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Rechnung mit QR-Zahlteil schreiben

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Häufig gestellte Fragen

Muss ich auf meiner Rechnung MWST ausweisen?

Du musst auf deiner Rechnung Mehrwertsteuer ausweisen, wenn du dich bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung für die MWST angemeldet hast.

Eine Anmeldung ist notwendig, wenn du MWST-pflichtig bist – dies ist in der Regel ab CHF 100'000 Jahresumsatz (im In- und Ausland) der Fall. Du kannst dich jedoch auch freiwillig unterstellen, was sich lohnen kann, wenn du hohe Anfangsinvestitionen tätigen musst.

Wenn du eine Rechnung mit MWST stellen musst, empfehlen wir dir Infinity als Rechnungssoftware zu stellen, damit du damit gleich die geschuldete MWST korrekt verbuchen kannst.

Erfahre mehr darüber in unserem umfassenden Mehrwertsteuerguide für Selbstständige und Schweizer Kleinunternehmen.

Darf ich die Zahlungsfrist frei bestimmen?

Gesetzlich gibt es keine Regelung zu Zahlungsfristen. Du kannst daher die Zahlungsfrist nach eigenem Ermessen wählen. Mit einer längeren Zahlungsfrist kommst du Empfänger:innen natürlich entgegen.

Denke daran, die gewählte Zahlungsfrist klar und unmissverständlich auf deiner Rechnung zu vermerken, um Missverständnisse zu vermeiden.

Wann verschicke ich eine Mahnung an Kund:innen?

In der Schweiz sind schriftliche Abmahnungen nicht gesetzlich geregelt. Gemäss KMU-Portal des Bundes und dem Betreibungsgesetz darf man Kund:innen nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt betreiben.

Es wird jedoch empfohlen, Zahlungserinnerungen zu schicken, bevor man ein Betreibungsverfahren einleitet. Betreibungsverfahren sind oftmals mühsam und unangenehm. Ein versehentliches Versagen auf Kundenseite ist in vielen Fällen mit Erinnerungen oder Mahnungsgebühren behebbar.

Mahnungen laufen normalerweise so ab:

  • Zahlungserinnerung
  • Erste Mahnung
  • Zweite Mahnung

Gemäss Art. 104 OR darfst du bei Mahnungen einen Verzugszins von bis zu 5 % pro Jahr erheben. Verrechnet man mehr als 5 %, muss das explizit in den AGBs stehen.

Brauche ich eine QR-Rechnung oder reicht auch eine herkömmliche Rechnung?

Es steht dir völlig frei, eine herkömmliche Rechnung ohne QR-Zahlteil zu stellen. Beachte jedoch, dass QR-Rechnungen für deine Kunden weniger umständlich bezahlt werden können und damit das Risiko von Zahlungsverzug sinkt.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil der QR-Rechnung ist die Reduktion von Fehlern. Manuelle Eingaben von Zahlungsinformationen sind fehleranfällig, während die QR-Rechnung alle notwendigen Daten automatisch und korrekt überträgt.

Kann ich eine beliebige Marke für mein Geschäft als Absender wählen?

Auch wenn du als Selbstständiger mit einem Fantasienamen auftrittst (z.B. Studio11), muss im offiziellen Firmennamen auf Rechnungen auch dein Familienname vorkommen (z.B. Studio11 Holzberg). Völlig frei bei Fantasienamen sind Kollektivfirmen, AGs und GmbHs, solange der Rechtsformzusatz vorhanden ist.

Infinity

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So funktioniert die QR-Rechnung

Anforderungen an die QR-Rechnung

Die QR-Rechnung ist heute das zentrale Element für den modernen Zahlungsverkehr in der Schweiz und Liechtenstein. Damit Zahlungen schnell, sicher und fehlerfrei abgewickelt werden können, müssen QR-Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen. Diese Vorgaben sorgen dafür, dass alle relevanten Zahlungsinformationen korrekt übermittelt und von allen Beteiligten – vom Rechnungssteller bis zum Zahlungsempfänger – problemlos verarbeitet werden können.

Erfahre mehr in unserem Wissensartikel über Schweizer Rechnungen:

Was ist der QR-Zahlteil?

Ein zentrales Element ist der QR-Code: Er enthält alle wichtigen Angaben wie den Betrag, die Adresse des Zahlungsempfängers, die Zahlungsreferenz und weitere Informationen, die für die Zahlung benötigt werden. Der QR-Code kann mit einer Mobile Banking App oder im E-Banking gescannt werden, sodass der Rechnungsbetrag nicht mehr manuell eingetippt werden muss. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

Jede QR-Rechnung verfügt über einen Zahlteil, der alle notwendigen Zahlungsinformationen übersichtlich darstellt. So sieht der Rechnungsempfänger auf einen Blick, welche Angaben für die Zahlung relevant sind. Zusätzlich ist ein Empfangsschein integriert, der als Nachweis für die erfolgte Zahlung dient und sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Kunden wichtig ist.

Wie muss ich die QR-Rechnung drucken?

Für den Druck der QR-Rechnung gelten klare Vorgaben: Sie muss auf weissem, perforiertem Papier erstellt werden, damit der QR-Code problemlos gelesen werden kann. Ein sauberer und gut lesbarer Druck ist entscheidend, damit der Code von Scannern und Apps erkannt wird. Alle Angaben wie Name, Adresse, Betrag und Referenznummer müssen vollständig und korrekt auf der Rechnung erscheinen.

Wie können Kunden die QR-Rechnung bezahlen?

Die QR-Rechnung unterstützt verschiedene Zahlungsmöglichkeiten. Neben der klassischen Überweisung kann der QR-Code auch mit der Mobile Banking App oder direkt im E-Banking genutzt werden. Theoretisch sind auch Lösungen wie TWINT integrierbar, indem der QR-Code um zusätzliche Parameter erweitert wird.

Bevor eine QR-Rechnung verschickt wird, sollte sie sorgfältig kontrolliert werden. Nur so ist sichergestellt, dass alle Informationen korrekt sind und der QR-Code gültig ist. Das schützt vor Fehlern im Zahlungsverkehr und sorgt für einen reibungslosen Ablauf – sowohl für Unternehmen als auch für Privatpersonen.

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