Eine Offerte zu schreiben klingt nach einem Formular. In Wirklichkeit gibst du damit ein rechtsverbindliches Angebot ab: Nimmt die Kundin an, steht der Vertrag – auch ohne Unterschrift, auch ohne separaten Vertragsabschluss. Wer das nicht weiss, kalkuliert vielleicht zu knapp, vergisst die Gültigkeitsfrist oder verwechselt die Offerte mit einem unverbindlichen Kostenvoranschlag.
Dieser Guide zeigt dir, wie du in der Schweiz eine Offerte schreibst, die rechtlich sauber ist und gleichzeitig professionell wirkt. Von den Pflichtangaben über die richtige Klausel bis zum Schritt, in dem die Offerte zur QR-Rechnung wird.
Was ist eine Offerte – und warum ist sie verbindlich?
Eine Offerte ist im Schweizer Obligationenrecht (OR) ein Antrag im Sinne von OR Art. 3. Das bedeutet: Wer ein Angebot abgibt, ist daran gebunden, sobald es der Empfängerin zugeht. Die Bindungswirkung tritt ein, ohne dass die Kundin etwas unterschreiben muss – die Annahme genügt.
Das hat zwei praktische Konsequenzen:
- Du musst die Leistung zum genannten Preis erbringen, sobald die Kundin annimmt. Verweigerst du danach, kann sie dich auf Erfüllung oder Schadenersatz belangen.
- Die Bindung dauert bis zum Ablauf der von dir gesetzten Gültigkeitsfrist. Ohne explizite Frist greift eine «angemessene Frist» nach OR Art. 5 – in der Praxis je nach Branche einige Tage bis wenige Wochen.
Deshalb lohnt es sich, bei jeder Offerte sauber zu kalkulieren und die Gültigkeit klar zu benennen.
Offerte vs. Kostenvoranschlag
Die Begriffe werden häufig synonym verwendet – rechtlich sind es zwei verschiedene Dinge, mit sehr unterschiedlichen Konsequenzen für dich als Anbieterin.
Die Faustregel: Ist der Scope klar, schreibst du eine Offerte. Ist der Aufwand schwer abschätzbar – etwa bei einer Sanierung oder einem explorativen Beratungsauftrag – ist ein Kostenvoranschlag die sicherere Wahl. Achte aber darauf, das Dokument auch so zu betiteln: Wer «Kostenvoranschlag» schreibt, darunter aber einen Fixpreis aufführt, wird im Streitfall oft wie ein Offerent behandelt.
Pflichtangaben einer Offerte
Das Schweizer Recht kennt keine formale Checkliste für Offerten. Die folgenden Angaben ergeben sich aber aus dem allgemeinen Vertragsrecht (OR Art. 1–10) und aus der Praxis – sie machen die Offerte rechtssicher und verhindern Rückfragen:
Je konkreter die Leistungsbeschreibung, desto weniger Diskussionsspielraum entsteht im Nachhinein. «Webseite erstellen» ist zu vage; «Redesign Website, 5 Seiten, responsive, inkl. 2 Feedbackrunden» gibt beiden Seiten Klarheit.
Gültigkeitsfrist richtig setzen
Die Gültigkeitsfrist bestimmt, wie lange du an dein Angebot gebunden bist. In der Praxis sind 30 Tage der Schweizer Standard – je nach Branche und Projekt sind auch 14 oder 60 Tage üblich.
Setzt du keine Frist, greift OR Art. 5: Die Offerte bleibt während einer «angemessenen Zeit» gültig. Was angemessen ist, hängt von den Umständen ab – aber du willst diese Frage nicht einem Richter überlassen. Deshalb: Gültigkeitsfrist immer explizit angeben.
Ein Widerrufsrecht lässt sich auch innerhalb einer verbindlichen Offerte einbauen: «Diese Offerte gilt bis zum [Datum]. Ein Widerruf wird ausdrücklich vorbehalten.» So bleibst du gebunden, behältst aber eine Rückzugsmöglichkeit, falls sich deine Einkaufspreise ändern.
MWST auf der Offerte
Falls du MWST-pflichtig bist (ab CHF 100'000 weltweitem Jahresumsatz), weist du den Steuersatz und -betrag separat aus – genau wie auf einer Rechnung. Die aktuellen Sätze: 8,1 % (Normalsatz), 2,6 % (reduzierter Satz) oder 3,8 % (Sondersatz Beherbergung).
Auch bei der Offerte gilt: Wenn du mit dem Saldosteuersatz abrechnest, gibst du trotzdem den regulären MWST-Satz an – nicht deinen Saldosteuersatz. Eine Übersicht findest du im MWST-Guide.
Bist du nicht MWST-pflichtig, empfiehlt sich ein kurzer Vermerk: «Preise exkl. MWST – Unternehmen von der MWST befreit.» So vermeidest du Rückfragen.
AGB: Wann und wie einbeziehen
Wenn du Allgemeine Geschäftsbedingungen hast, müssen sie in der Offerte explizit referenziert oder als Beilage mitgegeben werden. Ein nachträglicher Verweis in der Rechnung reicht nicht – die Kundin muss die AGB vor der Annahme kennen können.
Gängige Formulierung: «Es gelten unsere AGB (siehe Beilage / einsehbar unter [URL]).» Sobald die Kundin die Offerte annimmt, sind die AGB damit Vertragsbestandteil.
Von der Offerte zur QR-Rechnung
Der saubere Workflow nach der Annahme:
- Kundenbestätigung erhalten (E-Mail, mündliche Zusage oder Unterschrift)
- Leistung erbringen
- Offerte in eine Rechnung umwandeln – idealerweise per Klick in deinem Rechnungstool, damit Positionen, Preise und Kundendaten automatisch übernommen werden
- QR-Rechnung versenden und auf Zahlung warten
Mit Infinity erstellst du Offerten im visuellen Editor – inklusive Instant Fill, das Positionen und Preise KI-gestützt vorschlägt. Nach der Annahme wird die Offerte mit einem Klick zur QR-Rechnung: Kundendaten, Positionen und MWST-Berechnung werden automatisch übernommen, die Buchhaltung läuft direkt im Hintergrund mit.
Alle gesetzlichen Anforderungen an eine Schweizer Rechnung – Pflichtangaben, QR-Zahlteil, MWST-Ausweis – findest du in unserem vollständigen Rechnungs-Guide.
Offerten aufbewahren
Offerten sind Geschäftsdokumente und unterliegen der Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach OR Art. 958f. Digital oder physisch – beides ist zulässig, solange die Dokumente jederzeit abrufbar und unverändert gespeichert sind.
Wer ein Rechnungsprogramm mit integrierter Offertenverwaltung nutzt, hat dieses Thema automatisch im Griff: Jede erstellte Offerte wird gespeichert und bleibt über die gesetzliche Frist zugänglich.
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