Il certificato di salario è il documento con cui tu, in qualità di datore di lavoro, attesti ciò che una persona ha ricevuto da te in un anno civile. È la base per la sua dichiarazione d'imposta – e per te un obbligo di legge con sanzioni penali sullo sfondo. Viene allestito sul modulo ufficiale 11, e il modo in cui va compilato è stabilito dalla guida della Conferenza svizzera delle imposte (CSI). Questo articolo esamina il modulo cifra per cifra, mostra le crocette dimenticate più spesso e indica gli importi a partire dai quali una prestazione va dichiarata.
Cos'è il certificato di salario – e perché è obbligatorio
La base legale è l'art. 127 cpv. 1 lett. a LIFD: i datori di lavoro devono rilasciare ai propri dipendenti un'attestazione scritta del loro reddito. Va utilizzato il modulo ufficiale 11, e la guida per l'allestimento del certificato di salario è vincolante – non una semplice raccomandazione. In aggiunta c'è un documento FAQ che chiarisce i casi particolari.
L'obbligo vale senza importo minimo. Non esiste alcuna franchigia: un certificato di salario va allestito per ogni reddito da attività lucrativa dipendente, anche per rapporti a tempo parziale, temporanei e ausiliari. Lo conferma anche l'amministrazione fiscale del Cantone di Berna. C'è un'eccezione: per i salari conteggiati con la procedura di conteggio semplificata non va allestito alcun certificato di salario – questi collaboratori ricevono dalla cassa di compensazione una conferma che l'imposta alla fonte è stata versata.
Chi non compila un certificato di salario o lo compila in modo errato può essere multato e chiamato a rispondere. La guida rimanda in proposito agli art. 127, 174 e 186 LIFD, agli art. 43, 55 e 59 LAID e all'art. 251 CP – il certificato di salario è un documento ai sensi del diritto penale.
La distinzione è importante: i tuoi collaboratori ricevono il conteggio del salario a ogni pagamento, e questo riguarda un singolo periodo di paga. Il certificato di salario è l'attestazione annuale per la dichiarazione d'imposta. Lo stesso modulo copre del resto anche le indennità dei membri del consiglio di amministrazione, le rendite LPP e le prestazioni dell'assicurazione contro la disoccupazione.
Entro quando va allestito il certificato di salario
Non esiste una data fissa a livello federale. La guida richiede che il certificato di salario venga allestito ogni anno e comprenda tutte le prestazioni percepite nel relativo anno civile. In pratica viene inviato insieme alla dichiarazione dei salari, che deve pervenire alla cassa di compensazione entro il 30 gennaio.
Due casi particolari sono regolati espressamente. In caso di partenza all'estero o di decesso di un dipendente, il certificato di salario va allestito immediatamente – non a fine anno. Inoltre la suddivisione in più certificati separati è di principio inammissibile. Se per ragioni aziendali ne vengono comunque allestiti diversi, alla cifra 15 va inserita l'annotazione «Uno di due certificati di salario».
A ciò si aggiungono i termini cantonali, se il tuo Cantone di sede richiede una copia. Il Cantone di Berna, ad esempio, fissa il 31 gennaio per i certificati di salario dell'anno precedente.
Il certificato di salario cifra per cifra
Il modulo ha i campi da A a I per le crocette e i dati di base, e le cifre da 1 a 15 per gli importi. Puoi confrontare questa tabella direttamente con un certificato di salario esistente.
| Cifra | Cosa va inserito | Errore frequente |
|---|---|---|
| 1 | Salario di base, tutte le indennità incl. assegni familiari, provvigioni, 13a mensilità, indennità giornaliere versate dal datore di lavoro | 13a mensilità contrattuale dichiarata alla cifra 3 |
| 2.1 | Vitto e alloggio gratuiti secondo le aliquote del promemoria N2 | Un intero appartamento invece di una camera – rientra nel valore di mercato al 2.3 |
| 2.2 | Quota privata del veicolo aziendale | Forfait calcolato male o campo F non crociato |
| 2.3 | Altre prestazioni accessorie al salario valutabili, al valore di mercato | Abbonamento generale senza necessità professionale non dichiarato |
| 3 | Prestazioni non periodiche: bonus, indennità d'entrata e di uscita, premi di fedeltà, regali per anzianità di servizio, forfait per il trasloco | Confusione con indennità supplementari convenute contrattualmente |
| 4 | Prestazioni in capitale a carattere previdenziale, pagamenti retroattivi di salario | Prestazioni della cassa pensioni indicate qui invece che sul modulo 563 |
| 5 | Reddito da partecipazioni di collaboratore | Allegato al certificato di salario mancante |
| 6 | Indennità dei membri del consiglio di amministrazione, gettoni di presenza, tantième | Mescolate al salario alla cifra 1 |
| 7 | Premi di cassa malati, pilastro 3b, imposte alla fonte assunte, tasse scolastiche, mance | Contributi del datore di lavoro alla LAINF obbligatoria dichiarati per errore |
| 8 | Salario lordo totale, ossia il totale delle cifre da 1 a 7 | Spese incluse, anche se non ne fanno parte |
| 9 | Solo la quota del dipendente AVS/AI/IPG/AD/AINP | Premi d'indennità giornaliera di malattia e complementari LAINF dedotti |
| 10 | Deduzioni previdenza professionale: contributi ordinari (10.1) e riscatti (10.2) | Riscatti versati personalmente attestati qui invece che con il modulo 21 |
| 11 | Salario netto: cifra 8 meno cifre 9 e 10 | Non ricalcolato dopo le correzioni |
| 12 | Importo lordo della trattenuta d'imposta alla fonte | Imposta alla fonte assunta dal datore di lavoro non indicata in più alla cifra 7 |
| 13 | Spese: effettive (13.1), forfettarie (13.2) e formazione e perfezionamento (13.3) | Spese forfettarie non indicate con l'importo nonostante un regolamento approvato |
| 14 | Prestazioni accessorie al salario non valutabili, senza importo | Agevolazioni superiori a CHF 2’500 all'anno non menzionate |
| 15 | Osservazioni: regolamento spese, tempo parziale, più certificati di salario, certificato rettificato | Annotazione sul regolamento spese approvato mancante |
Di principio devi firmare il certificato di salario. Per i certificati di salario allestiti in modo completamente automatizzato si può rinunciare alla firma – chi stampa da un software per le buste paga è quindi al sicuro.
Le due crocette che mancano più spesso
Oltre agli importi, due caselle da crociare decidono se il certificato di salario è completo.
Campo F, trasporto gratuito tra domicilio e luogo di lavoro. Va crociato se la tua collaboratrice non ha costi per il tragitto casa-lavoro. È il caso, tra l'altro, del veicolo aziendale, a meno che per il tragitto paghi almeno 75 centesimi al chilometro, del trasporto collettivo, del rimborso dei chilometri effettivi ai collaboratori del servizio esterno che si recano direttamente da casa ai clienti, e dell'abbonamento generale necessario per motivi professionali. Con il veicolo aziendale, il campo F va di principio crociato in tutti i casi. Il rimborso di un abbonamento metà-prezzo non deve essere attestato.
Campo G, pasti in mensa e buoni pasto. Va crociato se vengono consegnati buoni pasto (Lunch-Checks) o se offri pasti a prezzo ridotto in un ristorante per il personale – anche se non sai se l'offerta viene utilizzata. I buoni pasto fino al limite AVS di CHF 180 al mese sono coperti dalla crocetta nel campo G; ciò che supera tale importo va indicato in più alla cifra 1. La crocetta vale anche per i collaboratori che svolgono dal 40 al 60 percento del tempo di lavoro al di fuori del luogo di lavoro abituale e ricevono per questo un'indennità per il pranzo. Oltre il 60 percento va invece inserita alla cifra 15 l'annotazione «Pranzo pagato dal datore di lavoro».
Calcolare correttamente la quota privata del veicolo aziendale
La quota privata è la voce che richiede più calcoli. Se ti fai carico di tutti i costi e la collaboratrice paga solo il carburante per i viaggi privati più lunghi, l'importo da dichiarare al mese è pari allo 0,9 percento del prezzo d'acquisto, equipaggiamenti speciali inclusi e IVA esclusa – ma almeno CHF 150 al mese se il prezzo d'acquisto è inferiore a CHF 16’667.
Un esempio tratto dalla guida: con un prezzo d'acquisto di CHF 43’000 si tratta di CHF 387 al mese, ossia CHF 4’644 per un uso privato durante tutto l'anno. Per i veicoli in leasing, al posto del prezzo d'acquisto si considera il prezzo d'acquisto in contanti IVA esclusa indicato nel contratto.
In alternativa puoi rilevare l'uso privato in modo effettivo. Il presupposto è un libro di bordo: i chilometri percorsi privatamente, tragitto casa-lavoro compreso, moltiplicati per l'aliquota chilometrica – 8’500 chilometri a 75 centesimi danno CHF 6’375. E se i tuoi collaboratori sostengono essi stessi costi considerevoli, cioè manutenzione, assicurazioni, benzina e riparazioni, non si aggiunge alcun importo; alla cifra 15 va allora l'annotazione «Quota privata veicolo aziendale da chiarire nella procedura di tassazione». La sola benzina non basta.
Spese: quando basta una crocetta
Le spese non sono salario e non rientrano nel salario lordo. Per i rimborsi spese effettivi puoi rinunciare a indicare l'importo e semplicemente crociare la piccola casella della cifra 13.1.1 – ma solo se tutte le seguenti condizioni sono rispettate.
- Le spese di pernottamento vengono rimborsate dietro giustificativo
- Pranzo o cena: effettivi di regola al massimo CHF 35, forfait per pasto principale al massimo CHF 30
- Gli inviti di clienti vengono conteggiati dietro ricevuta originale
- Treno, aereo e altri mezzi di trasporto pubblici dietro giustificativo
- Uso professionale del veicolo privato: al massimo 75 centesimi al chilometro
- Piccole spese dietro giustificativo o come forfait giornaliero di al massimo CHF 20
- Sussiste un'effettiva attività di trasferta
Non è ammesso estrapolare i forfait per singolo caso sui giorni lavorativi. E un punto spesso trascurato: le indennità forfettarie per spese – ad esempio le spese mensili per l'auto o di rappresentanza – vanno sempre indicate con l'importo, anche se è presente un regolamento spese approvato.
Ora diventa rilevante il posto di lavoro esterno: le indennità effettive per home office, coworking o infrastruttura d'ufficio vanno in ogni caso indicate con l'importo, con l'annotazione «Spese per posto di lavoro esterno». Come conteggiare e contabilizzare correttamente le spese che ne derivano lo spiega la nostra guida al conteggio delle spese. Se vuoi la certezza del diritto, fai approvare un regolamento spese dal tuo Cantone di sede – idealmente sulla base dei modelli della Conferenza svizzera delle imposte. Alla cifra 15 va allora l'annotazione con il Cantone e la data di approvazione, e la cifra 13.1.1 non va crociata.
La deduzione sbagliata più spesso
Attenzione: Alla cifra 9 può essere dedotta solo la quota del dipendente per AVS, AI, IPG, AD e AINP. I contributi alle assicurazioni d'indennità giornaliera di malattia e i premi delle assicurazioni complementari LAINF non sono deducibili e non devono ridurre il salario lordo – possono però essere indicati alla cifra 15. I contributi del datore di lavoro non vanno comunque mai alla cifra 9.
Cosa non va nel certificato di salario
Di principio tutte le prestazioni sono imponibili. Per ragioni di praticabilità, la guida prevede tuttavia eccezioni con limiti chiari:
- Abbonamenti metà-prezzo consegnati gratuitamente
- Sconti su prodotti di terzi fino al massimo del 20 percento per prestazione e al massimo CHF 600 all'anno
- Usuali regali in natura di Natale, di compleanno e simili fino a CHF 600 per anno civile – se l'importo viene superato, va dichiarato l'intero importo. I regali in contanti sono sempre salario.
- Biglietti d'ingresso per manifestazioni culturali e sportive fino a CHF 600 per anno civile
- Contributi per l'affiliazione ad associazioni e club fino a CHF 1’000 nel singolo caso – abbonamenti fitness esclusi
- Uso privato di strumenti di lavoro come telefono cellulare o computer nella misura usuale
- Parcheggio gratuito sul luogo di lavoro, miglia aeree, visite mediche preventive su richiesta del datore di lavoro
- Spese di viaggio della partner o del partner che accompagna in viaggi d'affari
Per la cifra 14 vale inoltre un limite di esiguità: se si tratta di un'agevolazione annua di poco conto fino a CHF 2’500, non serve alcuna indicazione. L'importo si ispira alla regolamentazione AVS per i salari annui di poco conto.
Cosa cambia nella guida 2026
La guida viene rivista ogni anno. La modifica più importante al 1° gennaio 2026: l'indennità chilometrica riconosciuta fiscalmente per l'uso professionale del veicolo privato sale da 70 a 75 centesimi al chilometro. Questo ha effetto in tre punti contemporaneamente – nel campo F, nell'aliquota del libro di bordo per la quota privata e nel limite fino al quale le spese effettive per l'auto possono restare senza indicazione dell'importo. Se hai registrato le aliquote nel tuo software per le buste paga, controllale. I numeri marginali modificati sono contrassegnati nella guida con una barra nera.
I Cantoni in cui una copia va all'ufficio delle imposte
Il certificato di salario è destinato innanzitutto ai collaboratori. Alcuni Cantoni chiedono inoltre che i datori di lavoro ne inviino un esemplare direttamente all'amministrazione cantonale delle contribuzioni: Basilea Città, Berna, Friburgo, Giura, Neuchâtel, Soletta, Vaud e Vallese. Nel Cantone di Lucerna l'invio diretto è facoltativo.
Se la tua sede si trova in uno di questi Cantoni, l'invio non è un optional. Diversi Cantoni accettano i certificati di salario per via elettronica tramite la procedura unitaria di notifica dei salari (PUNS/ELM) – la notifica parte allora da un software per le buste paga certificato Swissdec e arriva in un solo passaggio agli uffici delle imposte e alle assicurazioni sociali.
Allestire i certificati di salario: a mano o con il software
Per un numero ridotto di collaboratori, l'AFC e la CSI mettono a disposizione gratuitamente l'eLohnausweis CSI, con cui puoi compilare e stampare i certificati di salario al computer. Il modulo stesso e tutti i documenti si trovano sulla pagina dell'AFC dedicata al certificato di salario, le aliquote per vitto e alloggio nel promemoria N2.
Già con una manciata di collaboratori conviene passare dalla contabilità salariale, perché le cifre provengono allora dalle elaborazioni dei salari durante l'anno e non devono essere ricostruite a fine anno. Infinity Payroll conteggia AVS, AD, LPP, LAINF e imposta alla fonte secondo lo standard svizzero e registra automaticamente le scritture salariali nella contabilità. Tutti i processi passano da un partner certificato Swissdec, il che garantisce anche il supporto di ELM 5.0. L'add-on costa CHF 9 per collaboratore al mese IVA esclusa; per la configurazione ti servono il tuo numero RIS e un profilo ELM delle tue assicurazioni sociali. I dettagli sono nel manuale.
Domande frequenti sul certificato di salario
Il certificato di salario è obbligatorio anche per salari molto bassi?
Sì. Non esiste alcuna franchigia: ogni datore di lavoro deve rilasciare un certificato di salario a ogni dipendente, indipendentemente dall'importo e dalla durata del rapporto di lavoro. Fanno eccezione i salari nella procedura di conteggio semplificata – per questi i collaboratori ricevono una conferma della cassa di compensazione.
Entro quando va allestito il certificato di salario?
Non esiste una data federale uniforme. Il certificato di salario va allestito ogni anno e in pratica viene inviato con la dichiarazione dei salari, che deve pervenire alla cassa di compensazione entro il 30 gennaio. In caso di partenza all'estero o di decesso di un dipendente va allestito immediatamente. I Cantoni che richiedono una copia fissano termini propri – il Cantone di Berna, ad esempio, il 31 gennaio.
Il certificato di salario deve essere firmato?
Di principio sì. Per i certificati di salario allestiti in modo completamente automatizzato – cioè stampati direttamente da un software per le buste paga – si può rinunciare alla firma.
A quanto ammonta la quota privata per un veicolo aziendale?
Lo 0,9 percento del prezzo d'acquisto al mese, equipaggiamenti speciali inclusi e IVA esclusa, ma almeno CHF 150 al mese se il prezzo d'acquisto è inferiore a CHF 16’667. Con un prezzo d'acquisto di CHF 43’000 si tratta di CHF 4’644 all'anno. In alternativa è possibile il rilevamento effettivo con un libro di bordo.
Le indennità per l'home office vanno dichiarate?
Sì. Le indennità effettive per un posto di lavoro esterno come home office, coworking o infrastruttura d'ufficio vanno in ogni caso indicate con l'importo, con l'annotazione «Spese per posto di lavoro esterno».
Il certificato di salario va anche direttamente all'ufficio delle imposte?
A Basilea Città, Berna, Friburgo, Giura, Neuchâtel, Soletta, Vaud e Vallese i Cantoni chiedono un esemplare direttamente ai datori di lavoro. Nel Cantone di Lucerna l'invio è facoltativo. In tutti gli altri Cantoni sono i collaboratori a presentare il certificato di salario con la loro dichiarazione d'imposta.
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