La fattura standard, prestazione fornita, fattura emessa, pagamento ricevuto, copre la quotidianità della maggior parte di freelance e PMI. Ma ci sono situazioni in cui non basta: vuoi richiedere un acconto prima dell’inizio di un progetto, devi correggere una fattura già emessa oppure ti serve un documento per la dogana che non generi un obbligo di pagamento.
Per questi casi esistono tipi di fattura specifici. Questa guida spiega i cinque più importanti: fattura proforma, fattura d’acconto, fattura parziale, fattura finale e nota di credito (fattura di storno). Per ciascuno scoprirai quando viene utilizzato, come incide sull’IVA e come va contabilizzato.
Per le indicazioni obbligatorie, la fattura QR e i termini di pagamento di una normale fattura svizzera, consulta la nostra guida completa alla fatturazione.
I tipi di fattura in sintesi
Fattura proforma
Una fattura proforma ha l’aspetto di una normale fattura, ma non lo è. Non genera né un obbligo di pagamento né effetti fiscali. Non viene registrata in contabilità e non consente né a te di dichiarare una cifra d’affari imponibile né al destinatario di dedurre l’imposta precedente.
Quando ti serve?
L’utilizzo più comune riguarda la spedizione di merci all’estero. Se invii merci in un Paese terzo, compresi campioni gratuiti, pezzi di ricambio o regali, la dogana richiede un documento che ne indichi il valore. Se non esiste ancora una normale fattura commerciale, la fattura proforma svolge questa funzione.
Altri casi d’uso sono i preavvisi di pagamento anticipato, così il cliente vede in anticipo quanto dovrà pagare prima che venga emessa la fattura definitiva, la documentazione per banche o assicurazioni e la pianificazione interna dei centri di costo.
Come crearla correttamente
Il documento deve essere chiaramente intitolato «Fattura proforma» o «Pro Forma Invoice». Non è facoltativo. Senza questa indicazione, il documento potrebbe essere trattato come una normale fattura, con tutte le relative conseguenze fiscali.
Il contenuto corrisponde in gran parte a quello di una fattura standard, con emittente, destinatario, posizioni e valore della merce, ma senza esposizione dell’IVA e senza richiesta di pagamento. Una buona formula standard è: «La presente fattura proforma non genera alcun obbligo di pagamento ed è destinata esclusivamente a fini doganali/informativi.»
Contabilizzazione
Nessuna. La fattura proforma non viene contabilizzata perché non è un documento fiscalmente rilevante. Quando la prestazione viene eseguita e viene emessa la fattura ordinaria, solo quest’ultima entra in contabilità.
Fattura d’acconto
Una fattura d’acconto richiede un pagamento anticipato per un progetto che non è ancora stato completamente eseguito. È uno strumento utile per proteggere il cash flow nei progetti di maggiori dimensioni, tipicamente nell’edilizia, nell’artigianato, nello sviluppo IT e nella consulenza.
Quando ti serve?
Ogni volta che vuoi ricevere un pagamento prima di aver fornito l’intera prestazione. Può trattarsi di una percentuale fissa dell’importo dell’offerta, per esempio il 30% all’avvio del progetto, di un piano di pagamento basato su milestone oppure della copertura dei costi dei materiali.
L’importo e il momento del pagamento dovrebbero essere concordati nell’offerta o nel contratto, così da evitare discussioni successive.
Trattamento IVA
Se sei assoggettato all’IVA, devi già indicare l’IVA proporzionalmente sulla fattura d’acconto. Non è consentito rinviare tutta l’IVA alla fattura finale. La fattura d’acconto indica quindi: importo netto + IVA = importo lordo, esattamente come una normale fattura.
Contabilizzazione
Al momento dell’incasso, l’acconto viene registrato come «acconto ricevuto» su un conto passivo, non come ricavo. Il ricavo viene rilevato solo quando la prestazione è stata eseguita e viene emessa la fattura finale, momento in cui l’acconto viene stornato dal conto passivo.
Fattura d’acconto vs. fattura parziale
I termini vengono spesso usati come sinonimi, ma non indicano la stessa cosa:
- Fattura d’acconto – richiede un pagamento prima che la prestazione venga eseguita. L’importo si basa sul volume del progetto, non sul lavoro svolto fino a quel momento.
- Fattura parziale – fattura una parte chiaramente definita della prestazione già eseguita. L’importo corrisponde allo stato effettivo dei lavori.
Nella pratica, la distinzione è importante perché influisce sulla contabilizzazione dei ricavi: una fattura parziale può essere registrata direttamente come ricavo, dato che la prestazione è già stata eseguita, mentre una fattura d’acconto no.
Fattura finale
La fattura finale è il documento conclusivo dopo una o più fatture d’acconto o fatture parziali. Riporta l’importo complessivo del progetto e detrae in modo trasparente gli importi già pagati.
Come strutturarla
La struttura è fondamentale affinché la fattura finale sia comprensibile e l’IVA sia corretta:
- Elencare tutte le posizioni della prestazione con il prezzo totale, come nell’offerta
- Calcolare il subtotale (netto)
- Detrarre le fatture d’acconto/parziali già emesse, indicando per ciascuna numero di fattura e importo netto
- Calcolare l’importo residuo (netto)
- Indicare l’IVA sull’importo residuo
- Indicare l’importo lordo da pagare
La logica IVA: l’IVA viene indicata separatamente in ogni fase, proporzionalmente sulle fatture d’acconto e come differenza sulla fattura finale. La somma di tutti gli importi IVA indicati sulle fatture d’acconto e sulla fattura finale deve corrispondere esattamente all’IVA sull’importo complessivo.
Nota di credito e fattura di storno
Se una fattura già emessa è errata, per esempio per un importo sbagliato, una prestazione errata o un doppio invio, serve un documento di correzione. Nella prassi svizzera esistono due possibilità:
Nota di credito (correzione parziale)
Una nota di credito corregge in tutto o in parte una fattura esistente. Deve obbligatoriamente fare riferimento al numero della fattura originale e annulla l’importo da correggere, IVA inclusa.
Situazioni tipiche: un cliente presenta un reclamo e concedi uno sconto. Una posizione è stata calcolata in modo errato. Una parte della prestazione non è stata eseguita.
La nota di credito ha un proprio numero, per esempio NC-2026-001, una propria data e indica l’IVA con segno negativo. In contabilità viene registrata come storno o registrazione negativa sui conti interessati.
Fattura di storno (annullamento completo)
Se una fattura è completamente errata, per esempio perché è stata intestata al destinatario sbagliato o riporta un importo totalmente errato, la annulli integralmente e successivamente emetti una nuova fattura corretta. La fattura di storno annulla la fattura originale: stesso importo, stessi dettagli IVA, segno negativo.
Il processo: creare la fattura di storno facendo riferimento al numero originale, quindi emettere una nuova fattura corretta con un nuovo numero. In contabilità, la fattura originale e lo storno si compensano. Rimane solo la nuova fattura.
Importante per note di credito e storni
Non eliminare mai dal sistema una fattura già inviata. Anche una fattura stornata deve rimanere tracciabile in contabilità. L’obbligo di conservazione di dieci anni (CO art. 958f) vale anche per i documenti errati e stornati. Il metodo corretto è sempre: conservare la fattura originale, creare un documento di storno o una nota di credito e poi emettere una nuova fattura.
Il ciclo del progetto: dall’offerta alla fattura finale
Nei progetti più grandi, i diversi tipi di fattura si combinano tra loro. Il processo tipico è il seguente:
- Creare un’offerta con un piano di pagamento, per esempio 30% all’assegnazione del mandato, 30% a una milestone, 40% alla conclusione del progetto
- Fattura d’acconto all’assegnazione del mandato, 30% dell’importo dell’offerta, con IVA
- Seconda fattura d’acconto alla milestone, un ulteriore 30%, con IVA
- Prestazione completata
- Fattura finale, importo complessivo meno le due fatture d’acconto (netto), IVA sull’importo residuo
- Aggiungere una sezione di pagamento fattura QR a ciascuna di queste fatture
Questo processo presuppone che ogni fattura sia numerata correttamente, faccia riferimento all’offerta e mostri in modo trasparente le detrazioni degli acconti sulla fattura finale. Con un software di fatturazione come Infinity, questo workflow può essere gestito tramite la gestione di offerte e fatture, con sezione di pagamento QR automatica e panoramica dei debitori.
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Domande frequenti
