Pflichtangaben auf Schweizer Rechnungen
Eine klare und präzise Rechnung ist der Schlüssel, um Zahlungsverzögerungen zu minimieren. Um sicherzustellen, dass deine Rechnungen bei allen Empfängern auch korrekt verarbeitet und bezahlt werden können, ist wichtig, dass die Pflichtelemente einer Rechnung eingehalten werden.
Falls Elemente fehlen, kann es bei Empfänger:innen in einer Mehrwertsteuer-Kontrolle oder in einem Audit zu Problemen kommen, weshalb Rechnungen ohne eine klare Aufführung aller Mindestelemente vielfach nicht akzeptiert werden.
Mindestelemente auf Schweizer Rechnungen
- Name und Adresse des Rechnungsstellers
- Name und Adresse der Empfänger:in (ab 400 CHF)
- Genaue Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Rechnungsdatum
- Datum der Lieferung oder Leistung, falls abweichend vom Rechnungsdatum
- Zu bezahlender Preis
- Angewandter MWST-Satz und Steuerbetrag, falls nicht im Preis enthalten.
- Deine MWST-Nummer, falls bei der Mehrwertsteuer registriert.
Die Mindestelemente sind gemäss Art. 26, Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer auf Rechnungen erforderlich.
Nutze unser kostenfreies Tool, um eine einfache Schweizer QR-Rechnung zu erstellen, die all diese Pflichtangaben berücksichtigt und dir die Arbeit erheblich erleichtert.
Firmenname auf Rechnungen
Wenn du als Einzelperson selbstständig bist und du keine GmbH, AG oder Kollektivgesellschaft gegründet hast, muss dein Name auf der Rechnung ersichtlich sein – auch wenn du unter einem Fantasienamen (z.B. Studio11) auftrittst (z.B. Studio11 Holzberg).
Datum der Lieferung/Leistungserbringung
Das Datum der Lieferung oder Leistungserbringung ist ein weiteres Pflichtelement auf der Rechnung, wenn dieses von dem Rechnungsdatum abweicht. Es gibt an, wann die Dienstleistung erbracht oder die Ware geliefert wurde.
Mehrwertsteuernummer (MWST-Nr.)
Falls dein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, ist es wichtig, die MWST-Nummer auf der Rechnung gut sichtbar anzugeben. Diese hast du von der Eidgenössischen Steuerverwaltung bei der Anmeldung erhalten und ist im folgenden Format:
Format: CHE-123.456.789 MWST
Die MWST-Nummer hilft dabei, die Steuer korrekt zu verrechnen und vereinfacht den Buchhaltungsprozess sowohl für dein Unternehmen als auch für die Empfänger:in.
Bei Saldosteuersatz
Wenn du bei der MWST mit der Abrechnungsmethode Saldosteuersatz registriert bist, musst du auf der Rechnung nicht deinen Saldosteuersatz sondern den üblichen Mehrwertsteuersatz der Ware oder Leistung auflisten.
Bei Mehrwertsteuerbefreiung
Wenn du nicht bei der MWST registriert bist, weil du aufgrund vom Umsatz noch von der Steuer befreit bist, wird empfohlen, dies auf der Rechnung ausdrücklich zu vermerken, damit Empfänger:innen keine fehlerhaften Vorsteuerabzüge geltend zu machen versuchen.
Zusätzliche empfohlene Rechnungsangaben
Wir empfehlen dir, ebenfalls folgende Angaben auf deiner Rechnung zu vermerken, da das Fehlen dieser Angaben in einigen Fällen zu organisatorischen Verzögerungen führen kann.
- Eindeutig identifizierbare Rechnungsnummer
- Klare Liste von Rechnungspositionen
- Zahlungsbedingungen
Schweizer QR-Rechnung schreiben
Mit einem QR-Zahlteil nach Schweizer Zahlungsstandards kannst du es für deine Kundschaft am einfachsten gestalten, deine Forderungen zu bezahlen.
Was ist ein QR-Zahlteil?
Der QR-Zahlteil ist ein zentraler Bestandteil der QR-Rechnung und ersetzt den früheren Einzahlungsschein. Er beinhaltet alle wichtigen Zahlungsinformationen und ist sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Zahlungspflichtigen von grossem Nutzen.
Der QR-Zahlteil beinhält unter anderem folgende Angaben:
- IBAN oder QR-IBAN des Empfängers: Die Kontonummer, auf die der Betrag überwiesen werden soll.
- Betreff und Mitteilungen: Ein Feld für zusätzliche Informationen wie Rechnungsnummer oder Kundennummer.
- Zahlbetrag: Der zu überweisende Betrag in Schweizer Franken.
- Informationen zum Zahlungspflichtigen: Name und Adresse des Zahlers.
- Optional eine Referenznummer: Eine eindeutige Kennziffer zur schnellen Zuordnung der Zahlung.
Mit dem QR-Zahlteil wird die Überweisung für den Empfänger und den Sender vereinfacht, indem die Informationen direkt in digitalen Zahlungssystemen und Banking-Apps eingescannt und übernommen werden können. Dies reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungsprozess erheblich.
QR-Rechnung kostenlos erstellen
Um deine eigene QR-Rechnung zu erstellen, kannst du unser kostenfreies Tool nutzen. Es ermöglicht dir, ohne Konto direkt online eine QR-Rechnung zu schreiben und als PDF herunterzuladen.
Alternativ kannst du auch aus dem E-Banking einiger Banken einen QR-Zahlteil generieren, oder du kannst eine Webseite wie qr-rechnung.net benutzen, wenn du nur einen QR-Zahlteil ohne zugehörige Rechnung benötigst. Beachte aber, dass du auch dann noch eine saubere Rechnung dazu anhängst, damit du die gesetzlichen Anforderungen erfüllst.
Brauche ich eine QR-Rechnung oder reicht auch eine herkömmliche Rechnung?
Es steht dir völlig frei, eine herkömmliche Rechnung ohne QR-Zahlteil zu stellen. Beachte jedoch, dass QR-Rechnungen für deine Kunden weniger umständlich bezahlt werden können und damit das Risiko von Zahlungsverzug sinkt.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil der QR-Rechnung ist die Reduktion von Fehlern. Manuelle Eingaben von Zahlungsinformationen sind fehleranfällig, während die QR-Rechnung alle notwendigen Daten automatisch und korrekt überträgt.
Zahlungsfristen für Rechnungen
Die gängigste Zahlungsfrist ist 30 Tage. Ebenfalls verbreitet sind 14 Tage und 10 Tage.
Beachte aber, dass du damit rechnen musst, dass je nach Branche oft 10–30% aller Forderungen nicht termingerecht bezahlt werden. Stelle daher Rechnungen frühzeitig und erwäge bei grösseren Projekten Anzahlungen, um deinen eigenen Einnahmestrom zu sichern.
Darf ich die Zahlungsfrist frei bestimmen?
Gesetzlich gibt es keine Regelung zu Zahlungsfristen. Du kannst daher die Zahlungsfrist nach eigenem Ermessen wählen. Mit einer längeren Zahlungsfrist kommst du Empfänger:innen natürlich entgegen. Denke daran, die gewählte Zahlungsfrist klar und unmissverständlich auf deiner Rechnung zu vermerken, um Missverständnisse zu vermeiden.
Was sind Skonti?
Ein Skonto ist ein Preisnachlass, wenn die Rechnung innerhalb einer kürzeren Frist als der Standardzahlungsfrist beglichen wird. Damit setzt du Anreize für frühzeitige Zahlungen. Zum Beispiel könntest du einen Skonto von 2% gewähren, wenn die Rechnung innerhalb von 10 Tagen bezahlt wird.
Wann verschicke ich eine Mahnung an Kund:innen?
In der Schweiz sind schriftliche Abmahnungen nicht gesetzlich geregelt. Gemäss KMU-Portal des Bundes und dem Betreibungsgesetz darf man Kund:innen nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt betreiben.
Es wird jedoch empfohlen, Zahlungserinnerungen zu schicken, bevor man ein Betreibungsverfahren einleitet. Betreibungsverfahren sind oftmals mühsam und unangenehm. Ein versehentliches Versagen auf Kundenseite ist in vielen Fällen mit Erinnerungen oder Mahnungsgebühren behebbar.
Mahnungen laufen normalerweise so ab:
- Zahlungserinnerung
- Erste Mahnung
- Zweite Mahnung
Gemäss Art. 104 OR darfst du bei Mahnungen einen Verzugszins von bis zu 5 % pro Jahr erheben. Verrechnet man mehr als 5 %, muss das explizit in den AGBs stehen.
Debitorenmanagement
Moderne Debitorenmanagement-Software kann dir dabei helfen, den Überblick über deine offenen Forderungen zu behalten, Einblicke über die Höhe der ausstehenden Zahlungen zu erhalten und Rechnungsempfänger in einem CRM zu speichern.
Falls du auf der Suche nach einer einfachen Buchhaltungssoftware mit eingebauter Forderungsverwaltung bist, empfehlen wir dir, unsere Business-Software Infinity Finance näher anzuschauen.
