Chi fornisce prestazioni in Svizzera, prima o poi emette una fattura. Una fattura errata genera richieste di chiarimento da parte del destinatario, blocca la deduzione dell’imposta precedente e, nel peggiore dei casi, finisce sulla pila «non deducibile» durante un controllo IVA. Questa guida copre tutto: dai dati obbligatori previsti dalla legge alla fattura QR come standard svizzero, fino a cosa succede quando nessuno paga.
Dati obbligatori sulle fatture svizzere
Una fattura chiara e precisa è la chiave per ridurre al minimo i ritardi di pagamento. Per far sì che le tue fatture possano essere elaborate e pagate correttamente da tutti i destinatari, è importante rispettare gli elementi obbligatori di una fattura.
Se mancano degli elementi, il destinatario può avere problemi durante un controllo IVA o una revisione: per questo motivo le fatture che non riportano chiaramente tutti gli elementi minimi spesso non vengono accettate.
Elementi minimi sulle fatture svizzere
- Nome e indirizzo dell’emittente della fattura (per le ditte individuali: il tuo nome civile, anche se operi con un nome commerciale)
- Nome e indirizzo del destinatario (obbligatori a partire da CHF 400)
- Data della fattura
- Data della fornitura o della prestazione, se diversa dalla data della fattura
- Descrizione precisa del bene o del servizio (tipo, entità, quantità)
- Prezzo da pagare
- Aliquota IVA e importo dell’imposta – indicati separatamente se sei assoggettato all’IVA
- Il tuo numero IVA nel formato CHE-123.456.789 IVA, se sei registrato
Se manca uno di questi elementi, il destinatario non può far valere la deduzione dell’imposta precedente – e un controllo IVA contesterà la fattura. In pratica significa che la fattura torna indietro e deve essere corretta. Per questo conviene rispettare i dati obbligatori fin dall’inizio.
Questi elementi minimi sono richiesti sulle fatture secondo l’art. 26 della legge federale concernente l’imposta sul valore aggiunto.
Utilizza il nostro strumento gratuito per creare una semplice fattura QR svizzera che tiene conto di tutti questi dati obbligatori e ti semplifica notevolmente il lavoro.
Nome dell’azienda sulle fatture
Se lavori come indipendente in qualità di persona fisica e non hai costituito una Sagl, una SA o una società in nome collettivo, il tuo nome civile deve essere visibile sulla fattura – anche se operi con un nome commerciale (p. es. «Studio11»). In questo caso sulla fattura compaiono entrambi: «Studio11 – Anna Holzberg».
Data della fornitura o della prestazione
La data della prestazione è obbligatoria se differisce dalla data della fattura. Indica quando è stato fornito il servizio o consegnato il bene. Se manca, il destinatario potrebbe non riuscire ad attribuire il costo al periodo corretto – con problemi in caso di revisione.
Numero IVA
Se la tua azienda è assoggettata all’IVA, il numero IVA va indicato in modo ben visibile sulla fattura. Lo hai ricevuto dall’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) al momento dell’iscrizione, nel formato:
CHE-123.456.789 IVA
Il numero IVA consente al destinatario di far valere correttamente la deduzione dell’imposta precedente e semplifica la contabilità per entrambe le parti.
Informazioni aggiuntive consigliate
Oltre a quanto previsto dalla legge, le seguenti informazioni sono quasi altrettanto importanti nella pratica, perché evitano domande e accelerano il pagamento:
- Numero di fattura univoco (p. es. progressivo e basato sull’anno: 2026-001)
- Posizioni della fattura chiaramente dettagliate con prezzi unitari
- Condizioni di pagamento (termine di pagamento, eventuale sconto)
- IBAN o QR-IBAN per il pagamento
Fattura con o senza IVA
Secondo l’art. 10 LIVA, l’assoggettamento all’IVA scatta a partire da una cifra d’affari annua mondiale di CHF 100'000. Chi resta al di sotto può assoggettarsi volontariamente, ma non è obbligato a farlo.
Se sei assoggettato all’IVA, indichi separatamente sulla fattura l’aliquota applicabile: 8,1% (aliquota normale), 2,6% (aliquota ridotta) o 3,8% (aliquota speciale per le prestazioni del settore alberghiero). Le aliquote attuali sono in vigore dal 1° gennaio 2024.
Se utilizzi il metodo delle aliquote saldo, sulla fattura indichi comunque l’aliquota IVA ordinaria – non la tua aliquota saldo. Questo confonde molti, ma la regola è chiara. Nella nostra guida all’IVA trovi una panoramica delle aliquote IVA attuali.
Se non sei assoggettato all’IVA, è consigliabile inserire una nota sulla fattura, per esempio: «Senza IVA – azienda esentata dall’IVA (cifra d’affari inferiore a CHF 100'000)». In questo modo eviti che il destinatario faccia valere per errore una deduzione dell’imposta precedente.
Attenzione: dal 30 settembre 2026 le banche potranno rifiutare le fatture QR con indirizzi non strutturati. Verifica subito se il tuo software genera già indirizzi strutturati – altrimenti rischi che i pagamenti non vengano elaborati.
Se utilizzi un software di fatturazione moderno come Infinity, non devi preoccupartene: gli indirizzi vengono salvati automaticamente in forma strutturata nel codice QR. Con soluzioni manuali o strumenti più vecchi conviene fare una verifica.
Creare gratuitamente una fattura QR
Per singole fatture QR, alcune banche offrono direttamente nell’e-banking un generatore della sezione pagamento QR. In alternativa puoi usare siti come qr-rechnung.net per creare una singola sezione pagamento QR. Assicurati però di allegare anche una fattura completa con tutti i dati obbligatori previsti dalla legge.
Se emetti fatture regolarmente, un software di fatturazione conviene. Dati dei clienti, prodotti e fatture ricorrenti possono essere salvati e riutilizzati, invece di ripartire ogni volta da zero.
Con Infinity puoi creare, inviare e gestire direttamente le fatture con la sezione pagamento QR. Puoi provare Infinity gratuitamente per 14 giorni.
La guida completa alla fattura QR – con QR-IBAN vs. IBAN normale, i tre tipi di riferimento e l’obbligo di indirizzi strutturati nel 2026 – la trovi qui: Creare una fattura QR in Svizzera.
Dall’offerta alla fattura
Il processo tipico inizia spesso con un’offerta, non con una fattura. Secondo il diritto svizzero (CO, art. 3 e art. 7), un’offerta è una proposta vincolante – non appena il cliente la accetta, il contratto è concluso.
Il flusso di lavoro corretto è: creare l’offerta, attendere la conferma del cliente, fornire la prestazione, emettere la fattura. Se gestisci questo processo in un software, puoi convertire l’offerta in una fattura QR con un clic, senza reinserire i dati – così funziona, per esempio, in Infinity con l’editor visuale.
Maggiori dettagli nella nostra guida dedicata: Scrivere un’offerta in Svizzera – dati obbligatori, validità & modello.
Termini e condizioni di pagamento
Il diritto svizzero non prescrive un termine di pagamento specifico. Puoi stabilirlo a tua discrezione. I termini più diffusi nella pratica:
- 30 giorni – lo standard svizzero, soprattutto nel B2B
- 14 giorni – diffuso tra i freelance e per incarichi più piccoli
- 10 giorni – quando si desidera un pagamento rapido
A seconda del settore, considera che dal 10 al 30% di tutte le fatture non viene pagato puntualmente. Emetti quindi le fatture presto – idealmente subito dopo aver fornito la prestazione – e valuta degli acconti (fatture d’acconto) per i progetti più grandi, così da proteggere la tua liquidità.
Lo sconto come incentivo al pagamento rapido
Lo sconto è una riduzione di prezzo in caso di pagamento anticipato. Per esempio: «2% di sconto per pagamento entro 10 giorni, netto 30 giorni». Crea un incentivo senza accorciare il termine standard. Indica chiaramente le condizioni sulla fattura, per evitare malintesi.
Cosa fare in caso di fatture non pagate
Se una fattura resta aperta dopo la scadenza del termine di pagamento, in Svizzera hai in linea di principio il diritto di avviare direttamente un’esecuzione contro il cliente – senza sollecito preliminare. Nella pratica, tuttavia, è consigliabile procedere per gradi prima di arrivare alla procedura esecutiva:
- Promemoria di pagamento – cordiale, poco dopo la scadenza
- Primo sollecito – tono più deciso, con un nuovo termine (p. es. 10 giorni)
- Secondo sollecito – indicazione di eventuali interessi di mora e dell’imminente procedura esecutiva
Secondo l’art. 104 CO, in caso di mora puoi applicare un interesse del 5% all’anno. Un tasso più alto è ammesso solo se concordato contrattualmente (p. es. nelle condizioni generali).
Se il pagamento non arriva nemmeno dopo il secondo sollecito, puoi presentare una domanda d’esecuzione all’ufficio d’esecuzione competente. Il Portale PMI della Confederazione descrive la procedura nel dettaglio.
Maggiori dettagli nella nostra guida dedicata: Sollecito di pagamento in Svizzera – termini, modello ed esecuzione.
Casi particolari nella fatturazione
Non tutte le fatture seguono lo schema standard. Alcuni casi particolari ricorrono regolarmente nella pratica:
- Fattura pro forma – una fattura senza richiesta di pagamento, p. es. a fini doganali o come preavviso. Non è un documento fiscalmente rilevante.
- Fattura d’acconto (anticipo) – viene emessa per progetti più grandi prima della fattura finale. L’IVA viene indicata proporzionalmente sulla fattura d’acconto.
- Nota di credito – corregge in tutto o in parte una fattura già emessa. Importante: va indicato il numero della fattura originale.
- Fattura di storno – annulla completamente una fattura errata prima che ne venga emessa una nuova.
Maggiori dettagli nella nostra guida dedicata: Fattura pro forma, fattura d’acconto & nota di credito – i casi particolari spiegati.
Archiviazione digitale e obbligo di conservazione
In Svizzera i documenti aziendali – tra cui le fatture – devono essere conservati per almeno dieci anni secondo l’art. 958f CO. Il termine decorre dalla fine dell’esercizio in cui è stata emessa la fattura.
I giustificativi digitali e cartacei sono in linea di principio considerati equivalenti, purché la contabilità sia tenuta correttamente. Significa che puoi archiviare le fatture in formato digitale e rinunciare alle copie cartacee, se i documenti sono consultabili in qualsiasi momento e conservati senza modifiche.
Un software di fatturazione con archivio dei giustificativi integrato – come Infinity – se ne occupa automaticamente: ogni fattura creata o ricevuta viene salvata e resta accessibile per tutto il periodo di conservazione previsto dalla legge.
Scrivere fatture con lo strumento giusto
Creare fatture a mano in Word o Excel funziona – ma non è scalabile. Chi emette fatture regolarmente trae vantaggio da un software di fatturazione che crea fatture QR conformi agli standard, calcola automaticamente l’IVA, gestisce l’anagrafica dei clienti e registra ogni credito direttamente in contabilità.
Con Infinity crei fatture QR e offerte in un editor visuale, le invii via e-mail o tramite link e vedi a colpo d’occhio quali crediti sono aperti, pagati o scaduti. La contabilità procede in parallelo – incluse le proposte di registrazione basate sull’AI tramite Live Accounting.
Maggiori dettagli nella nostra guida dedicata: Software di fatturazione in Svizzera – i migliori strumenti per PMI a confronto.
Prova Infinity gratuitamente per 14 giorni – offerte e fatture illimitate, senza carta di credito.
Domande frequenti
Ho bisogno di una fattura QR o basta una fattura tradizionale?
Sei libero di emettere una fattura senza sezione pagamento QR. La fattura QR rende però il pagamento molto più semplice per i tuoi clienti – basta una scansione nell’app bancaria e tutti i dati vengono ripresi automaticamente. Questo riduce gli errori e accelera gli incassi.
Cosa deve contenere una fattura affinché la deduzione dell’imposta precedente sia valida?
Tutti i dati obbligatori secondo l’art. 26 LIVA: nome e indirizzo di entrambe le parti, descrizione della prestazione, data della fattura, importo, aliquota e importo IVA e il numero IVA dell’emittente. Se manca uno di questi dati, l’AFC può contestare la deduzione dell’imposta precedente presso il destinatario.
Posso stabilire liberamente il termine di pagamento?
Sì. Il diritto svizzero non prescrive un termine di pagamento specifico. Puoi sceglierlo a tua discrezione – sono comuni 10, 14 o 30 giorni. Indica chiaramente il termine sulla fattura per evitare malintesi.
Devo inviare un sollecito prima di poter avviare un’esecuzione?
No. In Svizzera, una volta scaduto il termine di pagamento, puoi presentare direttamente una domanda d’esecuzione. Nella pratica, però, ha senso inviare prima un promemoria di pagamento e uno o due solleciti – molte fatture aperte sono semplicemente state dimenticate, non ignorate in malafede.
Per quanto tempo devo conservare le fatture?
Dieci anni dalla fine dell’esercizio in cui è stata emessa la fattura (secondo l’art. 958f CO). I giustificativi digitali e cartacei sono considerati equivalenti, purché la contabilità sia tenuta correttamente.
Cosa cambia per la fattura QR da settembre 2026?
Dal 30 settembre 2026 le banche svizzere potranno rifiutare le fatture QR con indirizzi non strutturati (tipo K). Verranno elaborati solo gli indirizzi strutturati (tipo S), con campi separati per via, numero civico, NPA e località. Assicurati che il tuo software di fatturazione generi già indirizzi strutturati.