Non appena assumi la prima persona, si aggiunge un nuovo obbligo: ogni pagamento del salario richiede un conteggio scritto. Non è una formalità, ma il documento con cui i tuoi collaboratori possono capire come dal salario lordo si arriva all'importo accreditato sul loro conto. Questa guida mostra come è strutturata una busta paga, quali dati devono obbligatoriamente figurarvi e quali scadenze vi sono legate – e rimanda agli articoli di approfondimento sui singoli temi.
Perché in Svizzera la busta paga è obbligatoria
La base legale è breve e chiara. Secondo l'art. 323b cpv. 1 CO, al lavoratore deve essere consegnato un conteggio scritto. Questo vale per ogni pagamento del salario, non solo una volta all'anno, e indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda: una ditta individuale con un dipendente ha lo stesso obbligo di una SA con cinquanta.
Il conteggio deve essere talmente chiaro che chi lo riceve possa capirlo senza conoscenze contabili. Il salario lordo, ogni singola deduzione e il salario netto risultante devono essere riconoscibili separatamente – una sola cifra «salario netto» senza spiegazione non adempie l'obbligo.
È importante distinguere la busta paga dal certificato di salario. I tuoi collaboratori ricevono la busta paga a ogni pagamento del salario, e questa riguarda un singolo periodo di paga. Il certificato di salario è l'attestazione annuale per la dichiarazione d'imposta – struttura e scadenze sono illustrate nella guida al certificato di salario.
La struttura di una busta paga
In Svizzera una busta paga segue quasi sempre la stessa logica: dall'alto verso il basso, dal salario lordo al salario netto. La legge non prescrive un layout, ma prescrive i contenuti.
In alto si trovano i dati che permettono di attribuire il conteggio: datore di lavoro, collaboratore, periodo di paga e, a seconda dei casi, grado di occupazione, data d'entrata e numero AVS. Seguono le componenti del salario lordo – salario di base, indennità per vacanze e giorni festivi, tredicesima, lavoro straordinario, provvigioni, bonus e prestazioni in natura. Poi le deduzioni e infine il salario netto con la data di pagamento e il conto di destinazione.
Non tutto ciò che figura sulla busta paga è salario lordo. Gli assegni familiari vi transitano, ma non fanno parte del salario determinante dell'AVS. I rimborsi spese sono rimborsi di esborsi e vengono aggiunti al salario netto solo dopo le deduzioni – come conteggiare e registrare correttamente le spese è un tema a sé.
Quali dati devono figurare sulla busta paga?
Puoi confrontare questa lista con una busta paga esistente. Se manca una voce, il conteggio è incompleto.
- Nome e indirizzo del datore di lavoro
- Nome della collaboratrice o del collaboratore
- Periodo di paga e data di pagamento
- Salario lordo con tutte le componenti indicate singolarmente
- Indennità per vacanze e giorni festivi come importo o percentuale
- Ogni deduzione sociale separatamente, con aliquota e importo
- Spese e altre voci che incidono sul salario netto
- Salario netto e conto di destinazione del pagamento
Per i collaboratori soggetti all'imposta alla fonte si aggiungono il codice tariffale e il reddito determinante per l'aliquota.
Le deduzioni in breve
Le assicurazioni sociali sono la parte in cui si sbaglia più spesso – soprattutto perché non tutte le deduzioni funzionano allo stesso modo. AVS, AI e IPG sono ripartite a metà tra datore di lavoro e lavoratore e non hanno un tetto massimo. L'AD è prelevata solo fino a un salario annuo di CHF 148'200. Per l'assicurazione contro gli infortuni, il premio per gli infortuni professionali è interamente a tuo carico, mentre quello per gli infortuni non professionali viene dedotto dal salario. E per la LPP la deduzione dipende dall'età e dal regolamento della cassa pensioni.
Quale aliquota vale dove, chi si fa carico di quale parte e quando non si deduce nulla è spiegato nel dettaglio nella guida alle deduzioni salariali. Quanto costa un'assunzione oltre al salario lordo – ossia i contributi che non compaiono mai come deduzione – viene calcolato su un caso concreto nella guida ai costi del datore di lavoro.
Pagamenti speciali, indennità e salario per le vacanze
Tutto ciò che si aggiunge in modo irregolare segue regole proprie. La tredicesima non è prescritta dalla legge, ma diventa vincolante non appena è stata convenuta o è diventata prassi aziendale. Per le ore supplementari e il lavoro straordinario valgono regole di supplemento diverse. E durante il rapporto di lavoro le vacanze non possono affatto essere pagate in denaro. Come indicare correttamente queste voci è spiegato nella guida alla tredicesima, alle indennità e alle vacanze.
Collaboratori soggetti all'imposta alla fonte
Per i collaboratori senza permesso di domicilio C e per le persone domiciliate all'estero, sei tu a trattenere direttamente l'imposta. A ciò si aggiungono un termine di notifica di otto giorni dall'inizio dell'attività, un codice tariffale cantonale e una responsabilità che si applica indipendentemente dalla colpa. La guida all'imposta alla fonte passa in rassegna gli obblighi uno per uno.
Dall'elaborazione dei salari alla registrazione
La busta paga è il documento, l'elaborazione dei salari il processo che sta dietro: verificare i dati di base, registrare i dati variabili, calcolare, controllare, pagare, contabilizzare e notificare. Solo quando il periodo è chiuso le cifre sono definitive e pronte per la trasmissione elettronica. Come si svolge l'elaborazione dei salari, su quali conti si registra e cosa si aggiunge a fine anno è spiegato nella guida alla contabilità salariale.
Scadenze: cosa deve arrivare dove e quando
Al salario sono legate diverse scadenze che non hanno nulla a che vedere con la data di pagamento. Paghi i contributi alla cassa di compensazione trimestralmente se la massa salariale annua non supera CHF 200'000, oltre tale importo mensilmente. Il termine ultimo di pagamento è sempre il 10° giorno dopo la fine del trimestre o del mese.
Attenzione: i contributi si considerano pagati solo quando l'importo è giunto alla cassa di compensazione – non quando hai avviato il pagamento. In caso di ritardo è dovuto un interesse di mora del 5% annuo, indipendentemente dalla colpa o da un sollecito.
La dichiarazione dei salari per l'anno trascorso deve pervenire alla cassa di compensazione al più tardi entro il 30 gennaio; in caso di inoltro tardivo sono dovuti interessi di mora su eventuali differenze. Entrambi i punti sono illustrati nell'opuscolo informativo 2.01 del Centro d'informazione AVS/AI. Molte casse di compensazione accettano la dichiarazione per via elettronica tramite la procedura unificata di notifica dei salari ELM (pagina in tedesco). Per i collaboratori soggetti all'imposta alla fonte si aggiunge il conteggio con il Cantone competente; le basi sono contenute nella circolare n. 45 dell'AFC, anch'essa in tedesco.
Allestire le buste paga con Infinity Payroll
Se tieni la tua contabilità in Infinity, puoi conteggiare i salari nello stesso sistema. Infinity Payroll calcola AVS, AD, LPP, LAINF e imposta alla fonte secondo gli standard svizzeri, allestisce per ogni collaboratore una busta paga in PDF e registra automaticamente le relative scritture salariali nella contabilità. Puoi pagare i salari direttamente da Infinity oppure esportarli come file pain.001 per l'e-banking.
Tutti i processi passano attraverso un partner certificato Swissdec, il che garantisce anche il supporto di ELM 5.0. Le fiduciarie e i fiduciari possono gestire più mandati nello stesso sistema.
Due cose che dovresti sapere prima. Per la configurazione ti servono il tuo numero RIS e un profilo ELM delle tue assicurazioni sociali. E Infinity Payroll è un'estensione dell'abbonamento esistente, costa CHF 9 per collaboratore al mese IVA esclusa e copre i modelli salariali usuali – non è pensato per settori molto complessi come la fornitura di personale a prestito.
Domande frequenti sulla busta paga
In Svizzera la busta paga è obbligatoria?
Sì. Secondo l'art. 323b cpv. 1 CO, al lavoratore deve essere consegnato un conteggio scritto a ogni pagamento del salario. Questo vale indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda.
Qual è la differenza tra busta paga e certificato di salario?
La busta paga documenta un singolo periodo di paga e viene consegnata ai collaboratori a ogni pagamento del salario. Il certificato di salario è l'attestazione annuale necessaria per la dichiarazione d'imposta.
Quali dati devono obbligatoriamente figurare su una busta paga?
Datore di lavoro e collaboratore, il periodo di paga, il salario lordo con tutte le componenti indicate singolarmente, ogni deduzione sociale con aliquota e importo, nonché il salario netto. Una sola cifra «salario netto» senza spiegazione non basta. In caso di imposta alla fonte si aggiungono il codice tariffale e il reddito determinante per l'aliquota.
Entro quando devono essere pagati i contributi AVS?
Trimestralmente fino a una massa salariale annua di CHF 200'000, oltre tale importo mensilmente – sempre entro il 10° giorno dopo la fine del trimestre o del mese. La dichiarazione dei salari per l'anno precedente deve pervenire alla cassa di compensazione entro il 30 gennaio.
L'obbligo vale anche per una ditta individuale con un solo dipendente?
Sì. L'obbligo dipende dal rapporto di lavoro, non dalla forma giuridica o dalle dimensioni dell'azienda. Vale dal primo dipendente e per ogni pagamento del salario.
Quanto costa la contabilità salariale in Infinity?
Infinity Payroll costa CHF 9 per collaboratore al mese IVA esclusa e viene fatturato come estensione dell'abbonamento Infinity esistente.
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