Wer in der Schweiz Leistungen erbringt, stellt früher oder später eine Rechnung. Eine fehlerhafte Rechnung sorgt beim Empfänger für Rückfragen, blockiert Vorsteuerabzüge und landet im schlimmsten Fall bei einer MWST-Revision auf dem Stapel «nicht abzugsfähig». Dieser Guide deckt alles ab: von den gesetzlichen Pflichtangaben über die QR-Rechnung als Schweizer Standard bis zur Frage, was passiert, wenn niemand zahlt.
Pflichtangaben auf Schweizer Rechnungen
Eine klare und präzise Rechnung ist der Schlüssel, um Zahlungsverzögerungen zu minimieren. Um sicherzustellen, dass deine Rechnungen bei allen Empfängern auch korrekt verarbeitet und bezahlt werden können, ist wichtig, dass die Pflichtelemente einer Rechnung eingehalten werden.
Falls Elemente fehlen, kann es bei Empfänger:innen in einer Mehrwertsteuer-Kontrolle oder in einem Audit zu Problemen kommen, weshalb Rechnungen ohne eine klare Aufführung aller Mindestelemente vielfach nicht akzeptiert werden.
Mindestelemente auf Schweizer Rechnungen
- Name und Adresse des Rechnungsstellers (bei Einzelfirmen: dein bürgerlicher Name, auch wenn du unter einem Fantasienamen auftrittst)
- Name und Adresse der Empfängerin (ab CHF 400 obligatorisch)
- Datum der Rechnung
- Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, falls abweichend vom Rechnungsdatum
- Genaue Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung (Art, Umfang, Menge)
- Zu bezahlender Preis
- MWST-Satz und Steuerbetrag – separat ausgewiesen, falls du MWST-pflichtig bist
- Deine MWST-Nummer im Format CHE-123.456.789 MWST, falls registriert
Fehlt eines dieser Elemente, kann die Empfängerin keinen Vorsteuerabzug geltend machen – und eine MWST-Kontrolle beanstandet die Rechnung. In der Praxis heisst das: Die Rechnung kommt zurück und muss korrigiert werden. Deshalb lohnt es sich, die Pflichtangaben von Anfang an sauber einzuhalten.
Die Mindestelemente sind gemäss Art. 26, Bundesgesetz über die Mehrwertsteuer auf Rechnungen erforderlich.
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Firmenname auf Rechnungen
Wenn du als Einzelperson selbstständig bist und keine GmbH, AG oder Kollektivgesellschaft gegründet hast, muss dein bürgerlicher Name auf der Rechnung ersichtlich sein – auch wenn du unter einem Fantasienamen (z. B. «Studio11») auftrittst. In dem Fall steht beides auf der Rechnung: «Studio11 – Anna Holzberg».
Datum der Lieferung oder Leistungserbringung
Das Leistungsdatum ist ein Pflichtelement, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Es gibt an, wann die Dienstleistung erbracht oder die Ware geliefert wurde. Fehlt diese Angabe, kann die Empfängerin den Aufwand unter Umständen nicht der richtigen Periode zuordnen – was bei einer Revision Probleme macht.
Mehrwertsteuernummer (MWST-Nr.)
Falls dein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, gehört die MWST-Nummer gut sichtbar auf die Rechnung. Du hast sie bei der Anmeldung von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) erhalten, im Format:
CHE-123.456.789 MWST
Die MWST-Nummer ermöglicht es der Empfängerin, den Vorsteuerabzug korrekt geltend zu machen, und vereinfacht den Buchhaltungsprozess auf beiden Seiten.
Empfohlene Zusatzangaben
Über die Pflicht hinaus sind die folgenden Angaben in der Praxis fast ebenso wichtig, weil sie Rückfragen vermeiden und die Zahlungsabwicklung beschleunigen:
- Eindeutig identifizierbare Rechnungsnummer (z. B. laufend, jahresbasiert: 2026-001)
- Klar aufgeschlüsselte Rechnungspositionen mit Einzelpreisen
- Zahlungsbedingungen (Zahlungsfrist, allfälliges Skonto)
- IBAN oder QR-IBAN für die Zahlung
Rechnung mit oder ohne MWST
Die MWST-Pflicht greift gemäss MWSTG, Art. 10 ab einem weltweiten Jahresumsatz von CHF 100'000. Wer darunter bleibt, kann sich freiwillig unterstellen – muss es aber nicht.
Wenn du MWST-pflichtig bist, weist du auf der Rechnung den anwendbaren Steuersatz separat aus: 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (reduzierter Satz) oder 3,8 % (Sondersatz Beherbergung). Die aktuellen Sätze gelten seit dem 1. Januar 2024.
Wenn du mit dem Saldosteuersatz abrechnest, gibst du auf der Rechnung trotzdem den regulären MWST-Satz an – nicht deinen Saldosteuersatz. Das verwirrt viele, ist aber klar geregelt. Eine Übersicht der aktuellen Mehrwertsteuersätze findest du in unserem MWST-Guide.
Wenn du nicht MWST-pflichtig bist, empfiehlt es sich, auf der Rechnung einen Vermerk anzubringen, etwa: «Ohne MWST – Unternehmen von der MWST befreit (Umsatz unter CHF 100'000)». Damit verhinderst du, dass Empfänger:innen versehentlich einen Vorsteuerabzug geltend machen.
Achtung: Ab dem 30. September 2026 können Banken QR-Rechnungen mit unstrukturierten Adressen ablehnen. Prüfe jetzt, ob deine Software bereits strukturierte Adressen erzeugt – sonst riskierst du, dass Zahlungen nicht verarbeitet werden.
Wer ein modernes Rechnungsprogramm wie Infinity nutzt, muss sich darüber keine Gedanken machen: Adressen werden automatisch in strukturierter Form im QR-Code hinterlegt. Bei manuellen Lösungen oder älteren Tools lohnt sich eine Prüfung.
QR-Rechnung kostenlos erstellen
Für einzelne QR-Rechnungen bieten einige Banken direkt im E-Banking einen Generator für QR-Zahlteile an. Alternativ kannst du Webseiten wie qr-rechnung.net nutzen, um einen einzelnen QR-Zahlteil zu erstellen. Achte dabei darauf, zusätzlich eine vollständige Rechnung mit allen gesetzlichen Pflichtangaben beizulegen.
Wenn du regelmässig Rechnungen stellst, lohnt sich eine Rechnungssoftware. Kundendaten, Produkte und wiederkehrende Rechnungen lassen sich speichern und wiederverwenden, statt jedes Mal bei null anzufangen.
Mit Infinity kannst du Rechnungen inklusive QR-Zahlteil direkt erstellen, versenden und verwalten. Du kannst Infinity 14 Tage kostenlos testen.
Den vollständigen Guide zur QR-Rechnung – inklusive QR-IBAN vs. normale IBAN, den drei Referenztypen und der strukturierten Adresspflicht 2026 – findest du hier: QR-Rechnung erstellen Schweiz.
Von der Offerte zur Rechnung
Der typische Ablauf beginnt oft mit einer Offerte, nicht mit einer Rechnung. Eine Offerte ist nach Schweizer Recht (OR, Art. 3 und Art. 7) ein verbindliches Angebot – sobald die Kundin annimmt, steht der Vertrag.
Der saubere Workflow lautet: Offerte erstellen, Kundenbestätigung abwarten, Leistung erbringen, Rechnung stellen. Wer diesen Ablauf in einer Software abbildet, kann die Offerte mit einem Klick in eine QR-Rechnung umwandeln, ohne Daten erneut einzugeben – so funktioniert es beispielsweise in Infinity mit dem visuellen Editor.
Mehr dazu in unserem separaten Guide: Offerte schreiben Schweiz – Pflichtangaben, Gültigkeit & Vorlage.
Zahlungsfristen und Zahlungsbedingungen
Das Schweizer Recht schreibt keine bestimmte Zahlungsfrist vor. Du kannst sie nach eigenem Ermessen festlegen. Die gängigsten Fristen in der Praxis:
- 30 Tage – der Schweizer Standard, besonders im B2B-Geschäft
- 14 Tage – verbreitet bei Freelancern und kleineren Aufträgen
- 10 Tage – wenn schnelle Zahlung gewünscht ist
Rechne damit, dass je nach Branche 10 bis 30 % aller Rechnungen nicht termingerecht bezahlt werden. Stelle Rechnungen deshalb frühzeitig – idealerweise sofort nach Leistungserbringung – und erwäge bei grösseren Projekten Anzahlungen (Akontorechnungen), um deinen Cashflow zu sichern.
Skonto als Anreiz für schnelle Zahlung
Ein Skonto ist ein Preisnachlass bei vorzeitiger Zahlung. Zum Beispiel: «2 % Skonto bei Zahlung innert 10 Tagen, netto 30 Tage.» Das setzt einen Anreiz, ohne die Standardfrist zu verkürzen. Vermerke die Bedingungen klar auf der Rechnung, damit keine Missverständnisse entstehen.
Was tun bei unbezahlten Rechnungen
Wenn eine Rechnung nach Ablauf der Zahlungsfrist offen bleibt, hast du in der Schweiz grundsätzlich das Recht, die Kundin direkt zu betreiben – ohne vorherige Mahnung. In der Praxis empfiehlt sich aber ein abgestuftes Vorgehen, bevor es zum Betreibungsverfahren kommt:
- Zahlungserinnerung – freundlich, kurz nach Fristablauf
- Erste Mahnung – bestimmter im Ton, mit neuer Frist (z. B. 10 Tage)
- Zweite Mahnung – Hinweis auf allfälligen Verzugszins und das bevorstehende Betreibungsverfahren
Gemäss OR, Art. 104 darfst du bei Verzug einen Verzugszins von 5 % pro Jahr erheben. Ein höherer Satz ist nur zulässig, wenn er vertraglich (z. B. in den AGBs) vereinbart wurde.
Kommt auch nach der zweiten Mahnung keine Zahlung, kannst du beim zuständigen Betreibungsamt ein Betreibungsbegehren einreichen. Das KMU-Portal des Bundes beschreibt den genauen Ablauf.
Mehr dazu in unserem separaten Guide: Mahnung schreiben Schweiz – Fristen, Vorlage & Betreibung.
Sonderfälle bei der Rechnungsstellung
Nicht jede Rechnung folgt dem Standardmuster. Einige Sonderfälle tauchen in der Praxis regelmässig auf:
- Proforma-Rechnung – eine Rechnung ohne Zahlungsaufforderung, z. B. für Zollzwecke oder als Vorankündigung. Sie ist kein steuerlich relevantes Dokument.
- Akontorechnung (Anzahlung) – wird bei grösseren Projekten vor der Schlussrechnung gestellt. Die MWST wird anteilig auf der Akontorechnung ausgewiesen.
- Gutschrift – korrigiert eine bereits gestellte Rechnung ganz oder teilweise. Wichtig: Die ursprüngliche Rechnungsnummer muss referenziert werden.
- Stornorechnung – macht eine fehlerhafte Rechnung komplett rückgängig, bevor eine neue erstellt wird.
Mehr dazu in unserem separaten Guide: Proforma-Rechnung, Akontorechnung & Gutschrift – Sonderfälle erklärt.
Digitale Archivierung und Aufbewahrungspflicht
In der Schweiz müssen Geschäftsunterlagen – darunter Rechnungen – gemäss OR, Art. 958f mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt am Ende des Geschäftsjahrs, in dem die Rechnung erstellt wurde.
Digitale und papierbasierte Belege gelten grundsätzlich als gleichwertig, solange die Buchhaltung ordnungsgemäss geführt wird. Das heisst: Du kannst Rechnungen digital archivieren und auf physische Kopien verzichten, wenn die Dokumente jederzeit abrufbar und unverändert gespeichert sind.
Ein Rechnungsprogramm mit integrierter Belegablage – wie Infinity – erledigt das automatisch: Jede erstellte oder empfangene Rechnung wird gespeichert und bleibt über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist zugänglich.
Rechnungen schreiben mit dem richtigen Tool
Rechnungen manuell in Word oder Excel zu erstellen funktioniert – aber es skaliert nicht. Wer regelmässig Rechnungen stellt, profitiert von einem Rechnungsprogramm, das QR-Rechnungen normkonform erstellt, den MWST-Ausweis automatisch berechnet, Kundenstammdaten verwaltet und jede Forderung direkt in der Buchhaltung verbucht.
Mit Infinity erstellst du QR-Rechnungen und Offerten in einem visuellen Editor, versendest sie per E-Mail oder Link und siehst auf einen Blick, welche Forderungen offen, bezahlt oder überfällig sind. Die Buchhaltung dahinter läuft mit – inklusive AI-gestützter Buchungsvorschläge über Live Accounting.
Mehr dazu in unserem separaten Guide: Rechnungsprogramm Schweiz – die besten Tools für KMU im Vergleich.
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Häufig gestellte Fragen
Brauche ich eine QR-Rechnung oder reicht eine herkömmliche Rechnung?
Es steht dir frei, eine Rechnung ohne QR-Zahlteil zu stellen. Die QR-Rechnung macht es deiner Kundschaft aber deutlich einfacher, zu bezahlen – ein Scan in der Banking-App genügt, alle Daten werden automatisch übernommen. Das reduziert Fehler und beschleunigt den Zahlungseingang.
Was muss auf einer Rechnung stehen, damit der Vorsteuerabzug gültig ist?
Alle Pflichtangaben gemäss Art. 26 MWSTG: Name und Adresse beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Rechnungsdatum, Betrag, MWST-Satz und -Betrag sowie die MWST-Nummer des Rechnungsstellers. Fehlt eine dieser Angaben, kann die ESTV den Vorsteuerabzug bei der Empfängerin beanstanden.
Darf ich die Zahlungsfrist frei bestimmen?
Ja. Das Schweizer Recht schreibt keine bestimmte Zahlungsfrist vor. Du kannst sie nach eigenem Ermessen wählen – gängig sind 10, 14 oder 30 Tage. Vermerke die Frist klar auf der Rechnung, um Missverständnisse zu vermeiden.
Muss ich zuerst mahnen, bevor ich betreiben kann?
Nein. In der Schweiz darfst du nach Ablauf der Zahlungsfrist direkt ein Betreibungsbegehren einreichen. In der Praxis ist es aber sinnvoll, vorher eine Zahlungserinnerung und ein bis zwei Mahnungen zu verschicken – viele offene Rechnungen sind schlicht vergessen, nicht böswillig.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahrs, in dem die Rechnung erstellt wurde (gemäss OR, Art. 958f). Digitale und physische Belege gelten als gleichwertig, solange die Buchhaltung ordnungsgemäss geführt wird.
Was ändert sich bei der QR-Rechnung ab September 2026?
Ab dem 30. September 2026 können Schweizer Banken QR-Rechnungen mit unstrukturierten Adressen (Typ K) ablehnen. Nur noch strukturierte Adressen (Typ S) mit separaten Feldern für Strasse, Hausnummer, PLZ und Ort werden verarbeitet. Stelle sicher, dass dein Rechnungsprogramm bereits strukturierte Adressen erzeugt.