CHF 100'000 Jahresumsatz: Das ist die Zahl, die in jedem Beitrag zur MWST-Pflicht steht. Sie stimmt auch, nur beantwortet sie die eigentlichen Fragen nicht. Ab wann genau beginnt die Pflicht, welche Umsätze zählen überhaupt mit, und was passiert, wenn du zu spät dran bist?
Wir gehen die Grenze durch, zeigen dir welche Einnahmen mitzählen und welche nicht, wann sich die freiwillige Unterstellung lohnt und wie die Anmeldung abläuft. Und den Fehler, der am meisten kostet: MWST ausweisen, bevor du registriert bist.
Die drei Bedingungen, bevor es um Zahlen geht
Bevor eine Umsatzgrenze überhaupt relevant wird, muss dein Unternehmen drei Voraussetzungen erfüllen. Laut ESTV ist ein Unternehmen mit Sitz im Inland grundsätzlich steuerpflichtig, wenn es selbstständig einer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit nachgeht, unter eigenem Namen nach aussen auftritt und auf die nachhaltige Erzielung von Einnahmen aus Leistungen ausgerichtet ist.
Die Rechtsform spielt keine Rolle. Einzelfirma, GmbH oder AG: Für die MWST-Pflicht zählt der Umsatz, nicht das Firmenkleid. Wer noch vor der Gründung steht, findet die Unterschiede der Rechtsformen im Guide zur Firmengründung in der Schweiz.
Die Umsatzgrenze: 100'000, aber nicht für alle
Die allgemeine Grenze liegt bei CHF 100'000 Umsatz aus Leistungen im In- und Ausland, die nicht von der Steuer ausgenommen sind. Daneben gelten laut ESTV abweichende Limiten:
- Nicht-gewinnstrebige, ehrenamtlich geführte Sport- oder Kulturvereine: mindestens CHF 250'000.
- Gemeinnützige Institutionen: mindestens CHF 250'000.
- Einrichtungen des öffentlichen Rechts: mindestens CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen an Nichtgemeinwesen.
- Einmalige Sport-, Kultur- oder Festanlässe: mindestens CHF 100'000 budgetierte steuerbare Einnahmen, etwa aus Festwirtschaft, Verkaufsständen, Werbung oder Sponsoring.
Die 250'000er-Grenze für Vereine wird regelmässig übersehen. Wer einen ehrenamtlich geführten Sportverein führt, hat also deutlich mehr Luft als ein Betrieb.
Welche Umsätze mitzählen und welche nicht
Hier entstehen die meisten Fehleinschätzungen. Massgebend sind die Entgelte aus steuerbaren Lieferungen und Dienstleistungen im Inland, aus Lieferungen und Dienstleistungen im Ausland, sofern sie im Inland steuerbar wären, sowie aus von der Steuer befreiten Leistungen im Inland.
Nicht mitgezählt werden dagegen Entgelte für von der Steuer ausgenommene Leistungen im Inland, Entgelte für Auslandleistungen, die im Inland ausgenommen wären, Einnahmen, die nicht aufgrund erbrachter Leistungen erzielt werden, also sogenannte Nicht-Entgelte nach Art. 18 Abs. 2 MWSTG wie Spenden oder Subventionen, sowie Einnahmen aus dem nicht-unternehmerischen Bereich.
Der Unterschied zwischen «befreit» und «ausgenommen» ist dabei entscheidend und wird ständig verwechselt: Von der Steuer befreite Leistungen, etwa Exporte, zählen zur Umsatzgrenze. Von der Steuer ausgenommene Leistungen, etwa viele Leistungen im Bildungs- oder Gesundheitsbereich, zählen nicht. Wer als Physiotherapeutin hauptsächlich ausgenommene Heilbehandlungen erbringt, kann also weit über CHF 100'000 Umsatz machen und trotzdem nicht MWST-pflichtig sein.
Wann die Steuerpflicht beginnt
Der Zeitpunkt hängt davon ab, ob du neu startest oder schon länger unterwegs bist.
Inländische Unternehmen, die ihre Tätigkeit neu aufnehmen oder durch Geschäftsübernahme beziehungsweise einen neuen Betriebszweig ausweiten, werden mit der Aufnahme dieser Tätigkeit obligatorisch steuerpflichtig, wenn nach den Umständen anzunehmen ist, dass die massgebende Umsatzgrenze innerhalb der folgenden zwölf Monate erreicht wird. Entscheidend ist also die Prognose, nicht der tatsächlich erreichte Umsatz.
Bestehende Unternehmen, die bisher von der Steuerpflicht befreit waren, werden nach Ablauf des Geschäftsjahres obligatorisch steuerpflichtig, in welchem die massgebende Umsatzgrenze erreicht wird.
Praktisch heisst das: Wer mit einem Businessplan startet, der im ersten Jahr CHF 150'000 vorsieht, ist ab Tag eins pflichtig. Wer klein anfängt und im dritten Jahr erstmals die Grenze knackt, wird es ab dem Folgejahr. Behalte deine rollenden Zwölfmonatsumsätze im Blick statt nur das Kalenderjahr.
Die Anmeldung: Ablauf und Frist
Die Anmeldung erfolgt online bei der ESTV. Nach Art. 66 Abs. 1 MWSTG hast du dich innert 30 Tagen nach Beginn der Steuerpflicht unaufgefordert anzumelden. Auch hier gilt das Prinzip der Selbstdeklaration: Niemand schreibt dich an.
Den Fragebogen und alle Angaben zur Anmeldung findest du bei der ESTV unter «MWST-Pflicht abklären und MWST anmelden». Welche Abrechnungsmethode zu dir passt, klärt der Beitrag zu Saldosteuersatz oder effektiver Methode.
Der teuerste Fehler: MWST ausweisen ohne Registrierung
Das passiert häufiger, als man denkt: Eine Vorlage aus dem Internet enthält eine MWST-Zeile, oder jemand übernimmt das Rechnungsmuster eines Kollegen. Der ausgewiesene Betrag wird damit geschuldet, ohne dass du im Gegenzug Vorsteuer abziehen könntest. Prüfe deine Rechnungsvorlage deshalb, bevor du die erste Rechnung stellst, und nicht erst bei der ersten Kontrolle.
Freiwillige Unterstellung: wann sie sich lohnt
Wer die Umsatzgrenzen nicht erreicht, kann sich trotzdem freiwillig als steuerpflichtige Person registrieren lassen. Die ESTV hält fest, dass eine freiwillige Steuerpflicht jeweils frühestens auf Beginn einer laufenden Steuerperiode möglich ist.
Dafür sprechen vor allem zwei Situationen. Erstens hohe Investitionen oder Vorleistungen: Nur wer registriert ist, kann die Vorsteuer auf Maschinen, Fahrzeugen, Software oder Ausbauten abziehen. In einer Aufbauphase mit hohen Ausgaben und tiefen Einnahmen entsteht so regelmässig ein Vorsteuerüberschuss, den die ESTV auszahlt. Zweitens eine reine B2B-Kundschaft: Wenn deine Kundinnen und Kunden selbst steuerpflichtig sind, ziehen sie die MWST als Vorsteuer ab. Die Steuer ist für sie kostenneutral, dein Preis bleibt also faktisch gleich.
Dagegen spricht das Privatkundengeschäft. Dort erhöht die MWST den Endpreis direkt, weil Privatpersonen keine Vorsteuer abziehen können. Wer hauptsächlich an Private verkauft und kaum Vorleistungen hat, verteuert damit sein Angebot und handelt sich zusätzlichen Aufwand ein.
Ein Hinweis für später: Wer mit Saldo- oder Pauschalsteuersätzen abrechnet, kann nicht für die Versteuerung ausgenommener Leistungen optieren. Wenn die Option für dich ein Thema ist, beeinflusst das die Wahl der Abrechnungsmethode.
Und wieder raus: die Abmeldung
Die Steuerpflicht endet mit dem Ende der unternehmerischen Tätigkeit oder, bei einer Vermögensliquidation, mit dem Abschluss des Liquidationsverfahrens. In diesen Fällen musst du dich innert 30 Tagen schriftlich bei der ESTV abmelden.
Sinkt dein massgeblicher Umsatz unter CHF 100'000 und ist zu erwarten, dass er auch in der folgenden Steuerperiode nicht mehr erreicht wird, kannst du dich von der Steuerpflicht befreien und aus dem MWST-Register löschen lassen. Die Abmeldung ist frühestens auf das Ende jener Steuerperiode möglich, in der die Grenze erstmals nicht mehr erreicht wurde, und muss der ESTV innert 60 Tagen nach Ende der Steuerperiode vorliegen. Wichtig: Meldest du dich nicht ab, gilt das als Verzicht auf die Befreiung, du bleibst also steuerpflichtig. Alle Angaben dazu stehen bei der ESTV zur Abmeldung.
Mit Infinity den Umsatz im Blick behalten
Die MWST-Pflicht verpasst man nicht aus Absicht, sondern weil die Zahlen erst beim Jahresabschluss zusammenkommen. Genau das löst eine laufend geführte Buchhaltung: Mit Infinity, der KI-Buchhaltung der Schweiz, verbindest du dein Bankkonto, bestätigst KI-Buchungsvorschläge in Echtzeit und siehst deinen aufgelaufenen Umsatz jederzeit in der Erfolgsrechnung, statt ihn einmal im Jahr zu rekonstruieren.
Sobald du registriert bist, stellst du mit Infinity Rechnungen mit den gesetzlichen Sätzen und MWST-Nummer aus. Wie die Abrechnung danach läuft, steht im Beitrag zu den MWST-Fristen und zum ESTV-Portal, und die Grundlagen findest du im Guide zur Mehrwertsteuer für Selbstständige.
Häufige Fragen zur MWST-Pflicht
Die Grenze im Blick, bevor sie dich einholt
Die MWST-Pflicht ist kein Risiko, wenn du deine Zahlen kennst. Mit Infinity siehst du deinen laufenden Umsatz jederzeit, erkennst rechtzeitig, wann die Grenze näher rückt, und stellst nach der Anmeldung korrekte Rechnungen mit MWST-Nummer.
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