Bei der Quellensteuer wechselt die Rolle: Du ziehst die Steuer nicht nur ab, du bestimmst auch den Tarif, meldest die Person an, rechnest mit dem Kanton ab – und haftest, wenn etwas fehlt. Das Gesetz nennt dich deshalb nicht Arbeitgeberin, sondern «Schuldnerin der steuerbaren Leistung». Dieser Guide geht durch, wen die Quellensteuer betrifft, wie du den richtigen Tarifcode findest, was du bis wann melden musst und wo die Berechnung in der Praxis kippt.
Wer der Quellensteuer unterliegt
Zwei Gruppen sind betroffen, und sie folgen unterschiedlicher Logik.
Mit Wohnsitz in der Schweiz quellensteuerpflichtig sind ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung C, also typischerweise Personen mit B- oder L-Ausweis (DBG, Art. 83). Entscheidend ist die Bewilligung, nicht die Nationalität. Eine Ausnahme gilt für Ehepaare in ungetrennter Ehe: Ist eine der beiden Personen Schweizer Staatsbürgerin oder besitzt sie eine C-Bewilligung, entfällt die Quellensteuer für beide.
Mit Wohnsitz im Ausland unterliegen Grenzgängerinnen, Wochen- und Kurzaufenthalter für ihr in der Schweiz erzieltes Erwerbseinkommen der Quellensteuer (DBG, Art. 91) – und zwar unabhängig von Nationalität und Bewilligung. Auch eine Schweizerin mit Wohnsitz in Deutschland wird an der Quelle besteuert.
Die Steuerpflicht beginnt mit der Aufnahme der Tätigkeit, auch bei Minderjährigen. Und sie greift nur, wenn es in der Schweiz überhaupt eine Schuldnerin der steuerbaren Leistung gibt: Zahlt ein Arbeitgeber ohne Sitz, Betriebsstätte oder feste Einrichtung in der Schweiz, wird ordentlich veranlagt statt an der Quelle besteuert. Ausnahmen davon sind die faktische Arbeitgeberschaft im Konzern und der Personalverleih aus dem Ausland – in beiden Fällen gilt der Schweizer Einsatzbetrieb als Schuldner (QStV, Art. 4). Die Einzelheiten regelt das Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV.
Den richtigen Tarifcode bestimmen
Der Tarifcode ergibt sich aus den persönlichen Verhältnissen im Zeitpunkt der Auszahlung. Die Codes sind in QStV, Art. 1 abschliessend geregelt.
| Tarifcode | Persönliche Situation | Grenzgänger DE / IT |
|---|---|---|
| A | Ledig, geschieden, getrennt oder verwitwet, ohne Kinder im Haushalt | L / R |
| B | Verheiratet, nur eine Person erwerbstätig | M / S |
| C | Verheiratet, beide erwerbstätig | N / T |
| H | Alleinstehend mit Kindern im gleichen Haushalt | P / U |
| G | Ersatzeinkünfte direkt vom Versicherer | Q / V |
| E | Vereinfachtes Abrechnungsverfahren | Kein Äquivalent |
Zum Buchstaben kommen zwei Zusätze: eine Ziffer für die Anzahl Kinderabzüge und ein Y oder N für die Kirchensteuerpflicht. A0N bedeutet also ledig, keine Kinderabzüge, nicht kirchensteuerpflichtig.
Für Grenzgängerinnen und Grenzgänger aus Italien nach dem Grenzgängerabkommen CH-IT beträgt die Quellensteuer 80 Prozent des Betrags nach dem entsprechenden ordentlichen Tarifcode. Für die deutschen Grenzgängertarife L bis Q brauchst du pro Kalenderjahr eine Ansässigkeitsbescheinigung der deutschen Finanzbehörden auf dem Formular Gre-1 beziehungsweise Gre-2. Liegt sie nicht vor, gelten die ordentlichen Tarifcodes.
Zwei Regeln für den Alltag: Weist sich eine Person nicht zuverlässig über ihre Verhältnisse aus, wendest du bei Ledigen und bei unbekanntem Zivilstand den Tarifcode A0Y an, bei Verheirateten C0Y. Und Änderungen wie Heirat, Scheidung, Geburt oder Kirchenaustritt wirken sich immer erst ab dem Folgemonat aus, nicht rückwirkend.
Melden, abziehen, abrechnen
Vier Pflichten hängen an dir, und die erste hat eine kurze Frist.
- Anmelden innert acht Tagen: Wer eine quellensteuerpflichtige Person beschäftigt, muss das der zuständigen Steuerbehörde innert acht Tagen ab Stellenantritt auf dem dafür vorgesehenen Formular melden (QStV, Art. 5). Rechnest du elektronisch ab, darfst du Neuanstellungen stattdessen mit der monatlichen Abrechnung melden – ein guter Grund, gleich elektronisch zu starten.
- Mutationen weitermelden: Deine Mitarbeitenden müssen dir Änderungen melden, die für die Quellensteuer relevant sind. Du gibst sie innerhalb derselben Frist an die Steuerbehörde weiter.
- Abziehen, ohne zu diskutieren: Der Abzug wird im Zeitpunkt der Auszahlung fällig. Du musst ihn ungeachtet allfälliger Einwände der betroffenen Person und ungeachtet einer Lohnpfändung vornehmen (QStV, Art. 2).
- Mit dem richtigen Kanton abrechnen: Bei Mitarbeitenden mit Wohnsitz in der Schweiz ist das der Wohnsitz- beziehungsweise Aufenthaltskanton. Bei Personen mit Wohnsitz im Ausland ohne Wochenaufenthalt ist es der Kanton deines Sitzes oder deiner Betriebsstätte. Abrechnungsperiode, Fristen und Zahlungsmodalitäten legt der jeweilige Kanton fest.
Auf der Lohnabrechnung selbst gehören Tarifcode und satzbestimmendes Einkommen zwingend dazu. Wie die Abrechnung im Übrigen aufgebaut sein muss, steht im Guide zur Lohnabrechnung. Am Jahresende erscheint der Abzug zudem unter Ziffer 12 des Lohnausweises.
Monatsmodell oder Jahresmodell
Die Schweiz rechnet nicht einheitlich. Einundzwanzig Kantone wenden das Monatsmodell an, fünf das Jahresmodell: Freiburg, Genf, Tessin, Waadt und Wallis. Massgebend ist der Kanton, mit dem du abrechnest, nicht dein Sitzkanton. Die vollständige Zuordnung steht in Anhang III zum Kreisschreiben Nr. 45.
Im Monatsmodell ist der Monat die Steuerperiode. Du multiplizierst die Bruttoeinkünfte des Monats mit dem Satz aus dem anwendbaren Tarif, fertig.
Im Jahresmodell ist das Kalenderjahr die Steuerperiode, abgezogen und abgerechnet wird trotzdem monatlich. Der Unterschied liegt im Steuersatz: Er richtet sich nach dem satzbestimmenden Jahreseinkommen. Ändert sich der Lohn, kommt ein Bonus dazu oder wird ein 13. Monatslohn ausbezahlt, verschiebt sich der Satz für das ganze Jahr – und die bereits abgezogenen Beträge sind zu korrigieren. Spätestens am Jahresende oder bei Austritt musst du neu rechnen und die Differenz ausgleichen.
Beschäftigst du Personen in Kantonen beider Modelle, führst du faktisch zwei Berechnungslogiken parallel. Das ist der Punkt, an dem eine zertifizierte Lohnsoftware den Unterschied macht.
Satzbestimmendes Einkommen: wo es in der Praxis kippt
Der Abzug wird auf dem tatsächlich ausbezahlten Bruttolohn berechnet. Der Satz dagegen richtet sich nach dem satzbestimmenden Einkommen – und die beiden fallen häufiger auseinander, als man denkt.
Beim 13. Monatslohn gilt: Wird er nicht monatlich ausbezahlt, rechnest du für die Satzbestimmung anteilig auf. Bei vierteljährlicher Auszahlung sind das 25 Prozent, bei halbjährlicher 50 Prozent und bei jährlicher 100 Prozent eines vollen 13. Monatslohns. Eine Glättung durch fiktive monatliche Zuweisung ist ausdrücklich unzulässig.
Bei Teilzeit und mehreren Arbeitgebern wird es heikler. Arbeitet jemand nur bei dir Teilzeit und hat sonst kein Einkommen, wird nichts umgerechnet. Kommen weitere Erwerbs- oder Ersatzeinkünfte dazu, rechnest du auf den effektiven Gesamtbeschäftigungsgrad um. Legt die Person diesen nicht offen, rechnest du auf 100 Prozent hoch – was den Satz spürbar erhöht. Deine Mitarbeitenden sind gesetzlich verpflichtet, dir weitere Tätigkeiten zu melden.
Im Stunden- oder Tageslohn ohne monatliche Lohnzahlung ermittelst du immer ein satzbestimmendes Monatseinkommen: im Stundenlohn durch Umrechnung auf 180 Stunden, im Tageslohn auf 21,667 Tage. Abgeliefert wird trotzdem monatlich.
Bei Ein- und Austritt mitten im Monat werden die periodischen Lohnbestandteile für die Satzbestimmung auf 30 Kalendertage hochgerechnet. Aperiodische Bestandteile werden nicht umgerechnet, sondern erst danach dazugezählt – dazu gehören Überzeitentschädigungen, ausbezahlte Ferienguthaben, Boni, Gratifikationen, Abgangsentschädigungen und geldwerte Vorteile aus Mitarbeiterbeteiligungen.
Wann die Quellensteuerpflicht endet
Zwei Ereignisse beenden sie, und beide wirken ab dem Folgemonat (QStV, Art. 12): die Erteilung der Niederlassungsbewilligung C und die Heirat mit einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder C-Bewilligung. Ab dann wird die Person für die ganze Steuerperiode ordentlich veranlagt, und die bereits abgezogene Quellensteuer wird zinslos angerechnet.
Umgekehrt geht es genauso: Scheidung oder Trennung von einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder C-Bewilligung löst ab dem Folgemonat wieder die Quellenbesteuerung aus (QStV, Art. 13). Beides erfährst du nur, wenn deine Mitarbeitenden es melden – ein Grund, die Meldepflicht schon bei Eintritt aktiv anzusprechen.
Was deine Mitarbeitenden selbst beantragen können
Diese Verfahren laufen zwischen der steuerpflichtigen Person und der Steuerbehörde. Du reichst nichts ein, wirst aber regelmässig danach gefragt.
Ab einem Bruttoeinkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit von CHF 120'000 im Steuerjahr erfolgt bei Ansässigkeit in der Schweiz zwingend eine nachträgliche ordentliche Veranlagung, ganz ohne Antrag (QStV, Art. 9). Bei Ehepaaren genügt es, wenn eine der beiden Personen die Grenze erreicht. Einmal ausgelöst, bleibt die Veranlagung bis zum Ende der Quellensteuerpflicht bestehen, auch wenn das Einkommen später wieder darunter fällt.
Darunter kann die Person bis zum 31. März des Folgejahres freiwillig eine nachträgliche ordentliche Veranlagung verlangen. Der Antrag ist unwiderruflich und gilt danach ebenfalls bis zum Ende der Quellensteuerpflicht. Wer im Ausland wohnt und mindestens 90 Prozent der weltweiten Bruttoeinkünfte in der Schweiz versteuert, gilt als quasi-ansässig und kann denselben Antrag stellen – allerdings jedes Jahr neu. Eine Übersicht über alle Varianten bietet Anhang II zum Kreisschreiben Nr. 45.
Der 31. März ist auch die Frist für eine blosse Neuberechnung der Quellensteuer, etwa wenn der Tarifcode falsch war oder ausländische Arbeitstage nicht ausgeschieden wurden. Die Formulare für Anmeldung, Mutation, Abrechnung und Antrag findest du auf der Kreisschreiben-Seite der ESTV.
Quellensteuer in der Lohnbuchhaltung
Die Quellensteuer ist der Teil der Lohnbuchhaltung, der am wenigsten von Hand funktioniert: 26 kantonale Zuständigkeiten, zwei Berechnungsmodelle, jährlich neue Tarife und eine Satzbestimmung mit einem halben Dutzend Sonderfällen.
Wenn du deine Buchhaltung in Infinity führst, kannst du die Löhne im selben System abrechnen. Infinity Payroll berechnet AHV, ALV, BVG, UVG und Quellensteuer nach Schweizer Standard und legt die Lohnbuchungen automatisch in der Buchhaltung ab. Alle Abläufe laufen über einen Swissdec-zertifizierten Partner, womit auch der Standard ELM 5.0 unterstützt wird – die Quellensteuerabrechnung geht damit elektronisch an den zuständigen Kanton, und Neuanstellungen kannst du über dieselbe Meldung erledigen.
Zwei Punkte gehören zur ehrlichen Einschätzung dazu. Infinity Payroll ist ein Add-on und setzt ein aktives Infinity-Abonnement voraus; es kostet CHF 9 pro Mitarbeitendem und Monat exkl. MWST. Und es deckt die üblichen Lohnmodelle ab, ist aber nicht für sehr komplexe Branchen wie den Personalverleih gedacht – gerade dort ist die Quellensteuer besonders anspruchsvoll.
Häufige Fragen zur Quellensteuer
Wer ist in der Schweiz quellensteuerpflichtig?
Ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung C mit Wohnsitz in der Schweiz sowie alle Personen mit Wohnsitz im Ausland, die für eine Schweizer Arbeitgeberin arbeiten – bei Letzteren unabhängig von Nationalität und Bewilligung. Lebt eine verheiratete Person in ungetrennter Ehe mit jemandem mit Schweizer Bürgerrecht oder C-Bewilligung, entfällt die Quellensteuer.
Bis wann muss ich eine neue Mitarbeiterin anmelden?
Innert acht Tagen ab Stellenantritt bei der zuständigen kantonalen Steuerbehörde. Wer die Quellensteuerabrechnung elektronisch übermittelt, kann Neuanstellungen stattdessen mit der monatlichen Abrechnung melden.
Welchen Tarifcode wende ich an, wenn ich die Verhältnisse nicht kenne?
Bei ledigen Personen und bei unbekanntem Zivilstand den Tarifcode A0Y, bei verheirateten Personen C0Y – also jeweils ohne Kinderabzüge und mit Kirchensteuer. Die betroffene Person kann bis zum 31. März des Folgejahres eine Neuberechnung verlangen.
Was passiert, wenn ich die Quellensteuer nicht abziehe?
Du haftest verschuldensunabhängig für die Entrichtung. Der Betrag wird bei dir nachgefordert, und die Bezugsprovision kann gekürzt oder gestrichen werden. Bei vorsätzlicher oder fahrlässiger Nichtablieferung kommt eine Busse wegen Steuerhinterziehung dazu.
Ab welchem Lohn wird nachträglich ordentlich veranlagt?
Ab einem Bruttoeinkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit von CHF 120'000 pro Steuerjahr, und zwar automatisch ohne Antrag. Bei Ehepaaren reicht es, wenn eine der beiden Personen diese Grenze erreicht.
Endet die Quellensteuerpflicht mit der C-Bewilligung automatisch?
Ja, ab dem Folgemonat nach Erteilung der Niederlassungsbewilligung. Dasselbe gilt bei Heirat mit einer Person mit Schweizer Bürgerrecht oder C-Bewilligung. Erfahren tust du davon aber nur, wenn deine Mitarbeitenden es dir melden.
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