Le certificat de salaire est le document par lequel toi, en tant qu'employeur, tu attestes ce qu'une personne a reçu de ta part au cours d'une année civile. Il sert de base à sa déclaration d'impôt – et constitue pour toi une obligation légale assortie de sanctions pénales. Il est établi sur le formulaire officiel 11, et la manière de le remplir est fixée par le guide de la Conférence suisse des impôts (CSI). Cet article passe en revue le formulaire chiffre par chiffre, montre les croix le plus souvent oubliées et indique les montants à partir desquels une prestation doit être déclarée.
Ce qu'est le certificat de salaire – et pourquoi il est obligatoire
La base légale figure à l'art. 127, al. 1, let. a LIFD : les employeurs doivent remettre à leurs employés une attestation écrite de leur revenu. Le formulaire officiel 11 doit être utilisé, et le guide d'établissement du certificat de salaire est contraignant – il ne s'agit pas d'une simple recommandation. Un document FAQ vient en complément pour clarifier les cas particuliers.
L'obligation s'applique sans montant minimal. Il n'existe aucune franchise : un certificat de salaire doit être établi pour tout revenu d'une activité lucrative dépendante, y compris pour les emplois à temps partiel, temporaires et les engagements d'appoint. L'administration fiscale du canton de Berne le précise également. Il existe une exception : aucun certificat de salaire n'est établi pour les salaires décomptés selon la procédure de décompte simplifiée – ces collaborateurs reçoivent de la caisse de compensation une attestation confirmant que l'impôt à la source a été acquitté.
Quiconque ne remplit pas un certificat de salaire ou le remplit de manière incorrecte peut être amendé et tenu pour responsable. Le guide renvoie à ce sujet aux art. 127, 174 et 186 LIFD, aux art. 43, 55 et 59 LHID ainsi qu'à l'art. 251 CP – le certificat de salaire est un titre au sens du droit pénal.
La distinction est importante : tes collaborateurs reçoivent la fiche de salaire à chaque versement du salaire, et elle couvre une seule période de paie. Le certificat de salaire est l'attestation annuelle destinée à la déclaration d'impôt. Le même formulaire couvre d'ailleurs aussi les indemnités des membres du conseil d'administration, les rentes LPP et les prestations de l'assurance-chômage.
Jusqu'à quand le certificat de salaire doit être établi
Il n'existe pas de date fixe au niveau fédéral. Le guide exige que le certificat de salaire soit établi chaque année et qu'il englobe toutes les prestations perçues au cours de l'année civile concernée. En pratique, il est envoyé en même temps que la déclaration des salaires, qui doit parvenir à la caisse de compensation au plus tard le 30 janvier.
Deux cas particuliers sont expressément réglés. En cas de départ à l'étranger ou de décès d'un employé, le certificat de salaire doit être établi immédiatement – et non à la fin de l'année. Par ailleurs, le fractionnement en plusieurs certificats distincts est en principe interdit. Si plusieurs certificats sont malgré tout établis pour des raisons d'organisation, le chiffre 15 doit porter la mention « Un de deux certificats de salaire ».
S'y ajoutent les délais cantonaux si ton canton de siège exige une copie. Le canton de Berne, par exemple, fixe au 31 janvier le délai pour les certificats de salaire de l'année précédente.
Le certificat de salaire chiffre par chiffre
Le formulaire comporte les cases A à I pour les croix et les données de base, ainsi que les chiffres 1 à 15 pour les montants. Tu peux comparer directement ce tableau avec un certificat de salaire existant.
| Chiffre | Ce qu'il contient | Erreur fréquente |
|---|---|---|
| 1 | Salaire de base, toutes les allocations y compris les allocations familiales, commissions, 13e salaire, indemnités journalières versées par l'employeur | 13e salaire contractuel déclaré sous le chiffre 3 |
| 2.1 | Repas et logement gratuits selon les taux de la notice N2 | Appartement entier au lieu d'une chambre – il relève de la valeur marchande sous 2.3 |
| 2.2 | Part privée du véhicule de service | Forfait mal calculé ou case F non cochée |
| 2.3 | Autres prestations salariales accessoires évaluables, à la valeur marchande | Abonnement général sans nécessité professionnelle non déclaré |
| 3 | Prestations non périodiques : bonus, indemnités d'entrée en fonction et de départ, primes de fidélité, cadeaux pour ancienneté de service, forfait de déménagement | Confusion avec des indemnités supplémentaires convenues contractuellement |
| 4 | Prestations en capital à caractère de prévoyance, rattrapages de salaire | Prestations de la caisse de pension déclarées ici au lieu du formulaire 563 |
| 5 | Revenu provenant de participations de collaborateur | Annexe au certificat de salaire manquante |
| 6 | Indemnités des membres du conseil d'administration, jetons de présence, tantièmes | Mélangées au salaire sous le chiffre 1 |
| 7 | Primes d'assurance-maladie, pilier 3b, impôts à la source pris en charge, frais d'écolage, pourboires | Cotisations de l'employeur à la LAA obligatoire déclarées à tort |
| 8 | Salaire brut total, soit le total des chiffres 1 à 7 | Frais inclus alors qu'ils n'en font pas partie |
| 9 | Uniquement la part de l'employé AVS/AI/APG/AC/AANP | Primes d'indemnités journalières maladie et d'assurances complémentaires LAA déduites |
| 10 | Déductions prévoyance professionnelle : cotisations ordinaires (10.1) et rachats (10.2) | Rachats versés personnellement attestés ici au lieu du formulaire 21 |
| 11 | Salaire net : chiffre 8 moins chiffres 9 et 10 | Pas recalculé après des corrections |
| 12 | Montant brut de la retenue de l'impôt à la source | Impôt à la source pris en charge par l'employeur non reporté en plus au chiffre 7 |
| 13 | Frais : effectifs (13.1), forfaitaires (13.2) et formation et perfectionnement (13.3) | Frais forfaitaires non chiffrés malgré un règlement des frais approuvé |
| 14 | Prestations salariales accessoires non évaluables, sans montant | Avantages de plus de CHF 2’500 par an non mentionnés |
| 15 | Observations : règlement des frais, temps partiel, plusieurs certificats de salaire, certificat rectifié | Mention du règlement des frais approuvé manquante |
En principe, tu dois signer le certificat de salaire. Pour les certificats de salaire établis de manière entièrement automatisée, la signature peut être omise – si tu imprimes depuis un logiciel de salaires, tu es donc du bon côté.
Les deux croix qui manquent le plus souvent
Outre les montants, deux cases à cocher déterminent si le certificat de salaire est complet.
Case F, transport gratuit entre le domicile et le lieu de travail. À cocher si ta collaboratrice n'a aucuns frais pour le trajet jusqu'au travail. C'est notamment le cas avec un véhicule de service, pour autant qu'elle ne paie pas au moins 75 centimes par kilomètre pour le trajet, avec un transport collectif, avec le remboursement des kilomètres effectifs aux collaborateurs du service externe qui se rendent directement de leur domicile chez les clients, et avec un abonnement général nécessaire pour des raisons professionnelles. Avec un véhicule de service, la case F doit en principe être cochée dans tous les cas. Le remboursement d'un abonnement demi-tarif n'a pas à être attesté.
Case G, repas à la cantine et chèques-repas. À cocher si des chèques-repas (Lunch-Checks) sont remis ou si tu proposes des repas à prix réduit dans un restaurant du personnel – même si tu ne sais pas si l'offre est utilisée. Les chèques-repas jusqu'à la limite AVS de CHF 180 par mois sont couverts par la croix en case G ; ce qui dépasse ce montant est en plus reporté au chiffre 1. La croix vaut aussi pour les collaborateurs qui travaillent 40 à 60 % de leur temps de travail en dehors du lieu de travail habituel et reçoivent pour cela une indemnité de repas de midi. Au-delà de 60 %, il faut à la place inscrire au chiffre 15 la mention « Repas de midi payés par l'employeur ».
Calculer correctement la part privée du véhicule de service
La part privée est la rubrique qui demande le plus de calculs. Si tu prends en charge tous les frais et que la collaboratrice ne paie que le carburant pour les trajets privés importants, le montant à déclarer par mois correspond à 0,9 % du prix d'achat, équipements spéciaux compris et hors TVA – mais au minimum CHF 150 par mois si le prix d'achat est inférieur à CHF 16’667.
Un exemple tiré du guide : pour un prix d'achat de CHF 43’000, cela représente CHF 387 par mois, soit CHF 4’644 pour une utilisation privée sur toute l'année. Pour les véhicules en leasing, le prix d'achat au comptant hors TVA figurant dans le contrat remplace le prix d'achat.
Tu peux aussi saisir l'utilisation privée de manière effective. La condition est un carnet de bord : les kilomètres parcourus à titre privé, trajet domicile-travail compris, multipliés par le taux kilométrique – 8’500 kilomètres à 75 centimes donnent CHF 6’375. Et si tes collaborateurs supportent eux-mêmes des frais importants, c'est-à-dire l'entretien, les assurances, l'essence et les réparations, aucun montant n'est ajouté ; le chiffre 15 porte alors la mention « Part privée véhicule de service à clarifier dans la procédure de taxation ». L'essence seule ne suffit pas.
Frais : quand une croix suffit
Les frais ne sont pas du salaire et n'entrent pas dans le salaire brut. Pour les remboursements de frais effectifs, tu peux renoncer à indiquer le montant et simplement cocher la petite case du chiffre 13.1.1 – mais seulement si toutes les conditions suivantes sont respectées.
- Les frais de nuitée sont remboursés sur justificatif
- Repas de midi ou du soir : en règle générale au maximum CHF 35 en effectif, forfait par repas principal au maximum CHF 30
- Les invitations de clients sont décomptées sur quittance originale
- Train, avion et autres transports publics sur justificatif
- Utilisation professionnelle du véhicule privé : au maximum 75 centimes par kilomètre
- Petits frais sur justificatif ou sous forme de forfait journalier de CHF 20 au maximum
- Il existe une réelle activité de déplacement
Extrapoler les forfaits par cas aux jours de travail n'est pas admis. Et un point souvent négligé : les indemnités forfaitaires pour frais – par exemple les frais de voiture ou de représentation mensuels – doivent toujours être chiffrées, même en présence d'un règlement des frais approuvé.
Le lieu de travail externe est désormais un sujet : les indemnités effectives pour le télétravail, le coworking ou l'infrastructure de bureau doivent dans tous les cas être chiffrées, avec la mention « Frais pour place de travail externe ». Notre guide sur le décompte de frais montre comment décompter et comptabiliser correctement les frais concernés. Si tu veux la sécurité juridique, fais approuver un règlement des frais par ton canton de siège – idéalement sur la base des modèles de la Conférence suisse des impôts. Le chiffre 15 porte alors la mention avec le canton et la date d'approbation, et le chiffre 13.1.1 n'est pas coché.
La déduction la plus souvent erronée
Attention : Au chiffre 9, seule la part de l'employé à l'AVS, à l'AI, aux APG, à l'AC et à l'AANP peut être déduite. Les cotisations aux assurances d'indemnités journalières maladie et les primes des assurances complémentaires LAA ne sont pas déductibles et ne doivent pas réduire le salaire brut – elles peuvent toutefois être mentionnées au chiffre 15. Les cotisations de l'employeur n'ont de toute façon jamais leur place au chiffre 9.
Ce qui n'a pas sa place dans le certificat de salaire
En principe, toutes les prestations sont imposables. Pour des raisons pratiques, le guide prévoit toutefois des exceptions assorties de seuils clairs :
- Abonnements demi-tarif remis gratuitement
- Rabais sur des produits de tiers jusqu'à 20 % au maximum par prestation et CHF 600 au maximum par an
- Cadeaux en nature usuels de Noël, d'anniversaire et similaires jusqu'à CHF 600 par année civile – si ce montant est dépassé, la totalité doit être déclarée. Les cadeaux en espèces constituent toujours du salaire.
- Cartes d'entrée pour des manifestations culturelles et sportives jusqu'à CHF 600 par année civile
- Contributions aux cotisations d'associations et de clubs jusqu'à CHF 1’000 par cas – abonnements de fitness exceptés
- Utilisation privée d'outils de travail comme le téléphone portable ou l'ordinateur dans une mesure usuelle
- Place de stationnement gratuite sur le lieu de travail, miles aériens, examens médicaux préventifs à la demande de l'employeur
- Frais de voyage de la partenaire ou du partenaire accompagnant lors de voyages d'affaires
Pour le chiffre 14, un seuil de minimis s'applique en outre : s'il s'agit d'un avantage annuel de faible importance jusqu'à CHF 2’500, aucune mention n'est nécessaire. Ce montant s'inspire de la réglementation AVS pour les salaires annuels de minime importance.
Les nouveautés du guide 2026
Le guide est révisé chaque année. Le changement le plus important au 1er janvier 2026 : l'indemnité kilométrique reconnue fiscalement pour l'utilisation professionnelle du véhicule privé passe de 70 à 75 centimes par kilomètre. Cela a un effet à trois endroits à la fois – la case F, le taux du carnet de bord pour la part privée et la limite jusqu'à laquelle les frais de voiture effectifs peuvent rester sans indication de montant. Si tu as enregistré ces taux dans ton logiciel de salaires, vérifie-les. Les numéros marginaux modifiés sont signalés dans le guide par une barre noire.
Les cantons où une copie va à l'administration fiscale
Le certificat de salaire est d'abord destiné aux collaborateurs. Certains cantons exigent en outre que les employeurs en remettent un exemplaire directement à l'administration fiscale cantonale : Bâle-Ville, Berne, Fribourg, Jura, Neuchâtel, Soleure, Vaud et Valais. Dans le canton de Lucerne, la remise directe est facultative.
Si ton siège se trouve dans l'un de ces cantons, la remise n'est pas une option. Plusieurs cantons acceptent les certificats de salaire par voie électronique via la procédure unifiée de communication des salaires (PUCS/ELM) – la communication part alors d'un logiciel de salaires certifié Swissdec, en une seule étape, vers les administrations fiscales et les assurances sociales.
Établir les certificats de salaire : à la main ou avec un logiciel
Pour les petits effectifs, l'AFC et la CSI mettent à disposition gratuitement l'eLohnausweis CSI, qui te permet de remplir et d'imprimer des certificats de salaire sur ordinateur. Tu trouveras le formulaire lui-même et tous les documents sur la page de l'AFC consacrée au certificat de salaire, et les taux pour les repas et le logement dans la notice N2.
Dès quelques collaborateurs, passer par la comptabilité salariale en vaut la peine, car les chiffres proviennent alors des traitements de salaires effectués en cours d'année et n'ont pas à être reconstitués en fin d'année. Infinity Payroll décompte l'AVS, l'AC, la LPP, la LAA et l'impôt à la source selon les standards suisses et enregistre automatiquement les écritures salariales dans la comptabilité. Tous les processus passent par un partenaire certifié Swissdec, ce qui permet aussi la prise en charge d'ELM 5.0. Le module complémentaire coûte CHF 9 par collaborateur et par mois hors TVA ; pour la mise en place, tu as besoin de ton numéro REE et d'un profil ELM de tes assurances sociales. Les détails figurent dans le manuel.
Questions fréquentes sur le certificat de salaire
Un certificat de salaire est-il obligatoire même pour de très petits salaires ?
Oui. Il n'existe aucune franchise : chaque employeur doit remettre un certificat de salaire à chaque employé, quels que soient le montant et la durée du rapport de travail. Font exception les salaires relevant de la procédure de décompte simplifiée – les collaborateurs reçoivent alors une attestation de la caisse de compensation.
Jusqu'à quand le certificat de salaire doit-il être établi ?
Il n'existe pas de date fédérale uniforme. Le certificat de salaire doit être établi chaque année et, en pratique, il part avec la déclaration des salaires, qui doit parvenir à la caisse de compensation au plus tard le 30 janvier. En cas de départ à l'étranger ou de décès d'un employé, il doit être établi immédiatement. Les cantons qui exigent une copie fixent leurs propres délais – le canton de Berne, par exemple, le 31 janvier.
Le certificat de salaire doit-il être signé ?
En principe, oui. Pour les certificats de salaire établis de manière entièrement automatisée – c'est-à-dire imprimés directement depuis un logiciel de salaires – la signature peut être omise.
À combien s'élève la part privée d'un véhicule de service ?
0,9 % du prix d'achat par mois, équipements spéciaux compris et hors TVA, mais au minimum CHF 150 par mois si le prix d'achat est inférieur à CHF 16’667. Pour un prix d'achat de CHF 43’000, cela représente CHF 4’644 par an. Une saisie effective au moyen d'un carnet de bord est également possible.
Les indemnités pour le télétravail doivent-elles être déclarées ?
Oui. Les indemnités effectives pour une place de travail externe comme le télétravail, le coworking ou l'infrastructure de bureau doivent dans tous les cas être chiffrées, avec la mention « Frais pour place de travail externe ».
Le certificat de salaire est-il aussi envoyé directement à l'administration fiscale ?
À Bâle-Ville, Berne, Fribourg, Jura, Neuchâtel, Soleure, Vaud et Valais, les cantons exigent un exemplaire directement de la part des employeurs. Dans le canton de Lucerne, la remise est facultative. Dans tous les autres cantons, les collaborateurs joignent le certificat de salaire à leur déclaration d'impôt.
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