Warum ist die korrekte Verbuchung von Privatausgaben wichtig?
Als Selbstständiger oder Unternehmer nutzt du dein Geschäftskonto möglicherweise auch gelegentlich für private Einkäufe – oder umgekehrt. Doch das kann zu Problemen in der Buchhaltung führen, wenn private und geschäftliche Ausgaben nicht sauber getrennt werden. Fehlerhafte Buchungen können steuerliche Nachteile, falsche Gewinnberechnungen und Probleme bei einer Steuerprüfung nach sich ziehen. Deshalb ist es wichtig, Privatausgaben korrekt zu verbuchen.
1. Privatausgaben von Geschäftsausgaben trennen
Grundsätzlich gilt: Private Ausgaben gehören nicht in die Geschäftsbuchhaltung. Vermische daher keine privaten und geschäftlichen Zahlungen auf einem Konto, um Fehler zu vermeiden. Falls es doch einmal passiert, gibt es Möglichkeiten, solche Ausgaben korrekt zu erfassen.
2. Wie werden Privatausgaben verbucht?
Die Art der Verbuchung hängt davon ab, ob du eine Einzelfirma hast oder eine GmbH bzw. AG führst.
Einzelfirma
Falls du eine Einzelfirma hast, werden private Ausgaben als Privatentnahmen verbucht. Da du und deine Firma steuerlich als eine Einheit gelten, kannst du Geld aus dem Geschäftskonto für private Zwecke entnehmen, solltest dies aber sauber über das Privatkonto in der Buchhaltung erfassen. Diese Entnahmen reduzieren dein Eigenkapital, haben aber keine direkten steuerlichen Konsequenzen.
Wie wird das Konto „Privat“ geführt? Das Konto Privat dient dazu, sämtliche Privatentnahmen und Privateinlagen während des Jahres zu erfassen. Typische Buchungen auf diesem Konto sind:
- Privatentnahmen (z. B. private Einkäufe mit der Geschäftskarte)
- Privateinlagen (z. B. wenn du Geld aus deinem Privatvermögen in die Firma einzahlst)
Warum wird das Konto „Privat“ am Jahresende aufgelöst? Das Konto Privat wird am Jahresende aufgelöst, indem der Saldo mit dem Eigenkapital verrechnet wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die Buchhaltung das korrekte Geschäftsvermögen widerspiegelt. Da Privatentnahmen und -einlagen keine betrieblichen Erträge oder Aufwände darstellen, müssen sie aus der Erfolgsrechnung entfernt werden. So bleibt das Geschäftsergebnis korrekt und steuerlich sauber dokumentiert.
Beispiel: Du bezahlst private Einkäufe in Höhe von CHF 500 mit der Geschäftskreditkarte. Diese Buchung wird auf das Konto Privat erfasst und am Jahresende mit deinen Kapitaleinlagen/-rückzügen verrechnet.
GmbH oder AG
Bei Kapitalgesellschaften wie einer GmbH oder AG ist die Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben strikter. Das Geschäftsvermögen gehört der Gesellschaft und nicht dir persönlich. Private Ausgaben, die über das Geschäftskonto getätigt werden, können auf verschiedene Weise erfasst werden:
- Als Buchung über das Konto „Kontokorrent“: Falls du als Geschäftsführer private Kosten über das Geschäftskonto begleichst, wird die Buchung als kurzfristige Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber dir verbucht.
- Als Aktionärsdarlehen: Falls die privaten Ausgaben nicht kurzfristig ausgeglichen werden, kann dies als Darlehen von der Firma an dich gewertet werden.
- Als verdeckte Gewinnausschüttung: Werden private Kosten nicht korrekt verbucht und zurückgezahlt, kann das Steueramt dies als verdeckte Gewinnausschüttung interpretieren, was steuerliche Konsequenzen haben kann.
Beispiel: Du bezahlst deine private Autoversicherung in Höhe von CHF 1'200 über das Geschäftskonto. Die Buchung erfolgt über das Kontokorrentkonto und muss entweder zurückbezahlt oder als Lohnbestandteil versteuert werden.
3. Typische Fehler und wie du sie vermeidest
- Fehlerhafte MWST-Abzüge: MWST auf Privatausgaben darf nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.
- Unklare Buchungstexte: Jede Buchung sollte genau dokumentiert sein, damit sie bei einer Steuerprüfung nachvollziehbar bleibt.
- Vermischung von Privat- und Geschäftsausgaben: Nutze idealerweise separate Konten für geschäftliche und private Transaktionen.
Saubere Buchhaltung, weniger Stress
Die korrekte Verbuchung von Privatausgaben ist essenziell, um steuerliche und buchhalterische Probleme zu vermeiden. Durch eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben sowie eine saubere Buchführung kannst du Fehler vermeiden und Zeit sparen. So bleibt deine Buchhaltung korrekt und du kannst dich voll auf dein Business konzentrieren.
