Der Lohnausweis ist das Dokument, mit dem du als Arbeitgeberin bestätigst, was eine Person in einem Kalenderjahr von dir erhalten hat. Er ist die Grundlage für deren Steuererklärung – und für dich eine gesetzliche Pflicht mit Strafnorm im Hintergrund. Erstellt wird er auf dem amtlichen Formular 11, und wie es auszufüllen ist, gibt die Wegleitung der Schweizerischen Steuerkonferenz vor. Dieser Guide geht das Formular Ziffer für Ziffer durch, zeigt die Kreuze, die am häufigsten vergessen werden, und nennt die Beträge, ab denen eine Leistung deklariert werden muss.
Was der Lohnausweis ist – und warum er Pflicht ist
Die Rechtsgrundlage steht in Art. 127 Abs. 1 lit. a DBG: Arbeitgebende müssen ihren Arbeitnehmenden eine schriftliche Bescheinigung über deren Einkommen ausstellen. Dazu ist das amtliche Formular 11 zu verwenden, und für das Ausfüllen ist die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises verbindlich – nicht bloss eine Empfehlung. Ergänzend gibt es ein FAQ-Dokument, das Einzelfälle klärt.
Die Pflicht gilt ohne Untergrenze. Es gibt keine betragliche Freigrenze: Ein Lohnausweis ist für jedes unselbstständige Erwerbseinkommen auszustellen, auch für Teilzeit-, Temporär- und Aushilfsverhältnisse. Das hält auch die Steuerverwaltung des Kantons Bern so fest. Eine Ausnahme gibt es: Für Löhne, die im vereinfachten Abrechnungsverfahren abgerechnet werden, ist kein Lohnausweis auszustellen – diese Mitarbeitenden erhalten von der Ausgleichskasse eine Bestätigung, dass Quellensteuer entrichtet wurde.
Wer einen Lohnausweis nicht oder falsch ausfüllt, kann gebüsst und haftbar gemacht werden. Die Wegleitung verweist dazu auf Art. 127, 174 und 186 DBG, Art. 43, 55 und 59 StHG sowie Art. 251 StGB – der Lohnausweis ist eine Urkunde im strafrechtlichen Sinn.
Wichtig ist die Abgrenzung: Die Lohnabrechnung erhalten deine Mitarbeitenden bei jeder Lohnzahlung und sie zeigt eine einzelne Lohnperiode. Der Lohnausweis ist die Jahresbescheinigung für die Steuererklärung. Dasselbe Formular deckt übrigens auch Verwaltungsratsentschädigungen, BVG-Renten und Leistungen der Arbeitslosenversicherung ab.
Bis wann der Lohnausweis ausgestellt sein muss
Ein fixes Bundesdatum gibt es nicht. Die Wegleitung verlangt, dass der Lohnausweis jährlich ausgestellt wird und sämtliche Leistungen umfasst, die im entsprechenden Kalenderjahr zugeflossen sind. In der Praxis geht er zusammen mit der Lohndeklaration raus, die bis zum 30. Januar bei der Ausgleichskasse sein muss.
Zwei Sonderfälle sind ausdrücklich geregelt. Bei Wegzug oder Todesfall eines Arbeitnehmers ist der Lohnausweis sofort auszustellen – nicht erst zum Jahresende. Und eine Aufteilung auf mehrere Einzelausweise ist grundsätzlich unzulässig. Wenn aus betrieblichen Gründen doch mehrere ausgestellt werden, gehört in Ziffer 15 der Vermerk «Einer von zwei Lohnausweisen».
Dazu kommen kantonale Fristen, wenn dein Sitzkanton eine Kopie verlangt. Der Kanton Bern etwa setzt für die Lohnausweise des Vorjahres den 31. Januar.
Der Lohnausweis Ziffer für Ziffer
Das Formular hat Felder A bis I für die Kreuze und Stammdaten sowie die Ziffern 1 bis 15 für die Beträge. Diese Tabelle kannst du direkt gegen einen bestehenden Lohnausweis halten.
| Ziffer | Was hineingehört | Häufiger Fehler |
|---|---|---|
| 1 | Grundlohn, sämtliche Zulagen inkl. Familienzulagen, Provisionen, 13. Monatslohn, vom Arbeitgeber ausbezahlte Taggelder | Vertraglicher 13. Monatslohn wird unter Ziffer 3 deklariert |
| 2.1 | Unentgeltliche Verpflegung und Unterkunft nach den Ansätzen von Merkblatt N2 | Ganze Wohnung statt Zimmer – die gehört zum Marktwert unter 2.3 |
| 2.2 | Privatanteil Geschäftsfahrzeug | Pauschale falsch berechnet oder Feld F nicht angekreuzt |
| 2.3 | Übrige bewertbare Gehaltsnebenleistungen zum Marktwert | Generalabonnement ohne geschäftliche Notwendigkeit nicht deklariert |
| 3 | Unregelmässige Leistungen: Bonus, Antritts- und Austrittsentschädigung, Treueprämien, Dienstaltersgeschenke, Pauschalumzug | Verwechslung mit vertraglich vereinbarten Zusatzentschädigungen |
| 4 | Kapitalleistungen mit Vorsorgecharakter, Lohnnachzahlungen | Leistungen der Pensionskasse hier statt auf Formular 563 |
| 5 | Erwerbseinkommen aus Mitarbeiterbeteiligungen | Beiblatt zum Lohnausweis fehlt |
| 6 | Verwaltungsratsentschädigungen, Sitzungsgelder, Tantiemen | Unter Ziffer 1 mit dem Lohn vermischt |
| 7 | Krankenkassenbeiträge, Säule 3b, übernommene Quellensteuern, Schulgelder, Trinkgelder | Arbeitgeberbeiträge an die obligatorische UVG fälschlich deklariert |
| 8 | Bruttolohn total, also das Total der Ziffern 1 bis 7 | Spesen mitgerechnet, obwohl sie nicht dazugehören |
| 9 | Nur der Arbeitnehmeranteil AHV/IV/EO/ALV/NBUV | Krankentaggeld- und UVG-Zusatzprämien mit abgezogen |
| 10 | Abzüge berufliche Vorsorge: ordentliche Beiträge (10.1) und Einkäufe (10.2) | Selbst einbezahlte Einkäufe hier statt via Formular 21 bescheinigt |
| 11 | Nettolohn: Ziffer 8 minus Ziffern 9 und 10 | Nach Korrekturen nicht neu gerechnet |
| 12 | Bruttobetrag des Quellensteuerabzugs | Vom Arbeitgeber getragene Quellensteuer nicht zusätzlich in Ziffer 7 |
| 13 | Spesen: effektive (13.1), pauschale (13.2) und Aus- und Weiterbildung (13.3) | Pauschalspesen trotz genehmigtem Reglement nicht betragsmässig genannt |
| 14 | Nicht bewertbare Gehaltsnebenleistungen, ohne Betrag | Vergünstigungen über CHF 2’500 pro Jahr nicht erwähnt |
| 15 | Bemerkungen: Spesenreglement, Teilzeit, mehrere Lohnausweise, Rektifikat | Vermerk zum genehmigten Spesenreglement fehlt |
Unterschreiben musst du den Lohnausweis grundsätzlich. Bei vollautomatisiert erstellten Lohnausweisen kann auf die Unterschrift verzichtet werden – wer aus einer Lohnsoftware druckt, ist damit auf der sicheren Seite.
Die zwei Kreuze, die am häufigsten fehlen
Neben den Beträgen entscheiden zwei Ankreuzfelder darüber, ob der Lohnausweis vollständig ist.
Feld F, unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort. Anzukreuzen, wenn deiner Mitarbeiterin für den Arbeitsweg keine Kosten entstehen. Das ist unter anderem der Fall beim Geschäftsfahrzeug, sofern sie für den Arbeitsweg nicht mindestens 75 Rappen pro Kilometer bezahlt, beim Sammeltransport, bei der Vergütung effektiver Autokilometer an Aussendienstmitarbeitende, die direkt von zu Hause zu Kunden fahren, und beim geschäftlich benötigten Generalabonnement. Beim Geschäftsfahrzeug ist Feld F grundsätzlich in allen Fällen anzukreuzen. Die Vergütung eines Halbtaxabonnements muss nicht bescheinigt werden.
Feld G, Kantinenverpflegung und Lunch-Checks. Anzukreuzen, wenn Lunch-Checks abgegeben werden oder wenn du verbilligte Mahlzeiten in einem Personalrestaurant ermöglichst – auch dann, wenn du nicht weisst, ob das Angebot genutzt wird. Lunch-Checks gelten bis zur AHV-Limite von CHF 180 pro Monat als Kreuz in Feld G; was darüber liegt, kommt zusätzlich in Ziffer 1. Das Kreuz gilt auch für Mitarbeitende, die 40 bis 60 Prozent der Arbeitszeit ausserhalb der üblichen Arbeitsstätte tätig sind und dafür eine Mittagessensentschädigung erhalten. Bei mehr als 60 Prozent gehört stattdessen der Vermerk «Mittagessen durch Arbeitgeber bezahlt» in Ziffer 15.
Privatanteil Geschäftsfahrzeug richtig berechnen
Der Privatanteil ist die Position, bei der am meisten gerechnet wird. Übernimmst du sämtliche Kosten und zahlt die Mitarbeiterin nur Treibstoff für grössere Privatfahrten, beträgt der zu deklarierende Betrag pro Monat 0,9 Prozent des Kaufpreises inklusive Sonderausstattungen und exklusive Mehrwertsteuer – mindestens aber CHF 150 pro Monat, wenn der Kaufpreis unter CHF 16’667 liegt.
Ein Beispiel aus der Wegleitung: Bei einem Kaufpreis von CHF 43’000 sind das CHF 387 pro Monat, bei ganzjähriger Privatnutzung also CHF 4’644. Bei Leasingfahrzeugen tritt der im Vertrag festgehaltene Barkaufpreis exklusive Mehrwertsteuer an die Stelle des Kaufpreises.
Alternativ kannst du die Privatnutzung effektiv erfassen. Voraussetzung ist ein Bordbuch: die privat gefahrenen Kilometer inklusive Arbeitsweg mal Kilometeransatz – 8’500 Kilometer zu 75 Rappen ergeben CHF 6’375. Und wenn deine Mitarbeitenden beträchtliche Kosten selbst tragen, also Unterhalt, Versicherungen, Benzin und Reparaturen, entfällt die Aufrechnung; in Ziffer 15 kommt dann der Vermerk «Privatanteil Geschäftsfahrzeug im Veranlagungsverfahren abzuklären». Benzin allein genügt dafür nicht.
Spesen: wann ein Kreuz genügt
Spesen sind kein Lohn und gehören nicht in den Bruttolohn. Bei effektiven Spesenvergütungen darfst du auf die Angabe des Betrags verzichten und stattdessen einfach das kleine Feld zu Ziffer 13.1.1 ankreuzen – aber nur, wenn alle folgenden Vorgaben eingehalten sind.
- Übernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet
- Mittag- oder Abendessen: effektiv in der Regel maximal CHF 35, Pauschale pro Hauptmahlzeit maximal CHF 30
- Kundeneinladungen werden gegen Originalquittung abgerechnet
- Bahn, Flug und weitere öffentliche Verkehrsmittel gegen Beleg
- Geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs: maximal 75 Rappen pro Kilometer
- Kleinspesen gegen Beleg oder als Tagespauschale von maximal CHF 20
- Es liegt eine tatsächliche Reisetätigkeit vor
Eine Hochrechnung der Einzelfallpauschalen auf die Arbeitstage ist nicht zulässig. Und ein Punkt, der oft übersehen wird: Pauschale Spesenvergütungen – etwa monatliche Auto- oder Repräsentationsspesen – sind immer betragsmässig anzugeben, auch wenn ein genehmigtes Spesenreglement vorliegt.
Neu relevant ist der externe Arbeitsplatz: Effektive Entschädigungen für Homeoffice, Co-Working oder Büroinfrastruktur sind in jedem Fall betragsmässig aufzuführen, mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz». Wie du Spesen dahinter korrekt abrechnest und verbuchst, zeigt unser Guide zur Spesenabrechnung. Wer Rechtssicherheit will, lässt ein Spesenreglement beim Sitzkanton genehmigen – am besten nach den Mustervorlagen der Schweizerischen Steuerkonferenz. Dann gehört in Ziffer 15 der Vermerk mit Kanton und Genehmigungsdatum, und in Ziffer 13.1.1 kommt kein Kreuz.
Der Abzug, der am häufigsten falsch ist
Was nicht in den Lohnausweis gehört
Grundsätzlich sind alle Leistungen steuerbar. Aus Praktikabilitätsgründen nennt die Wegleitung aber Ausnahmen mit klaren Grenzwerten:
- Gratis abgegebene Halbtaxabonnemente
- Vergünstigungen auf Produkten Dritter bis maximal 20 Prozent je Leistung und maximal CHF 600 pro Jahr
- Übliche Weihnachts-, Geburtstags- und ähnliche Naturalgeschenke bis CHF 600 pro Kalenderjahr – wird der Betrag überschritten, ist der ganze Betrag zu deklarieren. Bargeldgeschenke sind immer Lohn.
- Zutrittskarten für kulturelle und sportliche Anlässe bis CHF 600 pro Kalenderjahr
- Beiträge an Vereins- und Clubmitgliedschaften bis CHF 1’000 im Einzelfall – Fitnessabonnemente ausgenommen
- Private Nutzung von Arbeitswerkzeugen wie Mobiltelefon oder Computer im üblichen Rahmen
- Gratis-Parkplatz am Arbeitsort, Flugmeilen, ärztliche Vorsorgeuntersuchungen auf Verlangen des Arbeitgebers
- Reisekosten für die begleitende Partnerin oder den begleitenden Partner auf Geschäftsreisen
Bei Ziffer 14 gilt zudem eine Bagatellgrenze: Handelt es sich um eine geringfügige jährliche Vergünstigung bis CHF 2’500, braucht es keinen Hinweis. Der Betrag ist an die AHV-Regelung für geringfügige Jahreslöhne angelehnt.
Was in der Wegleitung 2026 neu ist
Die Wegleitung wird jährlich überarbeitet. Die wichtigste Änderung per 1. Januar 2026: Die steuerlich anerkannte Kilometerentschädigung für die geschäftliche Nutzung des Privatfahrzeugs steigt von 70 auf 75 Rappen pro Kilometer. Das wirkt an drei Stellen gleichzeitig – bei Feld F, beim Bordbuch-Ansatz für den Privatanteil und bei der Grenze, bis zu der effektive Autospesen ohne Betragsangabe bleiben dürfen. Wer die Ansätze in der Lohnsoftware hinterlegt hat, sollte sie prüfen. Geänderte Randziffern sind in der Wegleitung mit einem schwarzen Balken markiert.
In diesen Kantonen geht eine Kopie ans Steueramt
Der Lohnausweis ist zunächst für die Mitarbeitenden bestimmt. Einige Kantone verlangen zusätzlich, dass Arbeitgebende ein Exemplar direkt der kantonalen Steuerverwaltung zustellen: Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis. Im Kanton Luzern ist die direkte Zustellung freiwillig.
Ist dein Sitz in einem dieser Kantone, ist die Zustellung kein Nice-to-have. Mehrere Kantone nehmen die Lohnausweise elektronisch über das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM entgegen – dann geht die Meldung aus einer Swissdec-zertifizierten Lohnsoftware in einem Schritt an Steuerämter und Sozialversicherungen.
Lohnausweise erstellen: von Hand oder aus der Software
Für kleine Bestände stellen ESTV und SSK den kostenlosen eLohnausweis SSK bereit, mit dem du Lohnausweise am Computer ausfüllen und drucken kannst. Das Formular selbst und alle Dokumente findest du auf der ESTV-Seite zum Lohnausweis, die Ansätze für Verpflegung und Unterkunft im Merkblatt N2.
Ab einer Handvoll Mitarbeitenden lohnt sich der Weg über die Lohnbuchhaltung, weil die Ziffern dann aus den unterjährigen Lohnläufen kommen und nicht am Jahresende rekonstruiert werden müssen. Infinity Payroll rechnet AHV, ALV, BVG, UVG und Quellensteuer nach Schweizer Standard ab und legt die Lohnbuchungen automatisch in der Buchhaltung ab. Alle Abläufe laufen über einen Swissdec-zertifizierten Partner, womit auch ELM 5.0 unterstützt wird. Das Add-on kostet CHF 9 pro Mitarbeitendem und Monat exkl. MWST; für die Einrichtung brauchst du deine BUR-Nummer und ein ELM-Profil deiner Sozialversicherungen. Details stehen im Handbuch.
Häufige Fragen zum Lohnausweis
Ist ein Lohnausweis auch bei sehr kleinen Löhnen Pflicht?
Ja. Es gibt keine betragliche Freigrenze: Jeder Arbeitgeber muss jedem Arbeitnehmenden einen Lohnausweis ausstellen, unabhängig von Höhe und Dauer des Arbeitsverhältnisses. Eine Ausnahme bilden Löhne im vereinfachten Abrechnungsverfahren – dafür erhalten die Mitarbeitenden eine Bestätigung der Ausgleichskasse.
Bis wann muss der Lohnausweis ausgestellt sein?
Ein einheitliches Bundesdatum gibt es nicht. Der Lohnausweis ist jährlich auszustellen und geht in der Praxis mit der Lohndeklaration raus, die bis zum 30. Januar bei der Ausgleichskasse sein muss. Bei Wegzug oder Todesfall eines Arbeitnehmers ist er sofort auszustellen. Kantone, die eine Kopie verlangen, setzen eigene Fristen – der Kanton Bern etwa den 31. Januar.
Muss der Lohnausweis unterschrieben werden?
Grundsätzlich ja. Bei vollautomatisiert erstellten Lohnausweisen – also solchen, die direkt aus einer Lohnsoftware gedruckt werden – kann auf die Unterschrift verzichtet werden.
Wie hoch ist der Privatanteil für ein Geschäftsfahrzeug?
0,9 Prozent des Kaufpreises pro Monat, inklusive Sonderausstattungen und exklusive Mehrwertsteuer, mindestens aber CHF 150 pro Monat, wenn der Kaufpreis unter CHF 16’667 liegt. Bei einem Kaufpreis von CHF 43’000 sind das CHF 4’644 pro Jahr. Alternativ ist die effektive Erfassung mit Bordbuch möglich.
Müssen Homeoffice-Entschädigungen deklariert werden?
Ja. Effektive Entschädigungen für einen externen Arbeitsplatz wie Homeoffice, Co-Working oder Büroinfrastruktur sind in jedem Fall betragsmässig aufzuführen, mit dem Vermerk «Spesen für externen Arbeitsplatz».
Geht der Lohnausweis auch direkt ans Steueramt?
In Basel-Stadt, Bern, Freiburg, Jura, Neuenburg, Solothurn, Waadt und Wallis verlangen die Kantone ein Exemplar direkt von den Arbeitgebenden. Im Kanton Luzern ist die Zustellung freiwillig. In allen übrigen Kantonen reichen die Mitarbeitenden den Lohnausweis mit ihrer Steuererklärung ein.
Lohnausweise ohne Jahresend-Sprint
Wenn die Lohnläufe unterjährig sauber laufen, ist der Lohnausweis am Jahresende nur noch ein Knopfdruck. Teste Infinity 14 Tage kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich, und sieh dir an, wie Lohnbuchhaltung und Buchhaltung zusammenspielen. Was die Payroll-Erweiterung kostet, steht in der Preisübersicht.
