Sobald du die erste Person anstellst, kommt eine neue Pflicht dazu: Jede Lohnzahlung braucht eine schriftliche Lohnabrechnung. Sie ist kein Formalismus, sondern der Beleg, mit dem deine Mitarbeitenden nachvollziehen können, wie aus dem Bruttolohn der Betrag auf ihrem Konto wird – und der Nachweis, den sie bei Banken, Ämtern und Versicherungen vorlegen. In diesem Guide zeigen wir dir, wie eine Lohnabrechnung in der Schweiz aufgebaut ist, welche Angaben zwingend darauf gehören, wer welche Abzüge trägt und wie der monatliche Ablauf von der Erfassung bis zur Verbuchung aussieht.
Warum die Lohnabrechnung in der Schweiz Pflicht ist
Die Rechtsgrundlage ist kurz und deutlich. Gemäss OR, Art. 323b Abs. 1 ist dem Arbeitnehmer «eine schriftliche Abrechnung zu übergeben». Das gilt bei jeder Lohnzahlung, nicht nur einmal im Jahr, und unabhängig von der Firmengrösse: Eine Einzelfirma mit einer angestellten Person hat dieselbe Pflicht wie eine AG mit fünfzig.
Die Abrechnung muss so klar sein, dass die empfangende Person sie ohne Buchhaltungswissen versteht. Bruttolohn, jeder einzelne Abzug und der resultierende Nettolohn müssen separat erkennbar sein – eine Zahl «Nettolohn» ohne Herleitung erfüllt die Pflicht nicht.
Wichtig ist die Abgrenzung zum Lohnausweis. Die Lohnabrechnung erhalten deine Mitarbeitenden bei jeder Lohnzahlung, meist monatlich, und sie zeigt eine einzelne Lohnperiode. Der Lohnausweis ist die Jahresbescheinigung für die Steuererklärung. Wie dieser aufgebaut ist und welche Fristen dafür gelten, findest du im Guide zum Lohnausweis.
Der Aufbau einer Lohnabrechnung
Eine Lohnabrechnung folgt in der Schweiz fast immer derselben Logik: von oben nach unten vom Bruttolohn zum Nettolohn. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Layout gibt es nicht, wohl aber vorgeschriebene Inhalte.
Kopfteil
Oben stehen die Angaben, die die Abrechnung zuordenbar machen: Name und Adresse der Arbeitgeberin, Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters, die Lohnperiode und – falls relevant – Pensum, Eintrittsdatum und AHV-Nummer.
Bruttolohn und Lohnbestandteile
Danach folgen alle Bestandteile, die zusammen den Bruttolohn ergeben: Grundlohn (Monatslohn oder Stundenlohn mal Stunden), Ferien- und Feiertagsentschädigung, 13. Monatslohn, Überzeit, Provisionen, Boni und Naturalleistungen wie ein Geschäftsfahrzeug zur Privatnutzung.
Nicht alles auf der Abrechnung ist Bruttolohn. Familienzulagen laufen über die Abrechnung, gehören aber nicht zum massgebenden Lohn der AHV. Spesenvergütungen sind Auslagenersatz und werden erst nach den Abzügen zum Nettolohn addiert – wie du Spesen korrekt abrechnest und verbuchst, ist ein Thema für sich.
Abzüge
Auf den Bruttolohn folgen die Arbeitnehmerabzüge: Sozialversicherungen, gegebenenfalls Quellensteuer und weitere vereinbarte Abzüge. Welche Sätze gelten und wer welchen Teil trägt, steht im nächsten Abschnitt.
Nettolohn und Auszahlung
Zuletzt der Nettolohn, ergänzt um Spesen und andere nettolohnwirksame Positionen, plus Auszahlungsdatum und Zielkonto. Sinnvoll, auch wenn nicht zwingend: der Stand des Ferien- und Überstundenguthabens.
Welche Angaben müssen auf die Lohnabrechnung?
Diese Liste kannst du gegen eine bestehende Abrechnung halten. Fehlt eine Position, ist die Abrechnung unvollständig.
- Name und Adresse der Arbeitgeberin
- Name der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters
- Lohnperiode und Auszahlungsdatum
- Bruttolohn mit allen Bestandteilen einzeln aufgeführt
- Ferien- und Feiertagsentschädigung als Betrag oder Prozentsatz
- Jeder Sozialabzug separat mit Satz und Betrag
- Spesen und andere nettolohnwirksame Positionen
- Nettolohn und Zielkonto der Auszahlung
Für Mitarbeitende mit Quellensteuer kommen Tarifcode und satzbestimmendes Einkommen dazu.
Die Lohnabzüge im Überblick
Die Sozialversicherungen sind der Teil, bei dem am meisten schiefgeht – vor allem, weil nicht alle Abzüge gleich funktionieren. AHV, IV und EO haben keine Obergrenze, die ALV schon. Die Unfallversicherung ist zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt, aber nicht hälftig. Und die Pensionskasse hängt am Alter und am Reglement der jeweiligen Kasse.
| Abzug | Wer trägt ihn | Anteil Arbeitnehmende | Grenze |
|---|---|---|---|
| AHV / IV / EO | Je zur Hälfte | 5,3 % | Keine Obergrenze |
| ALV | Je zur Hälfte | 1,1 % | Bis CHF 148'200/Jahr |
| NBU (Nichtberufsunfall) | Arbeitnehmende | Nach Branchentarif | Bis CHF 148'200/Jahr |
| BU (Berufsunfall) | Arbeitgebende | Kein Abzug | Bis CHF 148'200/Jahr |
| BVG (Pensionskasse) | Arbeitgebende mindestens hälftig | Nach Alter und Reglement | Ab CHF 22'680/Jahr |
| FAK (Familienzulagen) | Arbeitgebende | Kein Abzug | Kantonaler Satz |
| Quellensteuer | Arbeitnehmende | Nach Tarifcode | Kantonaler Tarif |
Die Sätze für AHV, IV und EO liegen bei 8,7 %, 1,4 % und 0,5 %, zusammen also 10,6 %, wovon du je 5,3 % abziehst und selbst trägst – so hält es das Merkblatt 2.01 der Informationsstelle AHV/IV fest. Die ALV kommt mit 2,2 % dazu, laut Merkblatt 2.08 aber nur bis zu einem Jahreslohn von CHF 148'200 beziehungsweise CHF 12'350 pro Monat. Bis zu dieser Grenze gehen also 12,8 % für AHV, IV, EO und ALV weg, darüber 10,6 %. Für deine Mitarbeitenden heisst das: 6,4 % Abzug bis zur Grenze, 5,3 % darüber – dazu kommen NBU, Pensionskasse und allenfalls Quellensteuer und Krankentaggeld.
Bei der Unfallversicherung gilt eine klare Aufteilung: Die Prämie für Berufsunfälle trägst du als Arbeitgeberin vollständig, die Prämie für Nichtberufsunfälle gehen zulasten der Arbeitnehmenden und werden über die Lohnabrechnung abgezogen, so Merkblatt 6.05 zum UVG. Wichtig: Wer weniger als acht Stunden pro Woche bei dir arbeitet, ist nicht gegen Nichtberufsunfälle versichert – und hat entsprechend keinen NBU-Abzug.
Beim BVG lohnt sich ein genauer Blick, weil zwei Grenzwerte entscheiden, ob überhaupt ein Abzug erscheint. Versichert ist eine Person ab einem Jahreslohn von CHF 22'680, und vom Lohn wird zuerst der Koordinationsabzug von CHF 26'460 abgezogen, bevor der versicherte Lohn übrig bleibt – die aktuellen Grenzbeträge publiziert das Bundesamt für Sozialversicherungen. Gerade bei Teilzeitpensen fällt der versicherte Lohn dadurch deutlich kleiner aus als erwartet. Deinen Anteil kannst du nicht beliebig tief halten: Gemäss BVG, Art. 66 muss der Arbeitgeberbeitrag mindestens so hoch sein wie die Beiträge aller Arbeitnehmenden zusammen.
Die Familienausgleichskasse trägst du allein, und die Sätze sind kantonal unterschiedlich. Beim Krankentaggeld hängt die Aufteilung vom Arbeitsvertrag oder vom Gesamtarbeitsvertrag ab.
Ferienlohn, 13. Monatslohn und Zulagen korrekt ausweisen
Drei Positionen führen besonders häufig zu Rückfragen.
Der 13. Monatslohn ist in der Schweiz nicht gesetzlich vorgeschrieben. Er muss im Arbeitsvertrag, in einem Gesamtarbeitsvertrag oder durch betriebliche Übung vereinbart sein – dann ist er aber verbindlich und AHV-pflichtig wie der übrige Lohn.
Familienzulagen laufen über die Lohnabrechnung, sind aber kein massgebender Lohn im Sinne der AHV, solange sie sich im orts- oder branchenüblichen Rahmen bewegen. Sie werden also ausbezahlt, ohne die Sozialabzüge zu erhöhen.
Beim Ferienlohn liegt die häufigste Falle: Bei Mitarbeitenden im Stundenlohn genügt der Vermerk «Ferienlohn inbegriffen» nicht. Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichts muss der Ferienlohn als konkreter Betrag oder Prozentsatz ausgewiesen werden, und zwar sowohl im Arbeitsvertrag als auch auf jeder Lohnabrechnung.
Vom Lohnlauf zur Verbuchung: der monatliche Ablauf
Die Lohnabrechnung ist das Dokument, der Lohnlauf ist der Prozess dahinter. In der Praxis wiederholt sich jeden Monat dieselbe Sequenz.
Ein- und Austritte, Änderungen bei Pensum oder Lohn und die geleisteten Stunden bei Mitarbeitenden im Stundenlohn.
Grundlohn und Zulagen ergeben den Bruttolohn, darauf werden die Abzüge berechnet. Einmalige Positionen wie Spesen, Boni oder Korrekturen kommen hier dazu.
Stimmt der Bruttolohn? Sind alle Zulagen und Abzüge korrekt? Sind Einmalzahlungen erfasst? Diese Kontrolle vor dem Abschluss spart Korrekturen im Folgemonat.
Auszahlung ans Bankkonto der Mitarbeitenden, mit der Lohnabrechnung als Beleg.
Die Lohnperiode wird definitiv eingebucht, die Lohnbuchungen landen in der Buchhaltung und die Daten stehen für die ELM-Übermittlung bereit.
Erst wenn die Periode geschlossen ist, sind die Zahlen definitiv und stehen für die elektronische Übermittlung bereit.
Fristen: wann was bei welcher Stelle sein muss
Am Lohn hängen mehrere Termine, die nichts mit dem Auszahlungsdatum zu tun haben. Die Beiträge an die Ausgleichskasse zahlst du bei einer Jahreslohnsumme bis CHF 200'000 vierteljährlich, darüber monatlich. Spätester Zahlungstermin ist jeweils der 10. Tag nach Quartals- beziehungsweise Monatsende.
Die Lohndeklaration für das abgelaufene Jahr muss bis zum 30. Januar bei der Ausgleichskasse sein. Viele Ausgleichskassen nehmen sie elektronisch über das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM entgegen – der Standard, mit dem eine Swissdec-zertifizierte Lohnsoftware Lohndaten in einem Schritt an AHV, Versicherer, Suva, Steuerämter und das Bundesamt für Statistik meldet.
Bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden kommt die Abrechnung mit dem zuständigen Kanton dazu. Die Fristen und Tarife regelt jeder Kanton selbst; die Grundlagen stehen im Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV.
Lohnabrechnungen mit Infinity Payroll erstellen
Wenn du deine Buchhaltung in Infinity führst, kannst du die Löhne im gleichen System abrechnen. Infinity Payroll berechnet AHV, ALV, BVG, UVG und Quellensteuer nach Schweizer Standard, erstellt pro Mitarbeitendem eine Lohnabrechnung als PDF und legt die zugehörigen Lohnbuchungen automatisch in der Buchhaltung ab. Exporte und manuelle Nacharbeit entfallen, und die Löhne kannst du direkt aus Infinity auszahlen oder als pain.001-Datei fürs E-Banking exportieren.
Alle Abläufe laufen über einen Swissdec-zertifizierten Partner, womit auch ELM 5.0 unterstützt wird – meldepflichtige Lohndaten gehen also direkt an Steuerämter und Sozialversicherungen. Infinity Payroll ist ein Add-on zum bestehenden Abonnement und kostet CHF 9 pro Mitarbeitendem und Monat exkl. MWST. Für Treuhänderinnen und Treuhänder lassen sich mehrere Mandate im selben System führen.
Zwei Dinge solltest du vorher wissen. Für die Einrichtung brauchst du deine BUR-Nummer und ein ELM-Profil deiner Sozialversicherungen. Und Infinity Payroll deckt die üblichen Lohnmodelle ab – feste Monatslöhne, Stunden- und Tagesansätze, variable Bestandteile wie Provisionen oder Zulagen – ist aber nicht für sehr komplexe Branchen wie den Personalverleih gedacht. Details zu Einrichtung und Lohnlauf stehen im Handbuch.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
Ist eine Lohnabrechnung in der Schweiz obligatorisch?
Ja. Nach OR, Art. 323b Abs. 1 muss dem Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung eine schriftliche Abrechnung übergeben werden. Das gilt unabhängig von der Firmengrösse.
Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnung und Lohnausweis?
Die Lohnabrechnung dokumentiert eine einzelne Lohnperiode und geht bei jeder Lohnzahlung an die Mitarbeitenden. Der Lohnausweis ist die Jahresbescheinigung, die für die Steuererklärung gebraucht wird.
Wie viel wird vom Bruttolohn abgezogen?
Für AHV, IV und EO sind es 5,3 %, für die ALV 1,1 % bis zu einem Jahreslohn von CHF 148'200. Bis zu dieser Grenze also 6,4 %, darüber 5,3 %. Dazu kommen der NBU-Abzug, die Pensionskasse und bei manchen Mitarbeitenden die Quellensteuer.
Wer zahlt die Prämien der Unfallversicherung?
Die Prämie für Berufsunfälle trägt die Arbeitgeberin vollständig. Die Prämie für Nichtberufsunfälle geht zulasten der Arbeitnehmenden und wird über die Lohnabrechnung abgezogen. Wer weniger als acht Stunden pro Woche arbeitet, ist nicht gegen Nichtberufsunfälle versichert und hat deshalb keinen NBU-Abzug.
Ab welchem Lohn ist eine Person in der Pensionskasse versichert?
Ab einem Jahreslohn von CHF 22'680. Vom Lohn wird zuerst der Koordinationsabzug von CHF 26'460 abgezogen, der Rest ist der versicherte Lohn. Bei Teilzeitpensen fällt dieser Betrag deshalb oft klein aus.
Was kostet die Lohnbuchhaltung in Infinity?
Infinity Payroll kostet CHF 9 pro Mitarbeitendem und Monat exkl. MWST und wird als Add-on zum bestehenden Infinity-Abonnement abgerechnet.
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