Comptabilité 101 – le guide complet pour startups, freelances et PME

Qu'est-ce que la comptabilité en partie double et à partir de quand dois-je la tenir en Suisse ?

Ai-je besoin d'une comptabilité ?

Oui, si vous êtes indépendant, vous devez dans tous les cas tenir une comptabilité en Suisse.

Cela vaut aussi si vous n'êtes pas inscrit au registre du commerce en tant qu'entreprise individuelle. Dans les cas simples, un relevé des recettes et des dépenses suffit comme comptabilité, mais selon la situation, vous devrez peut-être tenir une comptabilité ordinaire.

Dois-je tenir une comptabilité en partie double ?

Une comptabilité ordinaire est obligatoire par la loi dans les cas suivants :

  • Si vous avez fondé une Sàrl ou une SA
  • Pour les entreprises individuelles ou les sociétés en nom collectif dont le chiffre d'affaires annuel atteint CHF 500'000

Dans ces cas, un simple relevé des recettes et des dépenses ne suffit pas et vous avez besoin d'une comptabilité en partie double. Une comptabilité en bonne et due forme est toutefois souvent utile, par exemple pour la TVA, même pour les entreprises qui n'y sont pas encore tenues.

Les obligations relatives à une comptabilité en bonne et due forme sont réglées dans le Code des obligations, à l'art. 957a.

Comptabilité ordinaire vs comptabilité simplifiée

Quelle est la différence entre une comptabilité ordinaire et une comptabilité simplifiée ?

Comptabilité ordinaire

Avec une comptabilité ordinaire, vous devez tenir une comptabilité en partie double – avec bilan, compte de résultat et inventaire.

  • Une comptabilité ordinaire vous donne de meilleures analyses. Vous voyez plus facilement si votre activité est rentable.
  • Côté impôts, vous êtes en sécurité, car vous pouvez toujours présenter des clôtures et des décomptes corrects.
  • Si vous tenez une comptabilité propre dès le départ, vous vous épargnez beaucoup de travail plus tard.

Comptabilité simplifiée

Avec la comptabilité simplifiée, il suffit de noter vos recettes, vos dépenses et votre situation patrimoniale dans un relevé. Cela fonctionne lorsque vous n'avez pas encore beaucoup de mandats au démarrage.

  • C'est une forme légitime lorsque vous n'avez pas encore beaucoup de mandats et que votre chiffre d'affaires est relativement modeste.

Si vous êtes assujetti à la TVA ou si vous vous y soumettez volontairement, le décompte peut devenir laborieux sans comptabilité ordinaire.

Ai-je une entreprise ?

Si vous exercez sous votre propre nom en tant que personne indépendante, vous avez automatiquement une entreprise individuelle, même si vous n'êtes pas inscrit au registre du commerce – pour une entreprise individuelle, l'inscription n'est pas obligatoire jusqu'à un chiffre d'affaires annuel de CHF 100'000. La comptabilité simplifiée est déjà obligatoire dans ce cas.

Votre nom d'entreprise officiel sur les factures

  • Même si vous exercez en tant qu'indépendant·e sous un nom fantaisiste (p. ex. Studio11), votre nom de famille doit aussi figurer dans le nom officiel de l'entreprise sur les factures (p. ex. Studio11 Holzberg).
  • Les sociétés en nom collectif, les SA et les Sàrl sont totalement libres pour les noms fantaisistes, tant que la mention de la forme juridique est présente.

Inscription et responsabilité personnelle

Pour inscrire votre entreprise au registre du commerce, vous pouvez effectuer la démarche via EasyGov, le guichet en ligne de la Confédération pour les créations d'entreprise.

  • Pour les entreprises individuelles, vous répondez toujours de manière illimitée, c'est-à-dire avec l'ensemble de votre patrimoine privé pour les dettes, que votre entreprise soit inscrite ou non.
  • Pour les Sàrl et les SA, la responsabilité est limitée au patrimoine de l'entreprise, mais un capital minimum est requis.

Qu'est-ce que la comptabilité en partie double ?

La comptabilité en partie double est un système répandu pour enregistrer les écritures. Chaque écriture est toujours saisie à deux endroits – d'où le terme de comptabilité « double ».

Un paiement pour l'achat de matériel de bureau est par exemple enregistré dans les deux comptes suivants :

  • Matériel de bureau : un compte dans lequel sont comptabilisées toutes les dépenses relevant de la catégorie matériel de bureau.
  • Caisse : un compte qui représente les liquidités de l'entreprise, avec lesquelles la dépense a été payée.

On comptabilise donc d'une part l'arrivée d'un nouveau matériel, et d'autre part la sortie d'argent correspondante. Cela permet d'avoir toujours une vue d'ensemble complète et de mieux détecter les erreurs.

Débit et crédit

Dans la comptabilité en partie double, chaque opération commerciale est enregistrée dans au moins deux comptes. Un côté de l'opération est saisi au débit, l'autre au crédit.

  • Débit : c'est le « côté gauche » d'un compte. Les inscriptions au débit représentent généralement des entrées. Un compte bancaire est par exemple débité lorsque de l'argent arrive.
  • Crédit : c'est le « côté droit » d'un compte. Les inscriptions au crédit représentent le plus souvent des sorties. Si vous payez une facture, votre compte bancaire est donc crédité.

Pour les comptes de passifs et de produits, c'est l'inverse – ils augmentent au crédit et diminuent au débit.

Comptabiliser automatiquement avec un logiciel de comptabilité

Dans les logiciels de comptabilité modernes comme Infinity Finance, le débit et le crédit sont gérés automatiquement en arrière-plan.

Le plan comptable expliqué

Les finances sont représentées à l'aide de comptes comptables. Il existe des comptes pour votre patrimoine d'entreprise, comme le compte bancaire par exemple, mais aussi pour les dettes, les recettes et les dépenses.

La plupart des logiciels de comptabilité suisses utilisent le plan comptable suisse PME. C'est le plan comptable standard recommandé pour les petites entreprises et les nouveaux créateurs.

Consulter la version officielle du plan comptable suisse PME

Quels types de comptes existe-t-il ?

En comptabilité, les comptes se répartissent en principe en 4 types. Les comptes d'actifs et les comptes de passifs forment ensemble le bilan, tandis que les comptes de charges et de produits forment le compte de résultat.

  • Comptes d'actifs : fonds et biens détenus par votre entreprise, comme les avoirs bancaires, les stocks ou les immeubles
  • Comptes de passifs : dettes que vous avez envers des tiers (p. ex. prêts bancaires) ou envers les propriétaires (fonds propres)
  • Comptes de charges : comptes qui représentent les charges engagées, comme les achats de matériel ou le loyer
  • Comptes de produits : comptes qui représentent les produits encaissés, comme les recettes issues de prestations de services ou de ventes de produits

Que sont les numéros de compte ?

Dans certains logiciels de comptabilité, des numéros de compte à quatre chiffres sont utilisés pour désigner les comptes.

  • Comptes à partir de 1000 : comptes d'actifs, comme par exemple votre compte d'entreprise (1020), les créances en cours (1100), mais aussi diverses immobilisations corporelles telles que machines, véhicules ou immeubles.
  • Comptes à partir de 2000 : comptes de passifs, qui représentent les dettes de l'entreprise envers des tiers ou envers les propriétaires de l'entreprise.
  • Comptes à partir de 3000 : comptes de produits issus de vos ventes ou des prestations que vous fournissez.
  • Comptes à partir de 4000 : majoritairement des comptes de charges pour les frais engagés dans votre entreprise (p. ex. coûts de production, salaires, loyer) ainsi que le résultat financier.
  • Comptes à partir de 7000 : produits et charges des activités accessoires
  • Comptes à partir de 8000 : charges et produits hors exploitation ou exceptionnels
  • Comptes à partir de 9000 : comptes de clôture et d'ouverture

Vous pouvez retrouver ces numéros de compte dans le plan comptable suisse PME.

Dans Infinity Finance, vous pouvez régler vous-même si vous souhaitez voir les numéros de compte ou non.

Créer ses propres comptes

Selon votre modèle d'affaires, il peut être utile de créer des comptes de produits spécifiques, par exemple pour vos recettes. Une entreprise de production pourrait ainsi utiliser plusieurs comptes de produits pour analyser ses recettes de manière traçable :

  • 3000 – Produits de la production plastique
  • 3001 – Produits de la transformation des métaux
  • 3002 – Produits de l'impression 3D
  • 3003 – Produits de la production textile

La règle la plus importante de la comptabilité

La règle comptable la plus importante est que l'équation comptable est toujours équilibrée. Cela signifie que le total du bilan doit toujours correspondre à la même somme des deux côtés :

Cela s'explique par la comptabilité en partie double : chaque écriture touche donc les deux côtés pour le même montant.

Si, en cours d'année, il existe une différence entre vos actifs et vos passifs, vous avez encore un bénéfice ou une perte non comptabilisés, qui sera définitivement comptabilisé à la fin de votre exercice.

Ouverture de vos comptes

Au début de l'exercice, la comptabilité est ouverte. Un compte spécial « Ouverture » est utilisé pour comptabiliser les soldes initiaux dans tous vos autres comptes.

Lors de l'ouverture de votre comptabilité, l'équation comptable doit impérativement être respectée, c'est-à-dire que vos actifs et vos dettes doivent être d'un montant équivalent au départ.

Un exemple simple :
Si vous démarrez votre activité avec par exemple CHF 20'000 de capital social, vous devez comptabiliser ces CHF 20'000 à la banque, ainsi qu'au compte de passif « capital social », car l'entreprise doit cet argent à son propriétaire (on parle alors de « fonds propres »).

Les étapes pour mettre en place votre comptabilité sur infinity.swiss

Pour démarrer votre comptabilité avec Infinity Finance, lancez la version d'essai gratuite de 14 jours pour votre entreprise.

  • Ouvrez ensuite votre comptabilité dans l'onglet « Comptabiliser » avec la fonction « Démarrer avec les soldes initiaux ».
  • Adaptez si besoin le plan comptable à votre entreprise, par exemple avec des comptes de produits distincts pour vos différentes sources de recettes.
  • Si votre banque est prise en charge, vous pouvez aussi connecter directement votre compte bancaire à Infinity Finance et recevoir ainsi des propositions de comptabilisation automatiques grâce à l'IA.
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Bilan et compte de résultat

Les clôtures comptables permettent de voir comment se porte une entreprise. Il existe deux analyses importantes que vous devez connaître dans votre comptabilité : le bilan et le compte de résultat.

  • Le bilan représente une photographie de votre entreprise à un moment donné. Vous y voyez le montant des actifs et des dettes de votre entreprise.
  • Le compte de résultat représente les évolutions sur une période donnée. Vous y voyez les recettes et les dépenses de votre entreprise.

Dans les deux analyses, vous voyez votre bénéfice ou votre perte annuelle. Si ces montants ne correspondent pas, quelque chose ne va pas dans votre comptabilité.

À la fin de l'exercice, vous établissez ces clôtures une fois l'exercice entièrement bouclé. Ces clôtures constituent ensuite la base du prochain exercice et sont déterminantes pour vos impôts.

Dans des logiciels de comptabilité comme Infinity Finance, vous pouvez consulter un bilan ou un compte de résultat à tout moment.

Quand ai-je besoin d'un ou d'une expert·e fiduciaire ?

Il est souvent utile de consulter un fiduciaire ou une fiduciaire pour la clôture de votre comptabilité, afin de la faire vérifier.

Une telle consultation est également utile lorsque vous devez comptabiliser des éléments particuliers, comme des opérations en cryptomonnaies, des participations, des régularisations complexes, etc.

Dans Infinity Finance, vous pouvez inviter gratuitement votre expert·e fiduciaire pour qu'il ou elle vérifie votre comptabilité. Pour l'établissement de la clôture et le conseil fiscal, nous recommandons notre partenaire fiduciaire FINFINITY.

Pour les tâches quotidiennes avec Infinity Finance, vous n'avez cependant plus besoin d'un·e spécialiste fixe. Engager quelqu'un comme comptable en fixe ne devient une option intéressante, selon une règle empirique, qu'à partir de 30 collaborateurs ou d'un chiffre d'affaires supérieur à un million.

Autres thèmes et liens

Bases de la comptabilité

  • Live Accounting
    Live Accounting est un nouveau type de comptabilité en temps réel basée sur l'IA, que vous pouvez utiliser dans Infinity Finance
  • Logiciel de facturation
    Si vous souhaitez établir des devis et des factures QR, un logiciel de facturation comme Infinity Finance vous sera utile.
  • EasyGov
    EasyGov est le guichet en ligne simple de l'État pour la création d'entreprises
  • Plan comptable suisse PME
    Il s'agit d'un plan comptable standard bien adapté à la plupart des entreprises – en particulier les petites entreprises

Assurances sociales

TVA

  • Inscription à la TVA
    Enregistrement en ligne pour l'assujettissement à la TVA ou pour l'assujettissement volontaire à la TVA

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