du salaire. Une autre erreur fréquente concerne le trajet pour se rendre au travail. Les frais du trajet habituel ou les repas quotidiens ne peuvent pas être décomptés librement comme frais et doivent, le cas échéant, être traités comme du salaire. Être trop généreux ou peu rigoureux ici crée des risques fiscaux inutiles et alourdit les contrôles ultérieurs.
Que se passe-t-il sans justificatif ?
Sans justificatif, il manque la base la plus importante de la traçabilité. Cela ne signifie pas forcément que tout remboursement est impossible, mais le risque augmente nettement : la déduction de l'impôt préalable tombe, la reconnaissance fiscale devient plus difficile et, pour les forfaits ou les cas individuels mal documentés, une requalification menace.
Pour les postes soumis à la TVA en particulier, le justificatif est central. La documentation est aussi clairement réglée par la loi : les entreprises sont tenues de documenter leurs opérations de manière traçable et de conserver les pièces justificatives (notamment selon l'art. 958f CO ainsi que les art. 3 et 8 Olico).
Pour les PME, la règle pratique est donc simple : pas de note de frais propre sans justificatif propre. Si un justificatif manque malgré tout, le cas doit être documenté séparément et réglé clairement en interne – et non validé sans commentaire.
TVA sur les frais – à quoi dois-tu faire attention ?
Pour les frais, la TVA est souvent le point où les erreurs se produisent. La déduction de l'impôt préalable n'est possible que si le justificatif remplit les exigences légales. Cela concerne notamment des indications comme le fournisseur de la prestation, la date, le montant, la nature de la prestation et – selon le cas – le destinataire. La LTVA règle ces exigences à l'art. 26 ; le portail PME de la Confédération précise également que, sans facture formellement correcte, aucune déduction de l'impôt préalable n'est en principe possible.
En pratique, un point est particulièrement important : les frais forfaitaires sans justificatif individuel ne donnent en principe pas droit à la déduction de l'impôt préalable. C'est le cas par exemple des forfaits repas ou des forfaits pour menus frais.
Les taux d'imposition jouent aussi un rôle. Le taux normal actuel est de 8,1 %, le taux spécial pour l'hébergement de 3,8 %. Si tu comptabilises des frais d'hôtel ou des tickets de restaurant, ne traite donc pas simplement « tout de la même manière ».
Tu trouveras une explication détaillée dans notre guide dédié à la TVA sur les frais en Suisse.
Comptabiliser correctement les frais – à quoi cela ressemble en comptabilité
Sur le plan comptable, les frais n'ont rien d'exceptionnel, mais ils doivent être enregistrés proprement. Un guide suisse récent recommande de comptabiliser les frais selon leur nature sur des comptes comme 6640 à 6680 – par exemple déplacements, repas, hébergement ou représentation. De plus, seules des notes de frais contrôlées et validées devraient servir de base à la comptabilisation.
Lorsque des collaborateurs avancent eux-mêmes des dépenses, ils sont généralement enregistrés comme créanciers en comptabilité. Avec une carte de crédit d'entreprise, en revanche, la contrepartie passe directement par le compte de la carte de crédit. Cette distinction est importante, car elle garde le processus propre et évite des questions lors de la révision ou du bouclement mensuel.
Écriture type pour des dépenses avancées
Lorsqu'un collaborateur paie une dépense professionnelle de sa poche et se fait rembourser plus tard, la logique comptable est généralement la suivante :
Charge / impôt préalable à créancier collaborateurs
Plus tard, lors du versement :
Créancier collaborateurs à banque
Exemple concret : note de frais d'un déplacement professionnel
Prenons un rendez-vous client à l'extérieur :
- Taxi jusqu'au rendez-vous : CHF 38.00, TVA de 8,1 % comprise
- Repas d'affaires avec le client : CHF 120.00, TVA de 8,1 % comprise
- Frais de parking : CHF 12.00 sans TVA mentionnée
Cet exemple montre bien pourquoi les frais ne se résument pas à « rembourser » :
Pour le taxi et le repas d'affaires, l'impôt préalable peut être pris en compte – à condition que le justificatif soit correct.
Pour les frais de parking, en revanche, ce n'est souvent pas possible si aucune TVA n'est mentionnée.
Ce qui compte, ce n'est donc pas seulement le montant, mais :
- s'il existe un justificatif valable
- si la TVA est mentionnée
- et comment la dépense est classée
Forfait repas et kilomètres – quelle prudence de mise ?
Beaucoup d'entreprises travaillent avec des montants fixes pour les repas ou les trajets. Ces forfaits sont répandus en pratique, mais doivent être utilisés avec soin. L'essentiel : les forfaits sont possibles, mais pas librement fixés. Ils doivent s'orienter sur des dépenses réalistes et être clairement définis dans le règlement des frais.
Pour les repas, il s'agit typiquement de montants standardisés par repas ou par jour. Pour l'utilisation du véhicule privé, on recourt souvent à des indemnités kilométriques. Les deux variantes peuvent réduire nettement la charge administrative – à condition d'être réglées proprement et traçables. Si tu fixes des forfaits trop élevés ou les utilises sans base claire, tu risques qu'ils ne soient plus reconnus comme frais, mais considérés comme du salaire. C'est précisément pourquoi une approche cohérente et bien documentée est déterminante.
Modèle de note de frais – ce qui doit vraiment y figurer
Un modèle de note de frais est simple, mais couvre toutes les informations pertinentes. L'essentiel est que chaque dépense soit clairement traçable – tant pour le contrôle que pour la comptabilité.
Tu peux télécharger ici un modèle de note de frais pour la Suisse et l'utiliser directement.
Les indications obligatoires typiques sont :
- Date de la dépense
- Catégorie (p. ex. déplacement, repas, hébergement)
- Description ou but professionnel
- Montant et devise
- TVA (le cas échéant)
- Référence du justificatif
Dans la plupart des cas, cette structure suffit pour saisir les frais proprement et les comptabiliser correctement.
Pour les petites équipes, Excel fonctionne souvent encore bien. Mais quand le volume augmente, le processus devient vite difficile à suivre – surtout avec plusieurs collaborateurs, de nombreux justificatifs et des questions récurrentes.
Erreurs fréquentes dans les notes de frais
Les erreurs typiques se ressemblent, quelles que soient la taille de l'entreprise ou la branche : justificatifs manquants, justifications floues, mauvais traitement de la TVA, forfaits trop approximatifs, mélange des dépenses privées et professionnelles, et contrôle trop léger avant la comptabilisation.
Pour les PME en croissance s'ajoute une autre erreur : le processus est trop manuel. Tant qu'une seule personne de l'équipe « sait plus ou moins comment faire », ça fonctionne encore. Mais dès que le volume augmente, cela devient vite un processus confus et source d'erreurs.
Pourquoi tant de processus de frais sont inutilement lourds dans les PME
Dans de nombreuses entreprises, la gestion des frais fonctionne encore ainsi : collecter les justificatifs, remplir un fichier Excel, l'envoyer par e-mail, répondre aux questions, comptabiliser à la main. Ça marche – mais ça ne suit pas la croissance. Plus il y a de collaborateurs, de déplacements ou de dépenses, plus la perte de temps, le taux d'erreur et le manque de transparence augmentent.
La vraie question n'est donc pas seulement de savoir comment décompter les frais, mais comment le faire sans friction.
Comment les outils numériques simplifient la note de frais
Les processus de frais numériques ne réduisent pas seulement la charge de travail, ils améliorent aussi la qualité globale du décompte. Les justificatifs sont saisis directement, les dépenses classées automatiquement et des propositions d'écritures générées.
Les erreurs, les questions et le travail manuel diminuent ainsi nettement.
Mais la différence décisive est ailleurs : les frais ne sont plus un processus séparé, ils font partie de la comptabilité.
Un justificatif devient directement une écriture – TVA et imputation correcte comprises. C'est précisément ce qui rend le processus non seulement plus rapide, mais aussi plus propre.
Conclusion
Les frais et les notes de frais en Suisse ne sont pas un sujet secondaire, mais un élément central de processus d'entreprise bien tenus. La base légale est claire, les erreurs typiques sont connues, et les plus gros problèmes surviennent presque toujours là où la documentation, la TVA ou les règles internes manquent de rigueur.
Pour les PME, une bonne note de frais est donc non seulement correcte, mais aussi efficace. Qui règle proprement les frais, utilise des modèles clairs et appuie le processus sur le numérique gagne du temps, réduit les risques et crée de la transparence.
Si tu ne veux plus gérer tes frais avec des justificatifs éparpillés, Excel et des corrections manuelles, jette un œil à une solution qui réunit directement saisie des justificatifs et comptabilité – c'est là qu'une corvée obligatoire devient un processus propre.
FAQ sur les frais et les notes de frais en Suisse
Les frais sont-ils exonérés d'impôt en Suisse ?
En principe oui – pour autant qu'il s'agisse d'un véritable remboursement de dépenses et que les frais soient correctement documentés. Mais si des forfaits ou des versements ne sont pas justifiés proprement ou dépassent les dépenses effectives, ils peuvent devenir du salaire imposable.
L'employeur est-il tenu de rembourser les frais ?
Oui. Selon l'art. 327a CO, l'employeur doit rembourser les dépenses nécessaires que les collaborateurs engagent dans l'exécution de leur travail.
Faut-il un justificatif pour chaque note de frais ?
Pour un décompte propre et conforme à la TVA, un justificatif est en pratique très important. Sans justificatif valable, la déduction de l'impôt préalable n'est notamment en principe pas possible.
Les frais forfaitaires existent-ils en Suisse ?
Oui. Les frais forfaitaires sont possibles, mais doivent correspondre approximativement aux dépenses effectives. Pour des forfaits importants ou systématiques, un règlement des frais approuvé est vivement recommandé.
Les frais forfaitaires donnent-ils droit à l'impôt préalable ?
En règle générale non, en l'absence de justificatif individuel. C'est justement pourquoi il faut aussi bien séparer frais effectifs et forfaits du point de vue de la TVA.