Fachlich geprüft
Die MWST-Abrechnung ist eine Selbstdeklaration: Die ESTV schickt dir keine Rechnung und erinnert dich nicht. Du reichst von dir aus ein und du bezahlst von dir aus – innert 60 Tagen nach Ende der Abrechnungsperiode. Wer das verpasst, zahlt Verzugszins, und zwar ohne Mahnung.
Die gute Nachricht: Der Rhythmus ist immer derselbe. Wenn du einmal weisst, welche Perioden für dich gelten und wie die Einreichung im ESTV-Portal abläuft, ist die MWST-Abrechnung eine Sache von Minuten statt eines Nachmittags. Wir zeigen dir die Fristen im Jahresverlauf, den Ablauf im Portal und die drei Punkte, bei denen es in der Praxis am häufigsten schiefgeht.
Wann die MWST-Abrechnung fällig ist
Die Regel steht in Art. 71 Abs. 1 MWSTG: Du musst innert 60 Tagen nach Ablauf der Abrechnungsperiode unaufgefordert abrechnen. Für die Zahlung gilt dieselbe Frist (Art. 86 Abs. 1 MWSTG). Einreichen und bezahlen gehören also zusammen – es sind nicht zwei Termine, sondern einer.
Bei quartalsweiser Abrechnung heisst das konkret: Für das erste Quartal, das am 31. März endet, läuft die Frist bis Ende Mai. Die ESTV nennt in ihrem eigenen Beispiel den 31. Mai als Fälligkeitsdatum für das erste Quartal. Danach folgen die Fristen im gleichen Abstand durchs Jahr.
Die Abrechnung für das vierte Quartal fällt damit ins Folgejahr – das ist der Termin, der in der Praxis am häufigsten untergeht, weil er mitten in den Jahresabschluss fällt.
Deine Abrechnungsperiode: quartalsweise, halbjährlich oder jährlich
Welche Fristen für dich gelten, hängt an deiner Abrechnungsperiode. Die ESTV unterscheidet Monats-, Quartals- und Semesterabrechnungen, seit 2025 kommt die jährliche Abrechnung dazu.
- Effektive Methode: Standard ist die quartalsweise Abrechnung, also vier Abrechnungen pro Jahr.
- Saldosteuersatzmethode: halbjährlich, also zwei Abrechnungen pro Jahr.
- Monatlich: auf Antrag möglich, interessant bei regelmässigen Vorsteuerüberschüssen.
- Jährlich: seit dem 1. Januar 2025 auf Antrag möglich.
Die jährliche Abrechnung ist die grösste Änderung der letzten Jahre. Sie steht Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis CHF 5'005'000 offen, muss im ESTV-Portal beantragt werden und ist an Ratenzahlungen gebunden: Bei der effektiven und der Pauschalsteuersatzmethode sind drei Raten fällig, bei der Saldosteuersatzmethode eine. Die Abrechnung selbst reichst du dann bis Ende Februar des Folgejahres ein und bezahlst sie bis dahin auch. Wer den Wechsel prüfen will, muss den Antrag bis Ende Februar stellen – nicht irgendwann im Jahr.
Prüf im ESTV-Portal nach, welche Periodizität bei dir hinterlegt ist, bevor du dich auf einen Rhythmus verlässt. Die Abrechnungsmodalitäten stehen auf deiner Unterstellung und lassen sich im Portal anpassen.
MWST-Abrechnung im ESTV-Portal einreichen
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Onlinepflicht: Papierformulare gibt es nicht mehr, die Abrechnung läuft über das ESTV-Portal. Wichtig für alle, die den Service schon länger nutzen: «MWST-Abrechnung easy» wurde abgeschaltet. Wer damit gearbeitet hat, muss auf «MWST-Abrechnung pro» wechseln – die ESTV stellt dazu eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bereit.
Für die Zahlung verwendet die ESTV neu die internationale IBAN mit einer SCOR-Referenz anstelle der früheren QR-IBAN. Nimm die Angaben also vom aktuellen Zahlschein und nicht aus einer alten Vorlage.
Und eine Sache, die viele überrascht: Auch eine Periode ohne Umsatz muss abgerechnet werden. Die Abrechnung ist gemäss Art. 71 MWSTG unaufgefordert einzureichen – als Nullabrechnung, wenn nichts gelaufen ist. Wer gar nichts einreicht, riskiert eine Einschätzung durch die ESTV.
Fristverlängerung beantragen – und was sie nicht verlängert
Wenn es knapp wird, kannst du die Frist verlängern, und zwar kostenlos. Für die Einreichung läuft das über den Service «MWST abrechnen» im Portal. Wichtig: Das elektronische Verfahren ist vorgeschrieben, Gesuche auf einem anderen Weg kann die ESTV nicht bewilligen (Art. 123 MWSTV). Auch die Zahlungsfrist lässt sich im Portal um drei Monate nach Fälligkeit verlängern, ein längerer Aufschub braucht ein begründetes Gesuch.
Der Haken: Der Verzugszins wird ab dem ordentlichen Fälligkeitsdatum berechnet, also ab dem 60. Tag nach Ende der Abrechnungsperiode. Eine Zahlungsfristverlängerung verschafft dir Luft gegenüber dem Inkasso, aber sie stoppt den Zins nicht. Wenn du die Wahl hast, ist es günstiger, einen geschätzten Betrag fristgerecht zu überweisen und später zu korrigieren, als die Zahlung aufzuschieben.
Verzugszins: was zu spätes Bezahlen kostet
Bei verspäteter Zahlung ist der Verzugszins nach Art. 87 Abs. 1 MWSTG ohne Mahnung geschuldet – du musst also nicht erst angeschrieben werden, damit er läuft. Berechnet wird er für den Zeitraum zwischen Fälligkeit und Zahlungseingang. Die Höhe wird jährlich überprüft und in der Zinssatzverordnung des EFD festgelegt; den aktuellen Satz und die Grundlagen findest du bei der ESTV unter «Mehrwertsteuer bezahlen». Verzugs- und Vergütungszinsen werden grundsätzlich erst berücksichtigt, wenn der jeweilige Zinsbetrag mindestens CHF 100 erreicht.
Umgekehrt gilt: Hast du einen Vorsteuerüberschuss, zahlt die ESTV das Guthaben grundsätzlich 60 Tage nach Eintreffen der Abrechnung aus. Erfolgt die Auszahlung später, kann ab dem 61. Tag ein Vergütungszins anfallen. Dieser wird grundsätzlich erst ausgerichtet, wenn der Zinsbetrag mindestens CHF 100 erreicht.
Fehler in einer eingereichten Abrechnung korrigieren
Ein Fehler in einer abgeschickten Abrechnung ist kein Drama, aber er hat einen definierten Weg. Für Korrekturen einzelner Monats-, Quartals- oder Semesterabrechnungen während der Steuerperiode nutzt du die Korrekturabrechnung, seit dem 1. Januar 2025 ebenfalls online im Portal.
Fällt der Fehler erst beim Jahresabschluss auf, greift die Berichtigungsabrechnung nach Art. 72 MWSTG. Festgestellte Mängel musst du im Rahmen der Jahresabstimmung korrigieren. Ist 240 Tage nach Ende des Geschäftsjahres keine Berichtigungsabrechnung bei der ESTV eingegangen, geht die ESTV davon aus, dass die eingereichten MWST-Abrechnungen vollständig und korrekt sind und die Steuerperiode ist finalisiert.
Die 180-Tage-Regel bleibt dabei relevant: Festgestellte Fehler sind spätestens in der Abrechnung über jene Periode zu berichtigen, in die der 180. Tag seit Ende des Geschäftsjahres fällt. Die endgültige Finalisierung der Steuerperiode erfolgt jedoch erst nach Ablauf von 240 Tagen.
Die Abrechnung mit Infinity vorbereiten
Der Aufwand einer MWST-Abrechnung entsteht nicht im Portal – das Formular ist in zehn Minuten ausgefüllt. Er entsteht davor, beim Verbuchen der Periode. Genau da setzt Infinity, die KI-Buchhaltung der Schweiz, an.
Live Accounting verbindet dein Bankkonto und schlägt dir Buchungen in Echtzeit vor, die du nur noch bestätigst. Live Capture erkennt Belege und Rechnungen per Foto und liest die Daten inklusive MWST-Satz automatisch aus – auch mit der App direkt unterwegs. Damit ist die Buchhaltung einer Periode nicht ein Nachmittag vor der Frist, sondern eine laufende Sache von Minuten pro Woche.
Für die Abrechnung selbst berechnet Infinity die quartalsweisen MWST-Abrechnungen für die effektive Methode, sodass du die Zahlen direkt ins Formular im ESTV-Portal übernehmen kannst. Die effektive MWST-Abrechnung ist Teil von Infinity Pro; mit Infinity Start stellst du Rechnungen mit Saldosteuersatz.
Wenn du bei den Grundlagen einsteigen willst – MWST-Pflicht, Vorsteuerabzug, Steuersätze –, findest du alles im Guide zur Mehrwertsteuer für Selbstständige.
Häufige Fragen zur MWST-Abrechnung
Buchhaltung, die auf die Frist vorbereitet ist
Die MWST-Abrechnung ist kein Hexenwerk, wenn die Buchhaltung laufend stimmt. Mit Infinity verbindest du dein Bankkonto, bestätigst KI-Buchungsvorschläge in Echtzeit und hast die Zahlen für die Periode bereit, wenn die Frist kommt – von der ersten Offerte bis zum Jahresabschluss.
Teste Infinity 14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich. Mehr dazu auf der Seite für Freelancer und Selbstständige.
