Toute personne qui fournit des biens ou des services en Suisse finit tôt ou tard par émettre une facture. Cela semble simple, mais une facture incorrecte peut entraîner des questions de la part du destinataire, bloquer la déduction de l’impôt préalable et, dans le pire des cas, être considérée comme non déductible lors d’un contrôle TVA. Ce guide couvre l’ensemble du sujet : des mentions légales obligatoires à la facture QR comme standard suisse, jusqu’à la question de savoir quoi faire lorsqu’un client ne paie pas.
Établir une facture en Suisse : les mentions obligatoires
Les factures suisses doivent contenir certaines informations minimales pour être reconnues comme conformes à la TVA par l’Administration fédérale des contributions (AFC). La base légale est l’art. 26 de la loi sur la TVA (LTVA). Ces exigences s’appliquent que tu utilises un logiciel de facturation ou que tu établisses tes factures manuellement.
Les informations suivantes doivent figurer sur chaque facture :
Si l’un de ces éléments manque, le destinataire peut ne pas être en mesure de faire valoir la déduction de l’impôt préalable, et la facture peut être contestée lors d’un contrôle TVA. En pratique, cela signifie que la facture peut être retournée et devoir être corrigée. Il vaut donc la peine de respecter correctement les mentions obligatoires dès le départ.
Nom de l’entreprise sur les factures
Si tu es indépendant en tant que personne physique et que tu n’as pas créé de Sàrl, de SA ou de société en nom collectif, ton nom civil doit apparaître sur la facture, même si tu exerces sous un nom commercial comme « Studio11 ». Dans ce cas, les deux figurent sur la facture : « Studio11 – Anna Holzberg ».
Date de la livraison ou de la prestation
La date de la prestation est obligatoire lorsqu’elle diffère de la date de facturation. Elle indique à quel moment le service a été fourni ou le bien livré. Si cette information manque, le destinataire peut avoir des difficultés à attribuer la charge à la bonne période comptable, ce qui peut poser problème lors d’un contrôle.
Numéro de TVA
Si ton entreprise est assujettie à la TVA, le numéro de TVA doit être clairement visible sur la facture. Tu l’as reçu de l’Administration fédérale des contributions (AFC) lors de ton inscription, au format suivant :
CHE-123.456.789 TVA
Le numéro de TVA permet au destinataire de faire valoir correctement la déduction de l’impôt préalable et simplifie le processus comptable pour les deux parties.
Informations supplémentaires recommandées
Au-delà des mentions obligatoires, les informations suivantes sont presque aussi importantes dans la pratique, car elles évitent les questions et accélèrent le traitement des paiements :
- Numéro de facture clairement identifiable, par exemple séquentiel ou basé sur l’année : 2026-001
- Positions de facture clairement détaillées avec prix unitaires
- Conditions de paiement, notamment délai de paiement et éventuel escompte
- IBAN ou QR-IBAN pour le paiement
Facture avec ou sans TVA
Selon l’art. 10 LTVA, l’assujettissement à la TVA s’applique en principe à partir d’un chiffre d’affaires annuel mondial de CHF 100'000. Les entreprises qui restent en dessous de ce seuil peuvent s’assujettir volontairement, mais elles n’y sont pas obligées.
Si tu es assujetti à la TVA, tu indiques séparément sur la facture le taux applicable : 8,1 % pour le taux normal, 2,6 % pour le taux réduit ou 3,8 % pour le taux spécial de l’hébergement. Les taux actuels sont en vigueur depuis le 1er janvier 2024.
Si tu décomptes selon la méthode des taux de la dette fiscale nette, tu indiques malgré tout le taux de TVA ordinaire sur la facture et non ton taux de la dette fiscale nette. Cela crée souvent de la confusion, mais la règle est claire. Tu trouveras un aperçu des taux de TVA actuels dans notre guide TVA.
Si tu n’es pas assujetti à la TVA, il est recommandé d’ajouter une mention sur la facture, par exemple : « Sans TVA – entreprise non assujettie à la TVA (chiffre d’affaires inférieur à CHF 100'000). » Tu évites ainsi que le destinataire fasse par erreur valoir une déduction de l’impôt préalable.
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La facture QR comme standard suisse
Depuis le 30 septembre 2022, la facture QR est le seul standard de paiement autorisé pour les virements sur papier en Suisse. Les anciens bulletins de versement rouges et orange ne sont plus traités par les banques.
Structure de la section paiement QR
La section paiement QR se compose de deux parties placées au bas de la facture : le récépissé à gauche et la section paiement avec le Swiss QR Code à droite. Le code QR contient toutes les données de paiement sous forme lisible par machine et peut être scanné directement avec une application bancaire. Cela réduit les erreurs de saisie manuelle et accélère le paiement.
La section paiement QR contient notamment les informations suivantes :
- IBAN ou QR-IBAN du bénéficiaire, soit le compte sur lequel le montant doit être versé
- Montant à payer en francs suisses ou en euros
- Nom et adresse du bénéficiaire
- Nom et adresse du débiteur, facultatifs
- Motif et informations complémentaires, par exemple le numéro de facture ou le numéro de client
- Éventuellement un numéro de référence, soit un identifiant unique permettant d’attribuer rapidement le paiement
Il existe trois variantes, qui se distinguent par la manière dont le paiement est attribué :
- QR-IBAN avec référence QR (QRR) : pour l’attribution automatique au moyen d’un numéro de référence à 27 chiffres. C’est la variante la plus courante pour les entreprises.
- IBAN standard avec Creditor Reference (SCOR) : une alternative internationale basée sur ISO 11649.
- IBAN standard sans référence (NON) : la variante la plus simple lorsqu’aucune attribution automatique n’est nécessaire.
Pour la plupart des entreprises suisses, la variante QRR est la plus adaptée, car elle permet l’attribution automatique des paiements dans l’e-banking.
Nouvelles exigences dès 2026 : uniquement des adresses structurées
Depuis novembre 2025, seules les adresses structurées sont autorisées dans le Swiss QR Code. Au lieu d’une adresse combinée en texte libre comme « Musterstrasse 12, 8001 Zurich », chaque élément, rue, numéro, NPA, localité et pays, doit être enregistré dans un champ séparé.
Avec un logiciel de facturation moderne comme Infinity, tu n’as pas à t’en préoccuper : les adresses sont automatiquement enregistrées sous forme structurée dans le code QR. Si tu utilises une solution manuelle ou un ancien outil, une vérification est recommandée.
Créer gratuitement une facture QR
Pour créer ponctuellement une QR-facture, certaines banques proposent directement dans leur e-banking un générateur de section paiement QR. Tu peux également utiliser des sites comme qr-rechnung.net pour créer une section paiement QR séparée. Veille toutefois à joindre une facture complète contenant toutes les mentions légales obligatoires.
Si tu émets régulièrement des factures, un logiciel de facturation peut te faire gagner beaucoup de temps. Les données clients, les produits et les factures récurrentes peuvent être enregistrés et réutilisés au lieu de repartir de zéro à chaque fois.
Avec Infinity, tu peux créer, envoyer et gérer directement tes factures avec leur section paiement QR. Tu peux essayer Infinity gratuitement pendant 14 jours.
De l’offre à la facture
Le processus typique commence souvent par une offre, et non par une facture. Selon le droit suisse (CO, art. 3 et art. 7), une offre constitue une proposition contraignante. Dès que le client l’accepte, le contrat est conclu.
Un processus propre se déroule ainsi : créer l’offre, attendre la confirmation du client, fournir la prestation, puis établir la facture. Si ce processus est géré dans un logiciel, l’offre peut être convertie en facture QR en un clic sans saisir à nouveau les données. C’est par exemple ainsi que cela fonctionne dans Infinity avec l’éditeur visuel.
Délais et conditions de paiement
Le droit suisse ne prescrit aucun délai de paiement précis. Tu peux le fixer librement. Les délais les plus courants dans la pratique sont :
- 30 jours : le standard suisse, surtout dans les relations B2B
- 14 jours : fréquent chez les freelances et pour les petits mandats
- 10 jours : lorsqu’un paiement rapide est souhaité
Selon le secteur, il faut s’attendre à ce qu’environ 10 à 30 % des factures ne soient pas payées dans les délais. Émets donc tes factures rapidement, idéalement immédiatement après la prestation, et envisage des acomptes pour les projets plus importants afin de protéger ta trésorerie.
Escompte comme incitation au paiement rapide
Un escompte est une réduction accordée en cas de paiement anticipé. Par exemple : « 2 % d’escompte en cas de paiement dans les 10 jours, net à 30 jours. » Cela crée une incitation sans raccourcir le délai standard. Indique clairement les conditions sur la facture afin d’éviter les malentendus.
Que faire en cas de facture impayée
Lorsqu’une facture reste impayée après l’échéance, tu as en principe le droit, en Suisse, d’engager directement une poursuite contre le client sans envoyer de rappel au préalable. Dans la pratique, il est toutefois recommandé de procéder par étapes avant d’entamer une procédure de poursuite :
- Rappel de paiement : cordial et envoyé peu après l’échéance
- Première relance : ton plus ferme avec un nouveau délai, par exemple 10 jours
- Deuxième relance : mention d’éventuels intérêts moratoires et de la possibilité d’une prochaine procédure de poursuite
Selon l’art. 104 CO, tu peux facturer un intérêt moratoire de 5 % par an. Un taux plus élevé n’est autorisé que s’il a été convenu contractuellement, par exemple dans les conditions générales.
Si aucun paiement n’intervient après la deuxième relance, tu peux déposer une réquisition de poursuite auprès de l’office des poursuites compétent. Le Portail PME de la Confédération décrit la procédure en détail.
Cas particuliers de facturation
Toutes les factures ne suivent pas le même schéma. Certains cas particuliers apparaissent régulièrement dans la pratique :
- Facture pro forma : une facture sans demande de paiement, par exemple à des fins douanières ou comme annonce préalable. Elle n’est pas un document fiscalement pertinent.
- Facture d’acompte : émise pour les projets plus importants avant la facture finale. La TVA est indiquée proportionnellement sur la facture d’acompte.
- Note de crédit : corrige entièrement ou partiellement une facture déjà émise. Important : le numéro de la facture initiale doit être mentionné.
- Facture d’annulation : annule entièrement une facture erronée avant l’établissement d’une nouvelle facture.
Archivage numérique et obligation de conservation
En Suisse, les documents commerciaux, dont les factures, doivent être conservés pendant au moins dix ans selon l’art. 958f CO. Le délai commence à la fin de l’exercice au cours duquel la facture a été établie.
Les justificatifs numériques et papier sont en principe considérés comme équivalents tant que la comptabilité est tenue correctement. Tu peux donc archiver tes factures sous forme numérique et renoncer aux copies physiques si les documents restent accessibles à tout moment et sont conservés sans modification.
Un logiciel de facturation avec archivage intégré, comme Infinity, s’en charge automatiquement : chaque facture créée ou reçue est enregistrée et reste accessible pendant toute la durée légale de conservation.
Établir des factures avec le bon outil
Créer des factures manuellement dans Word ou Excel fonctionne, mais ce n’est pas une solution qui évolue bien avec l’activité. Les entreprises qui émettent régulièrement des factures profitent d’un logiciel qui crée des factures QR conformes aux normes, calcule automatiquement la TVA, gère les données clients et comptabilise directement chaque créance.
Avec Infinity, tu crées des factures QR et des offres dans un éditeur visuel, tu les envoies par e-mail ou par lien et tu vois immédiatement quelles créances sont ouvertes, payées ou en retard. La comptabilité suit automatiquement, y compris avec des propositions d’écriture assistées par AI via Live Accounting.
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