In Svizzera, circa il 10-30% delle fatture non viene pagato entro i termini. La buona notizia: nella maggior parte dei casi non si tratta di cattiva volontà, ma di una dimenticanza o di ritardi interni da parte del destinatario. Un promemoria cordiale risolve la maggior parte dei crediti aperti.
Se non basta, serve un percorso di escalation chiaro, dal semplice promemoria fino all'ufficio d'esecuzione. Questa guida spiega l'intera procedura, le basi giuridiche e il tono corretto da adottare in ogni fase.
Per le basi relative ai termini di pagamento, allo sconto e alle informazioni obbligatorie sulla fattura, consulta la nostra guida completa alla fatturazione.
Quando il cliente è in mora?
La domanda sembra semplice, ma la risposta dipende dal fatto che sulla fattura sia stato indicato o meno un termine di pagamento preciso.
Con un termine di pagamento concordato: Se sulla fattura è indicato «Pagabile entro 30 giorni» e il cliente non paga, entra automaticamente in mora il 31° giorno, senza che tu debba fare altro. Lo stabilisce l'art. 102 CO.
Senza un termine di pagamento concordato: Il credito è immediatamente esigibile (art. 75 CO), ma il cliente entra in mora soltanto quando gli invii un sollecito. Il sollecito lo costituisce formalmente in mora. Solo da quel momento puoi richiedere gli interessi di mora.
La conseguenza pratica: indica un termine di pagamento chiaro su ogni fattura. In questo modo eviti dubbi su quando il cliente sia effettivamente entrato in mora.
Il percorso di escalation: Dal promemoria all'esecuzione
Il diritto svizzero non impone l'invio di un sollecito. Una volta scaduto il termine di pagamento, potresti presentare direttamente una domanda d'esecuzione. Nella pratica, però, un approccio graduale è più efficace perché tutela il rapporto con il cliente e risolve la maggior parte dei casi senza arrivare all'esecuzione.
Non aspettare troppo tra una fase e l'altra. Più tempo passa, più diventa difficile recuperare il denaro. L'intero processo, dal primo promemoria di pagamento alla domanda d'esecuzione, non dovrebbe durare più di sei-otto settimane.
Interessi di mora e spese di sollecito
Interessi di mora: 5% all'anno, automaticamente
Non appena il cliente è in mora, puoi applicare un interesse di mora del 5% all'anno sull'importo ancora dovuto. Questo diritto deriva dall'art. 104 CO, anche se non è stato concordato in anticipo. Gli interessi decorrono dal primo giorno di mora.
Il calcolo: importo aperto × 5% × giorni di mora ÷ 365. Per una fattura di CHF 5'000 scaduta da 30 giorni, il risultato è CHF 20.55. Non è una cifra elevata, ma è un segnale importante.
Un interesse di mora più elevato, ad esempio 8% o 10%, è consentito se è stato concordato contrattualmente o nelle condizioni generali. In assenza di accordo, si applica il tasso legale del 5%.
Spese di sollecito: Solo se concordate
A differenza degli interessi di mora, le spese di sollecito non sono automaticamente dovute. Puoi addebitarle solo se sono state concordate in precedenza, ad esempio nelle condizioni generali o sulla fattura. Importi forfettari come «CHF 30 per sollecito» senza una base contrattuale possono essere contestati giuridicamente.
Nella pratica, il primo promemoria di pagamento viene solitamente inviato senza costi. Dal secondo sollecito puoi addebitare una commissione moderata, purché esista una base contrattuale. Mantieni gli importi proporzionati. Sono comuni CHF 10-30 per ogni fase di sollecito.
Trovare il tono giusto
Il tono può fare la differenza tra un cliente che paga e rimane e uno che paga ma non torna più. Regola di base: a ogni fase il tono diventa più deciso, ma mai offensivo o minaccioso.
Il promemoria di pagamento parte dal presupposto che la fattura sia stata semplicemente dimenticata. Mantieni un tono oggettivo e cordiale: «È possibile che la nostra fattura n. 2026-047 del [data] sia sfuggita. Ti chiediamo di versare l'importo di CHF [importo] entro 10 giorni.»
Il primo sollecito formale constata la mora e fa riferimento alla fattura originale: «Nonostante il nostro promemoria di pagamento, la fattura n. 2026-047 risulta ancora aperta. Ti chiediamo di saldare l'importo dovuto di CHF [importo], inclusi gli interessi di mora, entro il [data].»
L'ultimo sollecito annuncia l'avvio dell'esecuzione e dovrebbe essere inviato per raccomandata: «In assenza di pagamento entro 10 giorni, saremo costretti ad avviare la procedura esecutiva.» Non deve essere una minaccia vuota. Se annunci il passo successivo, devi poi procedere, altrimenti i futuri solleciti perdono efficacia.
Allega a ogni sollecito la sezione pagamento QR della fattura originale oppure inserisci un link. Più semplice è pagare, più velocemente arriverà il pagamento. Una QR-fattura riduce l'operazione a una semplice scansione nell'app bancaria.
La procedura esecutiva in breve
Se il pagamento non arriva nemmeno dopo l'ultimo sollecito, presenti una domanda d'esecuzione all'ufficio competente. È competente l'ufficio d'esecuzione del domicilio del debitore, oppure della sede per le imprese iscritte nel registro di commercio. La domanda può essere compilata online tramite lo sportello esecuzioni della Confederazione.
La procedura prosegue così:
- L'ufficio d'esecuzione notifica al debitore un precetto esecutivo. Il debitore è invitato a pagare il credito, inclusi interessi e spese d'esecuzione, entro 20 giorni.
- Il debitore può fare opposizione entro 10 giorni. Ciò significa che contesta il credito. In questo caso devi ottenere il rigetto dell'opposizione, di regola tramite una procedura giudiziaria.
- Se non viene presentata opposizione e il pagamento continua a non arrivare, puoi proseguire la procedura presentando una domanda di continuazione dell'esecuzione.
Le spese per la domanda d'esecuzione dipendono dall'importo del credito. Vanno da circa CHF 40 per crediti fino a CHF 500 a circa CHF 100 per crediti fino a CHF 100'000. Anticipi tu la tassa, ma puoi addebitarla al debitore.
Tenere sotto controllo le fatture aperte
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