Brauche ich eine Buchhaltung?
Ja, wenn du selbstständig bist, musst du in der Schweiz in jedem Fall eine Buchhaltung führen.
Dies gilt auch, wenn du als Einzelfirma nicht im Handelsregister eingetragen bist. In einfachen Fällen reicht als Buchhaltung eine Einnahmen-Ausgaben-Übersicht aus, aber je nachdem musst du möglicherweise eine ordentliche Buchhaltung führen.
Muss ich eine doppelte Buchhaltung führen?
Eine ordentliche Buchhaltung ist gesetzlich notwendig in diesen Fällen:
- Wenn du eine GmbH oder AG gegründet hast
- Bei Einzel- oder Kollektivfirmen bei Jahresumsatz ab 500'000 Fr.
In diesen Fällen reicht eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht aus und du benötigst eine doppelte Buchhaltung. Eine ordnungsgemässe Buchhaltung lohnt sich z.B. für die Mehrwertsteuer jedoch oft auch bei Firmen, die noch nicht dazu verpflichtet sind.
Die Pflichten für eine ordnungsgemässe Buchhaltung sind im Obligationenrecht in Art. 957a geregelt.
Ordentliche vs. vereinfachte Buchhaltung
Was ist der Unterschied zwischen einer ordentlichen und einer vereinfachten Buchhaltung?
Ordentliche Buchhaltung
Bei einer ordentlichen Buchhaltung musst du eine doppelte Buchhaltung führen – mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Inventar.
- Du erhältst bei einer ordentlichen Buchhaltung bessere Auswertungen. Du siehst einfacher, wie erfolgreich du wirtschaftest.
- Bei den Steuern bist du auf der sicheren Seite, da du immer korrekte Abschlüsse und Abrechnungen vorlegen kannst.
- Wenn du bereits früh eine saubere Buchhaltung führst, sparst du dir später viel Arbeit.
Vereinfachte Buchhaltung
Bei der vereinfachten Buchhaltung reicht aus, wenn du nur deine Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage in einer Übersicht notierst. Dies geht, wenn du zu Beginn noch nicht viele Aufträge hast.
- Sie ist eine legitime Form, wenn du noch nicht viele Aufträge hast und dein Umsatz relativ klein ist.
Wenn du MWST-pflichtig bist oder dich freiwillig der MWST unterstellst, kann die Abrechnung ohne ordentliche Buchhaltung mühsam werden.
Habe ich eine Firma?
Wenn du unter deinem eigenen Namen als selbstständige Person auftrittst, hast du automatisch eine Einzelfirma, auch wenn du nicht im Handelsregister eingetragen bist – bei einer Einzelfirma ist eine Eintragung bis zu 100’000 Fr. Jahresumsatz nicht zwingend notwendig. Die vereinfachte Buchhaltung ist bereits dann Pflicht.
Dein offizieller Firmenname auf Rechnungen
- Auch wenn du als Selbstständige:r mit einem Fantasienamen auftrittst (z.B. Studio11), muss im offiziellen Firmennamen auf Rechnungen auch dein Familienname vorkommen (z.B. Studio11 Holzberg).
- Völlig frei bei Fantasienamen sind Kollektivfirmen, AGs und GmbHs, solange der Rechtsformzusatz vorhanden ist.
Eintragung und persönliche Haftung
Um deine Firma im Handelsregister einzutragen, kannst du die Anmeldung über EasyGov, dem Online-Schalter des Bundes für Gründungen, erledigen.
- Bei Einzelfirmen haftest du immer unbeschränkt, das heisst, mit deinem ganzen Privatvermögen für Schulden, egal ob deine Firma eingetragen ist oder nicht.
- Bei GmbHs und AGs ist die Haftung auf das Geschäftsvermögen beschränkt, allerdings ist ein Mindestkapital erforderlich.
Was ist doppelte Buchhaltung?
Die doppelte Buchhaltung ist ein verbreitetes System, um Buchungen zu erfassen. Buchungen werden immer an zwei Orten erfasst – daher kommt auch der Begriff der «doppelten» Buchhaltung.
Eine Zahlung für einen Büromaterial-Einkauf wird beispielsweise in folgenden zwei Konten erfasst:
- Büromaterial: Ein Konto, in welches alle Ausgaben gebucht werden, die in die Kategorie Büromaterial fallen.
- Kasse: Ein Konto, welches das Bargeld der Firma abbildet, mit welchen die Ausgabe bezahlt wurde.
Es wird also einerseits gebucht, dass neues Material vorhanden ist, und andererseits, dass Geld ausgegeben wurde. Auf diese Weise hat man immer den kompletten Überblick und Fehler können besser erkannt werden.
Soll und Haben
In der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle in mindestens zwei Konten verbucht. Dabei wird die eine Seite des Geschäftsvorfalls im Soll und die andere im Haben erfasst.
- Soll: Dies ist die «linke Seite» eines Kontos. Eintragungen im Soll stehen in der Regel für Zugänge. Beispielsweise wird ein Bankkonto im Soll gebucht, wenn Geld eingeht.
- Haben: Dies ist die «rechte Seite» eines Kontos. Eintragungen im Haben stellen meist Abgänge dar. Wenn du also eine Rechnung bezahlst, wird dein Bankkonto im Haben gebucht.
Bei Schuldkonten und Erträgen ist es umgekehrt – diese nehmen im Haben zu und nehmen im Soll ab.
Automatisiert buchen mit einer Buchhaltungssoftware
In modernen Buchhaltungsprogrammen wie Infinity Finance werden Soll und Haben im Hintergrund ganz automatisch geregelt.
Der Kontenplan erklärt
Die Finanzen werden mithilfe von Buchhaltungskonten abgebildet. Es gibt Konten für dein Geschäftsvermögen, wie beispielsweise das Bankkonto, aber auch für Schulden, Einnahmen und Ausgaben.
Die meisten Schweizer Buchhaltungsprogramme verwenden den Kontenrahmen KMU. Dies ist der empfohlene Standardkontenplan für kleine Unternehmen und Neugründer.
Offizielle Version des Kontenrahmen KMU ansehen
Welche Arten von Konten gibt es?
In der Buchhaltung werden die Konten grundsätzlich nach 4 Kontentypen unterschieden. Die Vermögenskonten und Schuldkonten formen zusammen die Bilanz, die Aufwand- und Ertragskonten hingegen die Erfolgsrechung.
- Vermögenskonten (Aktiven): Gelder und Anlagen im Besitz deiner Unternehmung, wie z.B. Bankguthaben, Vorräte oder Immobilien
- Schuldkonten (Passiven): Schulden, die du gegenüber Dritten (z.B. Bankdarlehen) oder Eigentümern (Eigenkapital) hast
- Aufwandkonten: Konten, mit denen du angefallene Aufwandskosten abbildest, wie z.B. Materialeinkäufe oder Mietzins
- Ertragskonten: Konten, mit denen du eingenommene Erträge abbildest, wie z.B. Erlöse aus Dienstleistungen oder Produktverkäufen
Was sind Kontennummern?
In einigen Buchhaltungsprogrammen werden vierstellige Kontennummern verwendet, um sich auf Konten zu beziehen.
- Konten ab 1000: Vermögenskonten, also z.B. dein Firmenkonto (1020), ausstehende Forderungen (1100) aber auch verschiedene Sachanlagen wie Maschinen, Fahrzeuge oder Immobilien.
- Konten ab 2000: Schuldkonten, die die Schulden der Firma gegenüber Fremden oder den Firmeneigentümern abbilden.
- Konten ab 3000: Ertragskonten aus deinem Verkauf oder aus Leistungen, die du erbringst.
- Konten ab 4000: Mehrheitlich Aufwandskonten für angefallene Aufwände in deiner Firma (z.B. Produktionskosten, Löhne, Mietzins) sowie das Finanzergebnis.
- Konten ab 7000: Erlöse und Aufwänden aus Nebenbetrieben
- Konten ab 8000: Betriebsfremde oder ausserordentliche Aufwände und Erträg
- Konten ab 9000: Abschluss- und Eröffnungskonten
Diese Kontennummern kannst du im Kontenrahmen KMU nachschauen.
In Infinity Finance kannst du selber einstellen, ob du Kontonummern sehen möchtest oder nicht.
Eigene Konten anlegen
Je nach Geschäftsmodell kann es sich lohnen, beispielsweise für deine Einnahmen spezifische Ertragskonten anzulegen. Zum Beispiel könnte eine Produktionsfirma mehrere Ertragskonten verwenden, um zu Erlöse nachvollziehbar auszuwerten:
- 3000 – Erlöse aus Kunststoffproduktion
- 3001 – Erlöse aus Metallverarbeitung
- 3002 – Erlöse aus 3D-Druck
- 3003 – Erlöse aus Textilproduktion
Die wichtigste Regel der Buchhaltung
Die wichtigste Buchhaltungsregel ist, dass die Buchhaltungsgleichung immer aufgeht. Das heisst, die Bilanzsumme auf beiden Seite muss immer der gleichen Summe entsprechen:
Der Grund dafür ist die doppelte Buchhaltung, es sind also bei jeder Buchung beide Seiten über die gleiche Summe betroffen.
Wenn du unterjährig eine Differenz zwischen deinen Aktiven und Passiven besteht, hast du noch unverbuchten Gewinn oder Verlust, der dann am Ende deines Geschäftsjahres definitiv verbucht wird.
Eröffnung deiner Konten
Am Anfang des Geschäftsjahres wird die Buchhaltung eröffnet. Dabei wird ein spezielles Konto «Eröffnung» verwendet, um die Anfangsbestände in alle deine anderen Konten einzubuchen.
Bei der Eröffnung deiner Buchhaltung muss die Buchhaltungsgleichung zwingend erfüllt sein, d.h. deine Vermögen und Schuden müssen zu Beginn gleich hoch sein.
Ein einfaches Beispiel:
Wenn du also deine Geschäftstätigkeit mit z.B. 20'000 Fr. Stammkapital beginnst, musst du diese 20'000 Fr. in die Bank einbuchen und auch im Schuldkonto Stammkapital, da die Firma dieses Geld ihem Eigentümer schuldet (das nennt sich «Eigenkapital»).
Schritte, um deine Buchhaltung in Infinity Finance aufzugleisen
Um mit einer Buchhaltung in Infinity Finance loszulegen, starte die kostenlose 14-tägige Testversion für dein Unternehmen.
- Eröffne dann deine Buchhaltung beim Tab «Buchen» mit der Funktion «Mit Anfangsbeständen starten».
- Passe bei Bedarf den Kontenplan an deine Firma an, z.B. separate Ertragskonten für spezifische Einnahmequellen deiner Firma.
- Wenn du eine unterstützte Bank hast, kannst du auch dein Bankkonto direkt mit Infinity Finance verbinden und so mit AI automatische Buchungsvorschläge erhalten.
Bilanz und Erfolgsrechnung
Mithilfe von Buchhaltungsabschlüssen sieht man wie es einem Unternehmen geht. Dabei gibt es zwei wichtige Auswertungen, die du bei deiner Buchhaltung kennen musst: der Bilanz und die Erfolgsrechnung.
- Die Bilanz stellt eine Momentaufnahme deines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt dar. Hier siehst du, wie viel Vermögen und Schulden deine Firma hat.
- Die Erfolgsrechnung stellen Änderungen über einen bestimmten Zeitraum dar. Hier siehst du, wie viele Einnahmen und Ausgaben deine Firma hatte.
In beiden Auswertungen siehst du deinen Jahresgewinn oder -verlust. Wenn diese nicht übereinstimmen, stimmt etwas in deiner Buchhaltung nicht.
Am Ende des Geschäftsjahres erstellst du diese Abschlüsse, nachdem du das Geschäftsjahr vollständig abgeschlossen hast. Diese Abschlüsse bieten dann die Grundlage für das nächste Geschäftsjahr und sind relevant für deine Steuern.
In Buchhaltungsprogrammen wie Infinity Finance kannst du jederzeit eine Bilanz oder Erfolgsrechnung ansehen.
Wann benötige ich eine Treuhandexpert:in?
Es lohnt sich oftmals, für den Abschluss deiner Buchhaltung einen Treuhänder oder eine Treuhänderin zu Rate zu ziehen, um deine Buchhaltung zu überprüfen.
Ausserdem lohnt sich eine solche Konsultation, wenn du Spezielles in deiner Buchhaltung abbilden musst, z.B. Kryptogeschäfte, Beteiligungen, komplexe Abgrenzungen, o.ä.
In Infinity Finance kannst du kostenlos deine Treuhandexpert:in einladen, um deine Buchhaltung zu überprüfen. Wir empfehlen für die Abschlusserstellung und Steuerberatung unseren Treuhandpartner FINFINITY.
Eine fixe Fachperson brauchst du für die Alltagsaufgaben mit Infinity Finance jedoch nicht mehr. Jemanden als Buchhalter:in fest anzustellen ist nach Faustregel erst ab 30 Mitarbeitenden oder einem Umsatz von mehr als einer Million eine lohnenswerte Option.
Weitere Themen und Links
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EasyGov ist der einfache staatliche Online-Schalter für Firmengründungen - Kontenrahmen KMU
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Sozialversicherungen
- Leitfaden SECO für Selbstständige
Eine nützliche Informationsübersicht des Staatssekretariat für Wirtschaft über deine Pflichten inpunkto AHV-Anmeldung, MWST, etc., wenn du selbstständig erwerbstätig bist - Beitragsrechner und Merkblätter für AHV-Beiträge als selbstständige Person
Auf dieser amtlichen Webseite kannst du online deine Beiträge für die AHV berechnen, wenn du selbstständig erwerbstätig bist. Du findest zudem nützliche Merkblätter. - Kantonale Ausgleichskassen
Eine Liste aller kantonalen Ausgleichskassen, bei denen du dich als selbstständig erwerbstätig anmeldest
Mehrwertsteuer
- MWST-Anmeldung
Online-Registrierung zur Mehrwertsteuerpflicht oder für die freiwillige MWST-Unterstellung
