La facture standard, prestation fournie, facture émise, paiement reçu, couvre le quotidien de la plupart des freelances et PME. Mais certaines situations nécessitent autre chose : tu souhaites demander un acompte avant le début d’un projet, corriger une facture déjà émise ou fournir à la douane un document qui ne déclenche aucune obligation de paiement.
Pour ces cas, il existe différents types de factures. Ce guide présente les cinq principaux : facture pro forma, facture d’acompte, facture partielle, facture finale et note de crédit (facture d’annulation). Pour chacun, tu découvriras quand l’utiliser, quel est son impact sur la TVA et comment le comptabiliser.
Pour les mentions obligatoires, la facture QR et les délais de paiement d’une facture suisse classique, consulte notre guide complet sur la facturation.
Les types de factures en un coup d’œil
Facture pro forma
Une facture pro forma ressemble à une facture classique, mais ce n’en est pas une. Elle ne crée aucune obligation de paiement et n’a pas de portée fiscale. Elle n’est pas comptabilisée et ne permet ni à l’émetteur de déclarer un chiffre d’affaires imposable ni au destinataire de déduire l’impôt préalable.
Quand en as-tu besoin ?
L’utilisation la plus fréquente concerne l’expédition de marchandises à l’étranger. Si tu envoies des marchandises dans un pays tiers, y compris des échantillons gratuits, des pièces de rechange ou des cadeaux, la douane exige un document indiquant leur valeur. Lorsqu’aucune facture commerciale définitive n’est encore disponible, la facture pro forma remplit cette fonction.
Elle peut également servir à annoncer un paiement anticipé, afin que le client sache à l’avance quel montant il devra payer avant l’émission de la facture définitive, à fournir des documents à une banque ou une assurance, ou encore à planifier des centres de coûts en interne.
Comment l’établir correctement
Le document doit clairement porter la mention « Facture pro forma » ou « Pro Forma Invoice ». Ce n’est pas facultatif. Sans cette indication, il pourrait être considéré comme une facture ordinaire, avec toutes les conséquences fiscales que cela implique.
Le contenu correspond en grande partie à celui d’une facture classique, avec l’émetteur, le destinataire, les positions et la valeur des marchandises, mais sans indication de TVA et sans demande de paiement. Une formulation standard utile est : « Cette facture pro forma ne crée aucune obligation de paiement et sert exclusivement à des fins douanières/informatives. »
Comptabilisation
Aucune. La facture pro forma n’est pas comptabilisée puisqu’elle n’est pas un document fiscalement pertinent. Une fois la prestation fournie et la facture définitive émise, seule cette dernière est enregistrée dans la comptabilité.
Facture d’acompte
Une facture d’acompte demande un paiement anticipé pour un projet qui n’a pas encore été entièrement réalisé. C’est une manière propre de sécuriser la trésorerie sur des mandats importants, notamment dans la construction, l’artisanat, le développement informatique et le conseil.
Quand en as-tu besoin ?
Chaque fois que tu souhaites recevoir un paiement avant d’avoir fourni l’intégralité de la prestation. Il peut s’agir d’un pourcentage fixe du montant de l’offre, par exemple 30 % au début du projet, d’un plan de paiement basé sur des étapes ou encore de la couverture des coûts de matériel.
Le montant et le moment du paiement devraient être convenus dans l’offre ou dans le contrat afin d’éviter toute discussion par la suite.
Traitement de la TVA
Si tu es assujetti à la TVA, tu dois déjà indiquer la TVA proportionnellement sur la facture d’acompte. Il n’est pas permis d’attendre la facture finale pour facturer l’ensemble de la TVA. La facture d’acompte indique donc : montant net + TVA = montant brut, comme une facture ordinaire.
Comptabilisation
À sa réception, l’acompte est comptabilisé comme « acompte reçu » sur un compte de passif, et non comme produit. Le produit n’est reconnu que lorsque la prestation est réalisée et que la facture finale est émise. L’acompte est alors soldé.
Facture d’acompte vs. facture partielle
Les deux termes sont souvent utilisés comme des synonymes, mais ils ne désignent pas la même chose :
- Facture d’acompte – demande un paiement avant que la prestation soit réalisée. Le montant se base sur le volume du projet, et non sur le degré d’avancement.
- Facture partielle – facture une partie clairement délimitée de la prestation qui a déjà été réalisée. Le montant correspond au travail effectivement effectué.
Dans la pratique, cette distinction est importante pour la comptabilisation des produits : une facture partielle peut être enregistrée directement comme produit puisque la prestation a déjà été fournie, contrairement à une facture d’acompte.
Facture finale
La facture finale est le document de clôture après une ou plusieurs factures d’acompte ou factures partielles. Elle indique le montant total du projet et déduit de manière transparente les montants déjà payés.
Comment la structurer
La structure est essentielle pour que la facture finale soit compréhensible et que la TVA soit correcte :
- Lister toutes les positions avec leur prix total, comme dans l’offre
- Calculer le sous-total (net)
- Déduire les factures d’acompte/partielles déjà émises, avec à chaque fois le numéro de facture et le montant net
- Calculer le solde restant (net)
- Indiquer la TVA sur le solde restant
- Indiquer le montant brut à payer
La logique de TVA : la TVA est indiquée séparément à chaque étape, proportionnellement sur les factures d’acompte et comme différence sur la facture finale. La somme de tous les montants de TVA indiqués sur les factures d’acompte et la facture finale doit exactement correspondre à la TVA sur le montant total.
Note de crédit et facture d’annulation
Si une facture déjà émise est incorrecte, par exemple en raison d’un mauvais montant, d’une prestation erronée ou d’un double envoi, il faut établir un document de correction. En Suisse, deux méthodes sont couramment utilisées :
Note de crédit (correction partielle)
Une note de crédit corrige tout ou partie d’une facture existante. Elle doit impérativement faire référence au numéro de la facture d’origine et annule le montant à corriger, TVA comprise.
Situations typiques : un client fait une réclamation et tu lui accordes une réduction. Une position a été mal calculée. Une partie de la prestation n’a pas été fournie.
La note de crédit possède son propre numéro, par exemple NC-2026-001, sa propre date et indique la TVA avec un signe négatif. En comptabilité, elle est enregistrée comme écriture d’annulation ou écriture négative sur les comptes concernés.
Facture d’annulation (annulation complète)
Si une facture est entièrement incorrecte, par exemple parce qu’elle a été adressée au mauvais destinataire ou que son montant est complètement faux, tu l’annules intégralement avant d’émettre une nouvelle facture correcte. La facture d’annulation inverse la facture d’origine : même montant, mêmes détails de TVA, signe négatif.
Le processus : créer la facture d’annulation en faisant référence au numéro d’origine, puis émettre une nouvelle facture correcte avec un nouveau numéro. En comptabilité, la facture d’origine et l’annulation se compensent. Seule la nouvelle facture reste ouverte.
Important pour les notes de crédit et annulations
Ne supprime jamais du système une facture qui a déjà été envoyée. Même une facture annulée doit rester traçable dans la comptabilité. L’obligation de conservation de dix ans (CO art. 958f) s’applique également aux documents erronés et annulés. La méthode correcte est toujours la même : conserver la facture d’origine, créer un document d’annulation ou une note de crédit, puis émettre une nouvelle facture.
Le cycle du projet : de l’offre à la facture finale
Dans les projets importants, les différents types de factures s’enchaînent. Le déroulement typique est le suivant :
- Créer une offre avec un plan de paiement, par exemple 30 % à l’attribution du mandat, 30 % à une étape clé, 40 % à la fin du projet
- Facture d’acompte à l’attribution du mandat, 30 % du montant de l’offre, avec TVA
- Deuxième facture d’acompte à l’étape clé, 30 % supplémentaires, avec TVA
- Prestation entièrement réalisée
- Facture finale, montant total moins les deux factures d’acompte (net), TVA sur le solde restant
- Ajouter un bulletin de paiement facture QR à chacune de ces factures
Ce processus suppose que chaque facture soit correctement numérotée, qu’elle fasse référence à l’offre et que les acomptes soient déduits de manière transparente sur la facture finale. Avec un logiciel de facturation comme Infinity, ce workflow peut être géré via les offres et les factures, avec bulletin de paiement QR automatique et aperçu des débiteurs.
Teste Infinity gratuitement pendant 14 jours, avec un nombre illimité d’offres et de factures, sans carte de crédit.
Questions fréquentes
