Die Standard-Rechnung – Leistung erbracht, Rechnung gestellt, Zahlung erhalten – deckt den Alltag der meisten Freelancer und KMU ab. Aber es gibt Situationen, in denen das nicht reicht: Du willst eine Anzahlung vor Projektbeginn, musst eine bereits gestellte Rechnung korrigieren, oder brauchst ein Dokument für den Zoll, das keine Zahlungspflicht auslöst.
Für diese Fälle gibt es spezialisierte Rechnungsarten. Dieser Guide erklärt die fünf wichtigsten: Proforma-Rechnung, Akontorechnung, Teilrechnung, Schlussrechnung und Gutschrift (Stornorechnung). Für jede erfährst du, wann sie zum Einsatz kommt, wie sie sich auf die MWST auswirkt und wie du sie verbuchst.
Für die allgemeinen Pflichtangaben, QR-Rechnung und Zahlungsfristen einer regulären Schweizer Rechnung, siehe unseren vollständigen Rechnungs-Guide.
Die Rechnungsarten im Überblick
Proforma-Rechnung
Eine Proforma-Rechnung sieht aus wie eine normale Rechnung – ist aber keine. Sie löst weder eine Zahlungspflicht aus noch ist sie steuerlich relevant. Sie wird nicht in der Buchhaltung erfasst und berechtigt weder dich zum Umsatzausweis noch die Empfängerin zum Vorsteuerabzug.
Wann brauchst du sie?
Der häufigste Einsatz: Warenversand ins Ausland. Wenn du Waren in ein Drittland versendest – auch kostenlose Muster, Ersatzteile oder Geschenke – verlangt der Zoll ein Dokument mit Wertangabe. Liegt noch keine reguläre Handelsrechnung vor, erfüllt die Proforma-Rechnung diese Funktion.
Weitere Einsatzgebiete: Vorkasse-Ankündigungen (der Kunde sieht vorab, was er zahlen wird, bevor die definitive Rechnung folgt), Dokumentation für Banken oder Versicherungen, und interne Kostenstellenplanung.
So erstellst du sie korrekt
Das Dokument muss klar als «Proforma-Rechnung» oder «Proforma Invoice» betitelt sein – das ist nicht optional. Enthält es keinen solchen Vermerk, könnte es als reguläre Rechnung behandelt werden, mit allen steuerlichen Konsequenzen.
Der Inhalt entspricht weitgehend dem einer regulären Rechnung (Absender, Empfänger, Positionen, Warenwert), aber ohne MWST-Ausweis und ohne Zahlungsaufforderung. Ein guter Standardhinweis: «Diese Proforma-Rechnung begründet keine Zahlungspflicht und dient ausschliesslich Zoll-/Informationszwecken.»
Verbuchung
Keine. Die Proforma-Rechnung wird nicht verbucht, weil sie kein steuerlich relevantes Dokument ist. Sobald die Leistung erbracht und die reguläre Rechnung gestellt wird, geht nur die reguläre Rechnung in die Buchhaltung.
Akontorechnung (Anzahlung)
Eine Akontorechnung fordert eine Vorauszahlung auf ein Projekt, das noch nicht (vollständig) erbracht wurde. Sie ist das saubere Mittel, um den Cashflow bei grösseren Aufträgen zu sichern – typisch im Bauwesen, bei Handwerkern, in der IT-Entwicklung und bei Beratungsprojekten.
Wann brauchst du sie?
Immer dann, wenn du eine Anzahlung brauchst, bevor du die gesamte Leistung erbracht hast. Das kann ein fixer Prozentsatz des Offertbetrags sein (z. B. 30 % bei Projektstart), ein Meilenstein-basierter Zahlungsplan oder eine Abdeckung der Materialkosten.
Die Höhe und der Zeitpunkt sollten in der Offerte oder im Vertrag vereinbart werden – so gibt es später keine Diskussion.
MWST-Behandlung
Wenn du MWST-pflichtig bist, musst du die MWST bereits auf der Akontorechnung anteilig ausweisen. Es ist nicht zulässig, die MWST erst mit der Schlussrechnung zu verrechnen. Auf der Akontorechnung steht also: Nettobetrag + MWST = Bruttobetrag, genau wie auf einer regulären Rechnung.
Verbuchung
Die Anzahlung wird bei Eingang als «erhaltene Anzahlung» auf einem Passivkonto verbucht – nicht als Ertrag. Erst wenn die Leistung erbracht ist und die Schlussrechnung gestellt wird, wird der Ertrag realisiert und die Anzahlung aufgelöst.
Akontorechnung vs. Teilrechnung
Die Begriffe werden häufig synonym verwendet, meinen aber nicht dasselbe:
- Akontorechnung – fordert eine Vorauszahlung an, bevor die Leistung erbracht ist. Der Betrag orientiert sich am Projektvolumen, nicht am bisherigen Leistungsstand.
- Teilrechnung – rechnet eine bereits erbrachte und klar abgegrenzte Teilleistung ab. Der Betrag entspricht dem tatsächlichen Leistungsstand.
In der Praxis ist die Unterscheidung wichtig, weil sie die Ertragsverbuchung beeinflusst: Eine Teilrechnung kann direkt als Ertrag gebucht werden (die Leistung ist ja erbracht), eine Akontorechnung nicht.
Schlussrechnung
Die Schlussrechnung ist das Abschlussdokument nach einem oder mehreren Akonto-/Teilrechnungen. Sie listet den Gesamtbetrag des Projekts auf und zieht die bereits bezahlten Beträge transparent ab.
So baust du sie auf
Der Aufbau ist entscheidend, damit die Schlussrechnung nachvollziehbar ist und die MWST stimmt:
- Alle Leistungspositionen mit Gesamtpreis auflisten (wie in der Offerte)
- Zwischensumme (netto) bilden
- Bereits gestellte Akonto-/Teilrechnungen abziehen – jeweils mit Rechnungsnummer und Nettobetrag
- Restbetrag (netto) berechnen
- MWST auf den Restbetrag ausweisen
- Zu zahlender Bruttobetrag
Die MWST-Logik: Die MWST wird auf jeder Stufe separat ausgewiesen – anteilig auf den Akontorechnungen und als Differenz auf der Schlussrechnung. Die Summe aller ausgewiesenen MWST-Beträge (Akonto + Schluss) ergibt exakt die MWST auf den Gesamtbetrag.
Gutschrift und Stornorechnung
Wenn eine bereits gestellte Rechnung falsch ist – falscher Betrag, falsche Leistung, doppelt versendet – brauchst du ein Korrekturdokument. In der Schweizer Praxis gibt es dafür zwei Wege:
Gutschrift (Teilkorrektur)
Eine Gutschrift korrigiert eine bestehende Rechnung ganz oder teilweise. Sie verweist zwingend auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und kehrt den zu korrigierenden Betrag um – inklusive MWST.
Typische Situationen: Ein Kunde reklamiert, und du gewährst einen Preisnachlass. Eine Position war falsch kalkuliert. Ein Teil der Leistung wurde nicht erbracht.
Die Gutschrift hat eine eigene Nummer (z. B. GS-2026-001), trägt ein eigenes Datum und weist die MWST mit negativem Vorzeichen aus. In der Buchhaltung wird sie als Storno- oder Minusbuchung auf den betroffenen Konten verbucht.
Stornorechnung (Vollständige Stornierung)
Wenn eine Rechnung komplett falsch ist – falscher Empfänger, komplett falscher Betrag – stornierst du sie in vollem Umfang und stellst anschliessend eine neue, korrekte Rechnung. Die Stornorechnung macht die ursprüngliche Rechnung rückgängig: gleicher Betrag, gleiches MWST-Detail, negatives Vorzeichen.
Der Ablauf: Stornorechnung erstellen (verweist auf die Originalnummer), neue korrekte Rechnung mit neuer Nummer ausstellen. In der Buchhaltung heben sich Originalrechnung und Storno gegenseitig auf; nur die neue Rechnung bleibt stehen.
Wichtig bei Gutschriften und Stornos
Lösche niemals eine bereits versandte Rechnung aus dem System. Auch eine stornierte Rechnung muss in der Buchhaltung nachvollziehbar bleiben – die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren (OR Art. 958f) gilt auch für fehlerhafte und stornierte Dokumente. Die saubere Methode ist immer: Originalrechnung behalten, Storno-/Gutschriftsdokument erstellen, neue Rechnung ausstellen.
Der Projektzyklus: Von der Offerte zur Schlussrechnung
In grösseren Projekten greifen die verschiedenen Rechnungsarten ineinander. Der typische Ablauf:
- Offerte erstellen – mit Zahlungsplan (z. B. 30 % bei Auftragserteilung, 30 % bei Meilenstein, 40 % bei Projektabschluss)
- Akontorechnung bei Auftragserteilung – 30 % des Offertbetrags, mit MWST
- Zweite Akontorechnung bei Meilenstein – weitere 30 %, mit MWST
- Leistung vollständig erbracht
- Schlussrechnung – Gesamtbetrag abzüglich der beiden Akontorechnungen (netto), MWST auf den Restbetrag
- QR-Rechnung als Zahlteil auf jeder dieser Rechnungen
Dieser Ablauf setzt voraus, dass du jede Rechnung sauber nummerierst, auf die Offerte referenzierst und die Akonto-Abzüge auf der Schlussrechnung transparent aufführst. In einem Rechnungsprogramm wie Infinity lässt sich dieser Workflow über die Offerten- und Rechnungsverwaltung abbilden, inklusive automatischem QR-Zahlteil und Debitorenübersicht.
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Häufig gestellte Fragen
