Rund 10 bis 30 % aller Rechnungen werden in der Schweiz nicht termingerecht bezahlt. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen handelt es sich nicht um böse Absicht, sondern um Vergesslichkeit oder interne Verzögerungen beim Empfänger. Eine freundliche Erinnerung löst die meisten offenen Forderungen.
Wenn das nicht reicht, braucht es einen klaren Eskalationspfad – vom freundlichen Hinweis bis zum Betreibungsamt. Dieser Guide erklärt den vollständigen Ablauf, die rechtlichen Grundlagen und den richtigen Ton auf jeder Stufe.
Für die Grundlagen zu Zahlungsfristen, Skonto und Pflichtangaben auf der Rechnung selbst, siehe unseren vollständigen Rechnungs-Guide.
Wann ist die Kundin im Verzug?
Die Frage klingt simpel, aber die Antwort hängt davon ab, ob du auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsziel angegeben hast.
Mit vereinbarter Zahlungsfrist: Steht auf deiner Rechnung «Zahlbar innert 30 Tagen» und die Kundin zahlt nicht, ist sie am 31. Tag automatisch im Verzug – ohne dass du etwas tun musst. Das regelt OR Art. 102.
Ohne vereinbarte Zahlungsfrist: Dann ist die Forderung zwar sofort fällig (OR Art. 75), aber die Kundin gerät erst durch eine Mahnung in Verzug. Die Mahnung setzt sie formell in Verzug – erst ab diesem Zeitpunkt kannst du Verzugszins verlangen.
Die Konsequenz für die Praxis: Schreibe auf jede Rechnung eine klare Zahlungsfrist. Dann sparst du dir die Frage, ob der Verzug bereits eingetreten ist.
Der Eskalationspfad: Von der Erinnerung zur Betreibung
Das Schweizer Recht kennt keine Mahnpflicht – du könntest nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt ein Betreibungsbegehren einreichen. In der Praxis bewährt sich aber ein gestuftes Vorgehen, weil es die Kundenbeziehung schont und die meisten Fälle ohne Betreibung löst.
Warte nicht zu lange zwischen den Stufen. Je mehr Zeit verstreicht, desto schwieriger wird es, das Geld einzutreiben. Der gesamte Prozess von der Zahlungserinnerung bis zum Betreibungsbegehren sollte nicht länger als sechs bis acht Wochen dauern.
Verzugszins und Mahngebühren
Verzugszins: 5 % pro Jahr – automatisch
Sobald die Kundin im Verzug ist, darfst du auf die offene Forderung einen Verzugszins von 5 % pro Jahr erheben – das steht dir gemäss OR Art. 104 zu, ohne dass du es vorher vereinbart haben musst. Der Zins läuft ab dem ersten Verzugstag.
Die Berechnung: Offener Betrag × 5 % × Verzugstage ÷ 365. Bei einer Rechnung über CHF 5'000, die 30 Tage überfällig ist, ergibt das CHF 20.55 – kein dramatischer Betrag, aber ein wichtiges Signal.
Ein höherer Verzugszins (z. B. 8 % oder 10 %) ist zulässig, wenn er vertraglich oder in den AGB vereinbart wurde. Ohne Vereinbarung gilt der gesetzliche Satz von 5 %.
Mahngebühren: Nur mit Vereinbarung
Anders als der Verzugszins sind Mahngebühren nicht automatisch geschuldet. Du darfst sie nur verlangen, wenn sie vorher vereinbart wurden – etwa in deinen AGB oder auf der Rechnung. Pauschalen wie «CHF 30 pro Mahnung» ohne Grundlage sind rechtlich angreifbar.
In der Praxis: Die erste Zahlungserinnerung kommt meist ohne Gebühr. Ab der zweiten Mahnung kannst du eine moderate Gebühr erheben, sofern die Grundlage steht. Halte die Beträge verhältnismässig – CHF 10 bis 30 pro Mahnstufe sind üblich.
Den richtigen Ton treffen
Der Ton macht den Unterschied zwischen einer Kundin, die zahlt und bleibt, und einer, die zahlt und nie wiederkommt. Grundregel: Mit jeder Stufe wird der Ton bestimmter – aber nie beleidigend oder drohend.
Die Zahlungserinnerung geht davon aus, dass die Rechnung vergessen wurde. Formuliere sachlich und freundlich: «Möglicherweise ist unsere Rechnung Nr. 2026-047 vom [Datum] übersehen worden. Wir bitten dich, den Betrag von CHF [Betrag] innert 10 Tagen zu überweisen.»
Die erste Mahnung stellt den Verzug fest und verweist auf die Originalrechnung: «Trotz unserer Zahlungserinnerung ist die Rechnung Nr. 2026-047 weiterhin offen. Wir bitten dich, den ausstehenden Betrag von CHF [Betrag] zuzüglich Verzugszins bis zum [Datum] zu begleichen.»
Die letzte Mahnung kündigt die Betreibung an und geht per Einschreiben: «Ohne Zahlungseingang innert 10 Tagen sehen wir uns gezwungen, das Betreibungsverfahren einzuleiten.» Das ist kein Bluff – wer droht, muss danach auch handeln, sonst verlieren künftige Mahnungen ihre Wirkung.
Lege jeder Mahnung den QR-Zahlteil der Originalrechnung bei oder verweise auf den Link – je einfacher die Zahlung, desto schneller kommt sie. Eine QR-Rechnung reduziert die Hürde auf einen Scan in der Banking-App.
Das Betreibungsverfahren in Kürze
Kommt auch nach der letzten Mahnung keine Zahlung, reichst du beim zuständigen Betreibungsamt ein Betreibungsbegehren ein. Zuständig ist das Betreibungsamt am Wohnort der Schuldnerin (bei im Handelsregister eingetragenen Firmen am Sitz). Das Begehren kann online über den Betreibungsschalter des Bundes ausgefüllt werden.
Der Ablauf danach:
- Das Betreibungsamt stellt der Schuldnerin einen Zahlungsbefehl zu. Darin wird sie aufgefordert, die Forderung samt Zins und Betreibungskosten innert 20 Tagen zu bezahlen.
- Die Schuldnerin kann innert 10 Tagen Rechtsvorschlag erheben – das heisst, sie bestreitet die Forderung. In dem Fall musst du den Rechtsvorschlag beseitigen, in der Regel über ein Gerichtsverfahren.
- Bleibt der Rechtsvorschlag aus und die Zahlung auch, kannst du das Verfahren mit einem Fortsetzungsbegehren fortsetzen.
Die Gebühren für das Betreibungsbegehren hängen von der Forderungshöhe ab – sie reichen von rund CHF 40 bei Forderungen bis CHF 500 bis etwa CHF 100 bei Forderungen bis CHF 100'000. Du bezahlst die Gebühr vor, kannst sie aber der Schuldnerin weiterverrechnen.
Offene Rechnungen im Blick behalten
Für das Mahnwesen brauchst du vor allem eines: den Überblick, welche Rechnungen offen, welche überfällig und welche bezahlt sind. Ein Rechnungsprogramm mit integriertem Forderungsstatus nimmt dir das ab.
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