Conteggiare correttamente l'imposta alla fonte come datore di lavoro

Con l'imposta alla fonte il tuo ruolo cambia: non ti limiti a trattenere l'imposta, ma determini anche la tariffa, notifichi la persona, allestisci il conteggio con il Cantone – e rispondi se manca qualcosa. Per questo la legge non ti chiama datore di lavoro, bensì «debitore della prestazione imponibile». Questa guida spiega chi è soggetto all'imposta alla fonte, come trovare il codice tariffale corretto, cosa devi notificare ed entro quando, e dove il calcolo si inceppa nella pratica.

Chi è soggetto all'imposta alla fonte

Sono interessati due gruppi, che seguono logiche diverse.

Tra le persone domiciliate in Svizzera, sono soggetti all'imposta alla fonte i lavoratori stranieri senza permesso di domicilio C, quindi tipicamente le persone con permesso B o L (art. 83 LIFD). Determinante è il permesso, non la nazionalità. Un'eccezione vale per i coniugi non separati: se uno dei due ha la cittadinanza svizzera o un permesso C, l'imposta alla fonte decade per entrambi.

Tra le persone domiciliate all'estero, i frontalieri, i dimoranti settimanali e i dimoranti temporanei sono soggetti all'imposta alla fonte sul reddito da attività lucrativa conseguito in Svizzera (art. 91 LIFD) – indipendentemente da nazionalità e permesso. Anche una cittadina svizzera domiciliata in Germania è tassata alla fonte.

L'assoggettamento inizia con l'avvio dell'attività, anche per i minorenni. E si applica solo se in Svizzera esiste effettivamente un debitore della prestazione imponibile: se a pagare è un datore di lavoro senza sede, stabile organizzazione o installazione permanente in Svizzera, la persona viene tassata in via ordinaria anziché alla fonte. Fanno eccezione il datore di lavoro di fatto all'interno di un gruppo e la fornitura di personale a prestito dall'estero – in entrambi i casi è considerata debitrice l'impresa svizzera presso cui la persona lavora (art. 4 OIFo). I dettagli sono disciplinati nella circolare n. 45 dell'AFC, il cui link rimanda alla versione tedesca.

Determinare il codice tariffale corretto

Il codice tariffale dipende dalla situazione personale al momento del versamento. I codici sono elencati in modo esaustivo all'art. 1 OIFo.

Alla lettera si aggiungono due elementi: una cifra per il numero di deduzioni per figli e una Y o una N per l'assoggettamento all'imposta di culto. A0N significa quindi celibe/nubile, nessuna deduzione per figli, non soggetto all'imposta di culto.

Per i frontalieri provenienti dall'Italia ai sensi dell'accordo sui frontalieri CH-IT, l'imposta alla fonte ammonta all'80 per cento dell'importo calcolato secondo il codice tariffale ordinario corrispondente. Per le tariffe dei frontalieri tedeschi da L a Q ti serve per ogni anno civile un'attestazione di residenza delle autorità fiscali tedesche sul modulo Gre-1 o Gre-2. Se manca, si applicano i codici tariffali ordinari.

Due regole per la pratica quotidiana: se una persona non documenta in modo affidabile la propria situazione, applica il codice tariffale A0Y alle persone non coniugate e in caso di stato civile sconosciuto, e C0Y alle persone coniugate. Inoltre, cambiamenti come matrimonio, divorzio, nascita di un figlio o uscita dalla Chiesa producono effetto sempre solo dal mese successivo, mai retroattivamente.

Notificare, trattenere, conteggiare

Hai quattro obblighi, e il primo ha un termine breve.

• Notificare entro otto giorni: Chi impiega una persona soggetta all'imposta alla fonte deve notificarla all'autorità fiscale competente entro otto giorni dall'inizio dell'attività, con l'apposito modulo (art. 5 OIFo). Se allestisci i conteggi in forma elettronica, puoi invece notificare le nuove assunzioni con il conteggio mensile – un buon motivo per partire subito in digitale.
• Trasmettere le mutazioni: I tuoi collaboratori devono comunicarti i cambiamenti rilevanti per l'imposta alla fonte. Tu li trasmetti all'autorità fiscale entro lo stesso termine.
• Trattenere senza discutere: La trattenuta è esigibile al momento del versamento. Devi effettuarla indipendentemente da eventuali obiezioni della persona interessata e da un eventuale pignoramento del salario (art. 2 OIFo).
• Conteggiare con il Cantone giusto: Per i collaboratori domiciliati in Svizzera è il Cantone di domicilio o di dimora. Per le persone domiciliate all'estero senza dimora settimanale è il Cantone della tua sede o della tua stabile organizzazione. Periodo di conteggio, termini e modalità di pagamento sono stabiliti da ciascun Cantone.

Sulla busta paga devono figurare obbligatoriamente il codice tariffale e il reddito determinante per l'aliquota. Come deve essere strutturato il resto del conteggio lo spiega la guida alla busta paga. A fine anno la trattenuta compare inoltre alla cifra 12 del certificato di salario.

Modello mensile o modello annuale

La Svizzera non conteggia in modo uniforme. Ventuno Cantoni applicano il modello mensile, cinque il modello annuale: Friburgo, Ginevra, Ticino, Vaud e Vallese. Determinante è il Cantone con cui allestisci il conteggio, non quello della tua sede. L'attribuzione completa si trova nell'allegato III alla circolare n. 45.

Nel modello mensile il periodo fiscale è il mese. Moltiplichi i redditi lordi del mese per l'aliquota della tariffa applicabile, ed è fatta.

Nel modello annuale il periodo fiscale è l'anno civile, ma trattenuta e conteggio restano mensili. La differenza sta nell'aliquota: si basa sul reddito annuo determinante per l'aliquota. Se il salario cambia, si aggiunge un bonus o viene versata una tredicesima, l'aliquota si sposta per tutto l'anno – e gli importi già trattenuti vanno corretti. Al più tardi a fine anno o all'uscita del collaboratore devi ricalcolare e conguagliare la differenza.

Se impieghi persone in Cantoni con entrambi i modelli, gestisci di fatto due logiche di calcolo in parallelo. È qui che un software salariale certificato fa la differenza.

Reddito determinante per l'aliquota: dove si inceppa nella pratica

La trattenuta viene calcolata sul salario lordo effettivamente versato. L'aliquota, invece, dipende dal reddito determinante per l'aliquota – e i due divergono più spesso di quanto si pensi.

Per la tredicesima vale quanto segue: se non viene versata mensilmente, per determinare l'aliquota la aggiungi pro rata. Con versamento trimestrale si tratta del 25 per cento, con versamento semestrale del 50 per cento e con versamento annuale del 100 per cento di una tredicesima intera. Un livellamento tramite ripartizione mensile fittizia è espressamente vietato.

Con il tempo parziale e più datori di lavoro la questione si fa più delicata. Se una persona lavora a tempo parziale solo da te e non ha altri redditi, non si converte nulla. Se percepisce altri redditi da attività lucrativa o proventi sostitutivi, converti in base al grado di occupazione complessivo effettivo. Se la persona non lo comunica, estrapoli al 100 per cento – il che aumenta sensibilmente l'aliquota. I tuoi collaboratori sono tenuti per legge a comunicarti le altre attività.

Con salario orario o giornaliero senza versamento mensile determini sempre un reddito mensile determinante per l'aliquota: per il salario orario convertendo su 180 ore, per quello giornaliero su 21,667 giorni. Il versamento dell'imposta resta comunque mensile.

In caso di entrata o uscita a metà mese, le componenti salariali periodiche vengono estrapolate a 30 giorni civili per determinare l'aliquota. Le componenti aperiodiche non vengono convertite, ma aggiunte solo in seguito – tra queste rientrano le indennità per lavoro straordinario, i saldi vacanze pagati, i bonus, le gratifiche, le indennità di partenza e i vantaggi valutabili in denaro derivanti da partecipazioni di collaboratore.

Quando termina l'assoggettamento all'imposta alla fonte

Due eventi lo fanno terminare, ed entrambi producono effetto dal mese successivo (art. 12 OIFo): il rilascio del permesso di domicilio C e il matrimonio con una persona con cittadinanza svizzera o permesso C. Da quel momento la persona viene tassata in via ordinaria per l'intero periodo fiscale, e l'imposta alla fonte già trattenuta viene computata senza interessi.

Lo stesso vale al contrario: il divorzio o la separazione da una persona con cittadinanza svizzera o permesso C fa scattare di nuovo l'imposizione alla fonte dal mese successivo (art. 13 OIFo). Lo vieni a sapere solo se i tuoi collaboratori te lo comunicano – un motivo per parlare attivamente dell'obbligo di notifica già all'assunzione.

Cosa possono richiedere i tuoi collaboratori

Queste procedure si svolgono tra la persona contribuente e l'autorità fiscale. Tu non presenti nulla, ma ti verranno poste regolarmente domande in merito.

A partire da un reddito lordo da attività lucrativa dipendente di CHF 120'000 nell'anno fiscale, per le persone residenti in Svizzera si procede obbligatoriamente a una tassazione ordinaria ulteriore, senza alcuna richiesta (art. 9 OIFo). Per i coniugi basta che uno dei due raggiunga la soglia. Una volta avviata, la tassazione ordinaria resta in vigore fino alla fine dell'assoggettamento all'imposta alla fonte, anche se in seguito il reddito scende di nuovo sotto la soglia.

Al di sotto, la persona può chiedere volontariamente una tassazione ordinaria ulteriore entro il 31 marzo dell'anno successivo. La richiesta è irrevocabile e vale poi anch'essa fino alla fine dell'assoggettamento all'imposta alla fonte. Chi vive all'estero e realizza in Svizzera almeno il 90 per cento dei propri redditi lordi mondiali è considerato quasi residente e può presentare la stessa richiesta – ma deve farlo di nuovo ogni anno. Una panoramica di tutte le varianti si trova nell'allegato II alla circolare n. 45.

Il 31 marzo è anche il termine per un semplice nuovo calcolo dell'imposta alla fonte, ad esempio se il codice tariffale era sbagliato o se i giorni di lavoro all'estero non sono stati esclusi. I moduli per notifica, mutazione, conteggio e richiesta si trovano sulla pagina delle circolari dell'AFC.

L'imposta alla fonte nella contabilità salariale

L'imposta alla fonte è la parte della contabilità salariale che meno si presta al lavoro manuale: 26 competenze cantonali, due modelli di calcolo, nuove tariffe ogni anno e una determinazione dell'aliquota con una mezza dozzina di casi particolari.

Se tieni la tua contabilità in Infinity, puoi conteggiare i salari nello stesso sistema. Infinity Payroll calcola AVS, AD, LPP, LAINF e imposta alla fonte secondo gli standard svizzeri e registra automaticamente le registrazioni salariali in contabilità. Tutti i processi passano attraverso un partner certificato Swissdec, il che permette di supportare anche lo standard ELM 5.0 – il conteggio dell'imposta alla fonte viene così trasmesso elettronicamente al Cantone competente, e puoi notificare le nuove assunzioni con la stessa trasmissione.

Due punti fanno parte di una valutazione onesta. Infinity Payroll è un modulo aggiuntivo e presuppone un abbonamento Infinity attivo; costa CHF 9 per collaboratore al mese, IVA esclusa. Inoltre copre i modelli salariali più comuni, ma non è pensato per settori molto complessi come la fornitura di personale a prestito – proprio dove l'imposta alla fonte è particolarmente impegnativa.

Domande frequenti sull'imposta alla fonte

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