Chi fornisce beni o servizi in Svizzera, prima o poi emette una fattura. Sembra semplice, ma una fattura errata può generare richieste di chiarimento da parte del destinatario, impedire la deduzione dell’imposta precedente e, nel peggiore dei casi, essere considerata non deducibile durante un controllo IVA. Questa guida copre tutto: dai dati obbligatori previsti dalla legge alla fattura QR come standard svizzero, fino a cosa succede quando un cliente non paga.
Scrivere una fattura in Svizzera: i dati obbligatori
Le fatture svizzere devono contenere determinati elementi minimi per essere riconosciute come conformi all’IVA dall’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC). La base legale è l’art. 26 della legge sull’IVA (LIVA). Questi requisiti valgono indipendentemente dal fatto che tu utilizzi un software o crei le fatture manualmente.
Le seguenti informazioni devono comparire su ogni fattura:
Se manca uno di questi elementi, il destinatario potrebbe non poter far valere la deduzione dell’imposta precedente e la fattura può essere contestata durante un controllo IVA. In pratica, significa che la fattura può essere restituita e deve essere corretta. Conviene quindi rispettare fin dall’inizio tutti i dati obbligatori.
Nome dell’azienda sulle fatture
Se lavori come indipendente in qualità di persona fisica e non hai costituito una Sagl, una SA o una società in nome collettivo, il tuo nome civile deve essere visibile sulla fattura, anche se operi con un nome commerciale come «Studio11». In questo caso, entrambi devono figurare sulla fattura: «Studio11 – Anna Holzberg».
Data della fornitura o della prestazione
La data della prestazione è obbligatoria se differisce dalla data della fattura. Indica quando è stato fornito il servizio o consegnato il bene. Se questa informazione manca, il destinatario potrebbe non riuscire ad attribuire il costo al periodo contabile corretto, con possibili problemi in caso di revisione.
Numero IVA
Se la tua azienda è assoggettata all’IVA, il numero IVA deve essere chiaramente visibile sulla fattura. Lo hai ricevuto dall’Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) al momento della registrazione, nel seguente formato:
CHE-123.456.789 IVA
Il numero IVA consente al destinatario di far valere correttamente la deduzione dell’imposta precedente e semplifica il processo contabile per entrambe le parti.
Informazioni aggiuntive consigliate
Oltre ai dati obbligatori, le seguenti informazioni sono quasi altrettanto importanti nella pratica, perché riducono le domande e accelerano l’elaborazione dei pagamenti:
- Numero di fattura chiaramente identificabile, per esempio progressivo o basato sull’anno: 2026-001
- Posizioni della fattura chiaramente dettagliate con prezzi unitari
- Condizioni di pagamento, inclusi termine di pagamento ed eventuale sconto per pagamento anticipato
- IBAN o QR-IBAN per il pagamento
Fattura con o senza IVA
Secondo l’art. 10 LIVA, l’assoggettamento all’IVA si applica in linea generale a partire da una cifra d’affari annua mondiale di CHF 100'000. Chi rimane al di sotto di questa soglia può assoggettarsi volontariamente, ma non è obbligato a farlo.
Se sei assoggettato all’IVA, indichi separatamente sulla fattura l’aliquota applicabile: 8,1% aliquota normale, 2,6% aliquota ridotta oppure 3,8% aliquota speciale per il settore alberghiero. Le aliquote attuali sono in vigore dal 1° gennaio 2024.
Se utilizzi il metodo delle aliquote saldo, sulla fattura indichi comunque l’aliquota IVA ordinaria e non la tua aliquota saldo. Questo crea spesso confusione, ma la regola è chiara. Nel nostro approfondimento trovi una panoramica delle aliquote IVA attuali.
Se non sei assoggettato all’IVA, è consigliabile inserire una nota sulla fattura, per esempio: «Senza IVA – azienda non assoggettata all’IVA (cifra d’affari inferiore a CHF 100'000)». In questo modo eviti che il destinatario faccia erroneamente valere una deduzione dell’imposta precedente.
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La fattura QR come standard svizzero
Dal 30 settembre 2022, la fattura QR è l’unico standard di pagamento consentito per i bonifici cartacei in Svizzera. I vecchi bollettini di versamento rossi e arancioni non vengono più elaborati dalle banche.
Struttura della sezione pagamento QR
La sezione pagamento QR è composta da due parti collocate nella parte inferiore della fattura: la ricevuta a sinistra e la sezione pagamento con Swiss QR Code a destra. Il codice QR contiene tutti i dati di pagamento in formato leggibile automaticamente e può essere scansionato direttamente dalle app di e-banking. Questo riduce gli errori di inserimento manuale e accelera il pagamento.
La sezione pagamento QR contiene tra l’altro le seguenti informazioni:
- IBAN o QR-IBAN del beneficiario, cioè il conto sul quale deve essere versato l’importo
- Importo da pagare in franchi svizzeri o euro
- Nome e indirizzo del beneficiario
- Nome e indirizzo del pagatore, facoltativi
- Motivo del pagamento e comunicazioni, per esempio numero di fattura o numero cliente
- Eventuale numero di riferimento, cioè un identificativo univoco per associare rapidamente il pagamento
Esistono tre varianti, che si differenziano per il modo in cui viene assegnato il pagamento:
- QR-IBAN con riferimento QR (QRR): per l’assegnazione automatica tramite un numero di riferimento di 27 cifre. È la variante più comune per le aziende.
- IBAN standard con Creditor Reference (SCOR): un’alternativa internazionale basata su ISO 11649.
- IBAN standard senza riferimento (NON): la variante più semplice quando non è necessaria un’assegnazione automatica.
Per la maggior parte delle aziende svizzere, la variante QRR è la soluzione più pratica perché consente l’assegnazione automatica dei pagamenti nell’e-banking.
Nuovi requisiti dal 2026: solo indirizzi strutturati
Da novembre 2025, nello Swiss QR Code sono ammessi soltanto indirizzi strutturati. Al posto di un indirizzo combinato in testo libero come «Musterstrasse 12, 8001 Zurigo», ogni componente, via, numero civico, NPA, località e Paese, deve essere memorizzato in un campo separato.
Se utilizzi un software di fatturazione moderno come Infinity, non devi preoccupartene: gli indirizzi vengono inseriti automaticamente in forma strutturata nel codice QR. Se utilizzi una soluzione manuale o uno strumento più vecchio, vale la pena effettuare una verifica.
Creare gratuitamente una fattura QR
Per creare occasionalmente una fattura QR, alcune banche offrono direttamente nell'e-banking un generatore per la sezione di pagamento QR. In alternativa, puoi utilizzare siti come qr-rechnung.net per creare una singola sezione di pagamento QR. Assicurati però di allegare anche una fattura completa con tutte le informazioni obbligatorie previste dalla legge.
Se emetti fatture regolarmente, un software di fatturazione può farti risparmiare molto tempo. I dati dei clienti, i prodotti e le fatture ricorrenti possono essere salvati e riutilizzati invece di ripartire da zero ogni volta.
Con Infinity puoi creare, inviare e gestire direttamente le fatture con la relativa sezione di pagamento QR. Puoi provare Infinity gratuitamente per 14 giorni.
Per la guida completa sulla fattura QR – incluso QR-IBAN vs. IBAN normale, i tre tipi di riferimento e l'obbligo di indirizzo strutturato 2026 – consulta: Creare una fattura QR in Svizzera.
Dall’offerta alla fattura
Il processo tipico inizia spesso con un’offerta, non con una fattura. Secondo il diritto svizzero (CO, art. 3 e art. 7), un’offerta è una proposta vincolante. Non appena il cliente la accetta, il contratto è concluso.
Un flusso di lavoro ordinato è il seguente: creare l’offerta, attendere la conferma del cliente, fornire la prestazione e infine emettere la fattura. Se questo processo viene gestito tramite software, l’offerta può essere convertita in una fattura QR con un clic senza reinserire i dati. È così che funziona, per esempio, in Infinity con l’editor visuale.
Maggiori dettagli nella nostra guida dedicata: Scrivere un preventivo in Svizzera – dati obbligatori, validità & modello.
Termini e condizioni di pagamento
Il diritto svizzero non prescrive un termine di pagamento specifico. Puoi stabilirlo liberamente. I termini più comuni nella pratica sono:
- 30 giorni: lo standard svizzero, soprattutto nel settore B2B
- 14 giorni: diffuso tra freelance e per incarichi più piccoli
- 10 giorni: quando si desidera un pagamento rapido
A seconda del settore, considera che circa il 10-30% delle fatture può non essere pagato entro la scadenza. Emetti quindi le fatture tempestivamente, idealmente subito dopo aver fornito la prestazione, e valuta acconti per i progetti più importanti per proteggere il tuo cash flow.
Sconto per incentivare un pagamento rapido
Uno sconto per pagamento anticipato è una riduzione del prezzo concessa quando il cliente paga prima della scadenza ordinaria. Per esempio: «2% di sconto per pagamento entro 10 giorni, netto 30 giorni». Questo crea un incentivo senza ridurre il termine standard. Indica chiaramente le condizioni sulla fattura per evitare malintesi.
Cosa fare in caso di fatture non pagate
Se una fattura rimane aperta dopo la scadenza, in Svizzera hai in linea di principio il diritto di avviare direttamente una procedura esecutiva contro il cliente senza inviare prima un sollecito. Nella pratica, tuttavia, è consigliabile procedere per gradi prima di arrivare all’esecuzione:
- Promemoria di pagamento: cordiale e inviato poco dopo la scadenza
- Primo sollecito: tono più deciso con una nuova scadenza, per esempio 10 giorni
- Secondo sollecito: indicazione di eventuali interessi di mora e della possibile procedura esecutiva imminente
Secondo l’art. 104 CO, puoi applicare un interesse di mora del 5% all’anno. Un tasso superiore è consentito soltanto se è stato concordato contrattualmente, per esempio nelle condizioni generali.
Se il pagamento non arriva nemmeno dopo il secondo sollecito, puoi presentare una domanda d’esecuzione presso l’ufficio d’esecuzione competente. Il Portale PMI della Confederazione descrive nel dettaglio la procedura.
Plus de détails dans notre guide dédié : Rédiger un rappel de paiement en Suisse – délais, modèle & poursuite.
Casi particolari nella fatturazione
Non tutte le fatture seguono lo stesso modello. Alcuni casi particolari ricorrono regolarmente nella pratica:
- Fattura pro forma: una fattura senza richiesta di pagamento, per esempio a fini doganali o come comunicazione anticipata. Non è un documento fiscalmente rilevante.
- Fattura d’acconto: viene emessa per progetti più importanti prima della fattura finale. L’IVA viene indicata proporzionalmente sulla fattura d’acconto.
- Nota di credito: corregge in tutto o in parte una fattura già emessa. Importante: deve essere indicato il numero della fattura originale.
- Fattura di storno: annulla completamente una fattura errata prima che ne venga emessa una nuova.
Maggiori dettagli nella nostra guida dedicata: Fattura pro forma, acconto & nota di credito – casi speciali spiegati.
Archiviazione digitale e obbligo di conservazione
In Svizzera, i documenti aziendali, incluse le fatture, devono essere conservati per almeno dieci anni secondo l’art. 958f CO. Il termine inizia alla fine dell’esercizio in cui è stata creata la fattura.
I documenti digitali e cartacei sono in linea di principio considerati equivalenti, purché la contabilità sia tenuta correttamente. Puoi quindi archiviare le fatture in formato digitale e rinunciare alle copie fisiche se i documenti rimangono sempre accessibili e vengono conservati senza modifiche.
Un software di fatturazione con archivio documenti integrato, come Infinity, gestisce tutto automaticamente: ogni fattura creata o ricevuta viene salvata e rimane accessibile per l’intero periodo di conservazione previsto dalla legge.
Scrivere fatture con lo strumento giusto
Creare manualmente le fatture in Word o Excel funziona, ma non è una soluzione scalabile. Chi emette regolarmente fatture beneficia di un software che crea fatture QR conformi agli standard, calcola automaticamente l’IVA, gestisce i dati dei clienti e contabilizza direttamente ogni credito.
Con Infinity crei fatture QR e offerte in un editor visuale, le invii via e-mail o tramite link e vedi subito quali crediti sono aperti, pagati o scaduti. La contabilità procede automaticamente, incluse le proposte di registrazione supportate dall’AI tramite Live Accounting.
Maggiori dettagli nella nostra guida dedicata: Software di fatturazione Svizzera – i migliori strumenti per PMI a confronto.
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