Deine Einzelfirma läuft gut, der Umsatz wächst – und langsam fragst du dich, ob du nicht besser als GmbH unterwegs wärst. Weniger persönliches Risiko, steuerliche Vorteile ab einem gewissen Gewinn und ein professionellerer Auftritt gegenüber Kund:innen und Geschäftspartner:innen. In diesem Guide zeigen wir dir, wann sich der Wechsel lohnt, wie die Umwandlung rechtlich funktioniert, was sie kostet und worauf du bei Steuern und Buchhaltung achten musst.
Wann lohnt sich der Wechsel von der Einzelfirma zur GmbH?
Die Einzelfirma ist ideal für den Start – einfach, günstig und flexibel. Aber ab einem bestimmten Punkt kippt das Verhältnis, und die GmbH wird die bessere Wahl. Die häufigsten Auslöser für den Wechsel:
- Dein Jahresgewinn liegt dauerhaft über ca. CHF 100'000 – 150'000. Ab dieser Schwelle sparst du mit dem Lohn-Dividenden-Split der GmbH spürbar Steuern, weil du nicht mehr dein gesamtes Einkommen der Einkommenssteuer-Progression unterwirfst.
- Du möchtest dein Privatvermögen schützen. Als Einzelfirma-Inhaber:in haftest du unbeschränkt und persönlich – bei der GmbH nur mit dem Gesellschaftsvermögen (gemäss Art. 794 OR).
- Du willst Partner:innen oder Investor:innen beteiligen. Eine Einzelfirma kennt keine Gesellschafter:innen – eine GmbH schon.
- Du brauchst einen professionelleren Auftritt. Ein Firmenname ohne deinen Nachnamen, schweizweiter Namensschutz und ein Handelsregistereintrag als Kapitalgesellschaft wirken gegenüber Geschäftspartner:innen und Banken vertrauenswürdiger.
Einen detaillierten Vergleich beider Rechtsformen – Haftung, Steuern, Kosten, Sozialversicherungen – findest du in unserem Vergleich Einzelfirma oder GmbH.
Wie funktioniert die Umwandlung rechtlich?
Kurz und direkt: Eine Einzelfirma kann in der Schweiz nicht im eigentlichen Sinne «umgewandelt» werden. Es gibt keinen Schalter, den du umlegst. Was tatsächlich passiert, ist eine Vermögensübertragung nach Art. 69 ff. des Fusionsgesetzes (FusG): Du gründest eine neue GmbH, überträgst die Aktiven und Passiven deiner Einzelfirma als Sacheinlage in die GmbH und löschst die Einzelfirma danach im Handelsregister.
Der Vorteil dieses Wegs: Die Übertragung geschieht als sogenannte partielle Universalsukzession. Das heisst, Verträge, Arbeitsverhältnisse und Verbindlichkeiten gehen als Ganzes auf die neue GmbH über, ohne dass jeder einzelne Vertragspartner zustimmen muss (Art. 73 Abs. 2 FusG).
Voraussetzung ist, dass deine Einzelfirma im Handelsregister eingetragen ist. Falls sie es noch nicht ist (z. B. weil dein Umsatz unter CHF 100'000 liegt), musst du den Eintrag nachholen, bevor die Vermögensübertragung nach FusG möglich ist.
Der Ablauf Schritt für Schritt
1. Zeitpunkt bestimmen
Der ideale Zeitpunkt ist das Ende deines Geschäftsjahres. Der Vorteil: Deine Jahresrechnung dient dann direkt als Übernahmebilanz, und du sparst dir eine separate Zwischenbilanz. Gründest du die GmbH bis Ende Juni, kann sie auf den 1. Januar desselben Jahres rückdatiert werden. Ab Juli ist eine Rückdatierung auf den Jahresanfang nicht mehr möglich.
2. Übernahmebilanz erstellen
Du brauchst eine aktuelle Bilanz deiner Einzelfirma, die alle Aktiven und Passiven aufführt. Bei der Vermögensübertragung darf die Bilanz maximal sechs Monate alt sein (gerechnet ab Eingang der Unterlagen beim Handelsregisteramt). Diese Bilanz wird Teil des Übertragungsvertrags.
3. GmbH gründen und Sacheinlage einbringen
Du gründest die GmbH auf dem üblichen Weg – Statuten, Notar, Handelsregistereintrag – mit dem Unterschied, dass das Stammkapital von mindestens CHF 20'000 nicht bar eingezahlt wird, sondern als Sacheinlage aus dem Vermögen deiner Einzelfirma stammt. Ein zugelassener Revisor muss die Sacheinlage in einem Prüfbericht (Gründungsbericht und Prüfbestätigung gemäss Art. 777c OR) bestätigen.
Den genauen Ablauf einer GmbH-Gründung – inklusive Checkliste – findest du in unserem Guide zur GmbH-Gründung.
4. Übertragungsvertrag und Handelsregister
Der Übertragungsvertrag (Inventar) hält fest, welche Aktiven und Passiven von der Einzelfirma auf die GmbH übergehen. Er wird beim Handelsregisteramt eingereicht. Mit der Eintragung der Vermögensübertragung wird sie rechtswirksam. Danach wird die Einzelfirma im Handelsregister gelöscht.
5. MWST-Meldeverfahren
Ist deine Einzelfirma mehrwertsteuerpflichtig, kannst du bei der Übertragung in die GmbH das Meldeverfahren nach Art. 38 Abs. 1 MWSTG anwenden. Das heisst: Auf die übertragenen Vermögenswerte fällt keine Mehrwertsteuer an, sofern die GmbH die MWST-Pflicht weiterführt.
Steuern bei der Umwandlung – die Sperrfrist
Die Umwandlung kann steuerneutral erfolgen – aber nur, wenn drei Bedingungen erfüllt sind:
- Die Steuerpflicht besteht in der Schweiz fort (die GmbH hat ihren Sitz in der Schweiz).
- Die bisherigen Buchwerte werden für die Einkommenssteuer übernommen – die stillen Reserven bleiben also in den Büchern und werden nicht aufgelöst.
- Du verkaufst deine GmbH-Stammanteile während einer Sperrfrist von fünf Jahren nicht (gemäss Art. 19 Abs. 2 DBG).
Sind alle drei Bedingungen erfüllt, fallen bei der Übertragung keine Einkommenssteuern an. Verkaufst du die Anteile innerhalb der Sperrfrist, werden die stillen Reserven nachträglich besteuert – als wärst du zum Zeitpunkt des Verkaufs noch Einzelfirma-Inhaber:in.
Ausserdem gilt: Falls du bei der Übertragung einzelne Aktiven zurückbehältst, die keinem geschäftlichen Zweck mehr dienen, werden diese als Privatvermögen qualifiziert. Auf die darauf haftenden stillen Reserven fallen in dem Fall Einkommenssteuer und Sozialabgaben an.
Die Steuerfolgen hängen stark von deiner konkreten Situation ab – kläre sie frühzeitig mit einem Treuhänder, bevor du den Prozess startest.
Was kostet die Umwandlung?
Die Kosten setzen sich aus der GmbH-Gründung und dem Vermögensübertragungsverfahren zusammen:
- Notariatskosten (Gründungsakt und Übertragungsvertrag): CHF 1'500 – 3'500
- Handelsregistergebühren (GmbH-Eintragung + Löschung Einzelfirma): ca. CHF 600 – 800
- Prüfbericht des Revisors (Sacheinlage): CHF 500 – 1'500
- Treuhandberatung (Übernahmebilanz, Steuerplanung): CHF 500 – 2'000
Insgesamt solltest du mit CHF 3'000 – 6'000 rechnen, ohne das Stammkapital von CHF 20'000 (das in der GmbH als Betriebskapital verbleibt und kein verlorener Aufwand ist). Die Kosten variieren kantonal, vor allem bei den Notariatsgebühren.
Checkliste: Einzelfirma in GmbH umwandeln
- Gewinn- und Steuersituation geprüft – lohnt sich der Wechsel?
- Zeitpunkt bestimmt (idealerweise Ende Geschäftsjahr)
- Einzelfirma im Handelsregister eingetragen (Voraussetzung für FusG)
- Übernahmebilanz erstellt (maximal 6 Monate alt)
- Treuhänder oder Steuerberater:in konsultiert (Steuerfolgen, Sperrfrist)
- GmbH gegründet mit Sacheinlage (Notar, Prüfbericht, Handelsregister)
- Übertragungsvertrag / Inventar erstellt und eingereicht
- MWST-Meldeverfahren beantragt (falls mehrwertsteuerpflichtig)
- Einzelfirma im Handelsregister gelöscht
- Buchhaltung auf doppelte Buchführung umgestellt
Buchhaltung nach der Umwandlung
Ab dem Moment, in dem die GmbH eingetragen ist, giltst du als Kapitalgesellschaft – und bist zur doppelten Buchhaltung verpflichtet (gemäss Art. 957 Abs. 1 OR). Wenn du vorher mit einer einfachen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gearbeitet hast, ist das ein Wechsel, der sich anfühlt wie ein Sprung ins kalte Wasser.
Mit Infinity wird dieser Übergang deutlich sanfter. Infinity ist die KI-Buchhaltung der Schweiz – entwickelt, um dir den Grossteil der manuellen Arbeit abzunehmen. Live Accounting verbindet dein Bankkonto und schlägt dir Buchungen in Echtzeit vor. Live Capture erkennt Belege und Quittungen per Foto und extrahiert die relevanten Daten automatisch. Und mit Instant Fill erstellst du Offerten und Rechnungen, ohne jedes Feld von Hand auszufüllen. Du arbeitest mit einer modernen Oberfläche, nicht mit einer klassischen Buchhaltungsmaske – die doppelte Buchhaltung läuft im Hintergrund, ohne dass du dich damit beschäftigen musst. Und wenn du schon als Einzelfirma mit Infinity gearbeitet hast, bist du bereits eingearbeitet und musst nicht bei null anfangen.
Weitere Informationen
Die rechtliche Grundlage der Vermögensübertragung findest du im Fusionsgesetz (FusG, Art. 69 ff.). Die steuerrechtlichen Bedingungen für die steuerneutrale Übertragung regelt Art. 19 Abs. 1 und 2 DBG. Einen ausführlichen Überblick über alle Rechtsformen bietet unser Rechtsformen-Guide.
Deine GmbH-Buchhaltung muss keine Kopfschmerzen bereiten. Teste Infinity 14 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte. Infinity entdecken
