Sobald du die erste Person anstellst, kommt eine neue Pflicht dazu: Jede Lohnzahlung braucht eine schriftliche Lohnabrechnung. Sie ist kein Formalismus, sondern der Beleg, mit dem deine Mitarbeitenden nachvollziehen können, wie aus dem Bruttolohn der Betrag auf ihrem Konto wird. Dieser Guide zeigt, wie eine Lohnabrechnung aufgebaut ist, welche Angaben zwingend darauf gehören und welche Fristen daran hängen – und verweist für die einzelnen Themen auf die passenden Detailartikel.
Warum die Lohnabrechnung in der Schweiz Pflicht ist
Die Rechtsgrundlage ist kurz und deutlich. Gemäss OR, Art. 323b Abs. 1 ist dem Arbeitnehmer eine schriftliche Abrechnung zu übergeben. Das gilt bei jeder Lohnzahlung, nicht nur einmal im Jahr, und unabhängig von der Firmengrösse: Eine Einzelfirma mit einer angestellten Person hat dieselbe Pflicht wie eine AG mit fünfzig.
Die Abrechnung muss so klar sein, dass die empfangende Person sie ohne Buchhaltungswissen versteht. Bruttolohn, jeder einzelne Abzug und der resultierende Nettolohn müssen separat erkennbar sein – eine Zahl «Nettolohn» ohne Herleitung erfüllt die Pflicht nicht.
Wichtig ist die Abgrenzung zum Lohnausweis. Die Lohnabrechnung erhalten deine Mitarbeitenden bei jeder Lohnzahlung und sie zeigt eine einzelne Lohnperiode. Der Lohnausweis ist die Jahresbescheinigung für die Steuererklärung – Aufbau und Fristen stehen im Guide zum Lohnausweis.
Der Aufbau einer Lohnabrechnung
Eine Lohnabrechnung folgt in der Schweiz fast immer derselben Logik: von oben nach unten vom Bruttolohn zum Nettolohn. Ein gesetzlich vorgeschriebenes Layout gibt es nicht, wohl aber vorgeschriebene Inhalte.
Oben stehen die Angaben, die die Abrechnung zuordenbar machen: Arbeitgeberin, Mitarbeitende, Lohnperiode und je nach Fall Pensum, Eintrittsdatum und AHV-Nummer. Darunter folgen die Bestandteile des Bruttolohns – Grundlohn, Ferien- und Feiertagsentschädigung, 13. Monatslohn, Überzeit, Provisionen, Boni und Naturalleistungen. Dann die Abzüge, und zuletzt der Nettolohn mit Auszahlungsdatum und Zielkonto.
Nicht alles auf der Abrechnung ist Bruttolohn. Familienzulagen laufen darüber, gehören aber nicht zum massgebenden Lohn der AHV. Spesenvergütungen sind Auslagenersatz und werden erst nach den Abzügen zum Nettolohn addiert – wie du Spesen korrekt abrechnest und verbuchst, ist ein Thema für sich.
Welche Angaben müssen auf die Lohnabrechnung?
Diese Liste kannst du gegen eine bestehende Abrechnung halten. Fehlt eine Position, ist die Abrechnung unvollständig.
Für Mitarbeitende mit Quellensteuer kommen Tarifcode und satzbestimmendes Einkommen dazu.
Die Abzüge in Kürze
Die Sozialversicherungen sind der Teil, bei dem am meisten schiefgeht – vor allem, weil nicht alle Abzüge gleich funktionieren. AHV, IV und EO teilen sich Arbeitgebende und Arbeitnehmende hälftig und kennen keine Obergrenze. Die ALV wird nur bis zu einem Jahreslohn von CHF 148'200 erhoben. Bei der Unfallversicherung trägst du die Prämie für Berufsunfälle allein, während die Prämie für Nichtberufsunfälle vom Lohn abgezogen wird. Und beim BVG hängt der Abzug am Alter und am Reglement der Kasse.
Welcher Satz wo gilt, wer welchen Teil trägt und wann gar nichts abgezogen wird, steht im Detail im Guide zu den Lohnabzügen. Was eine Anstellung zusätzlich zum Bruttolohn kostet – also die Beiträge, die nie als Abzug erscheinen – rechnet der Guide zu den Arbeitgeberkosten an einem konkreten Fall durch.
Sonderzahlungen, Zulagen und Ferienlohn
Alles, was unregelmässig dazukommt, folgt eigenen Regeln. Der 13. Monatslohn ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, aber verbindlich, sobald er vereinbart oder zur betrieblichen Übung geworden ist. Bei Überstunden und Überzeit gelten unterschiedliche Zuschlagsregeln. Und Ferien dürfen während des laufenden Arbeitsverhältnisses gar nicht ausbezahlt werden. Wie du diese Positionen korrekt ausweist, steht im Guide zum 13. Monatslohn, zu Zulagen und Ferien.
Mitarbeitende mit Quellensteuer
Bei Mitarbeitenden ohne Niederlassungsbewilligung C und bei Personen mit Wohnsitz im Ausland ziehst du die Steuer gleich selbst ab. Dazu kommen eine Meldefrist von acht Tagen ab Stellenantritt, ein kantonaler Tarifcode und eine Haftung, die unabhängig vom Verschulden greift. Der Guide zur Quellensteuer geht die Pflichten der Reihe nach durch.
Vom Lohnlauf zur Verbuchung
Die Lohnabrechnung ist das Dokument, der Lohnlauf der Prozess dahinter: Stammdaten prüfen, variable Daten erfassen, berechnen, kontrollieren, auszahlen, verbuchen und melden. Erst wenn die Periode geschlossen ist, sind die Zahlen definitiv und stehen für die elektronische Übermittlung bereit. Wie der Lohnlauf abläuft, auf welche Konten gebucht wird und was am Jahresende dazukommt, steht im Guide zur Lohnbuchhaltung.
Fristen: wann was bei welcher Stelle sein muss
Am Lohn hängen mehrere Termine, die nichts mit dem Auszahlungsdatum zu tun haben. Die Beiträge an die Ausgleichskasse zahlst du bei einer jährlichen Lohnsumme bis CHF 200'000 vierteljährlich, darüber monatlich. Spätester Zahlungstermin ist jeweils der 10. Tag nach Quartals- beziehungsweise Monatsende.
Die Lohndeklaration für das abgelaufene Jahr muss spätestens bis zum 30. Januar bei der Ausgleichskasse eintreffen; bei verspäteter Einreichung fallen Verzugszinsen auf allfälligen Differenzen an. Nachzulesen ist beides im Merkblatt 2.01 der Informationsstelle AHV/IV. Viele Ausgleichskassen nehmen die Deklaration elektronisch über das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM entgegen. Bei quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden kommt die Abrechnung mit dem zuständigen Kanton dazu; die Grundlagen stehen im Kreisschreiben Nr. 45 der ESTV.
Lohnabrechnungen mit Infinity Payroll erstellen
Wenn du deine Buchhaltung in Infinity führst, kannst du die Löhne im gleichen System abrechnen. Infinity Payroll berechnet AHV, ALV, BVG, UVG und Quellensteuer nach Schweizer Standard, erstellt pro Mitarbeitendem eine Lohnabrechnung als PDF und legt die zugehörigen Lohnbuchungen automatisch in der Buchhaltung ab. Die Löhne kannst du direkt aus Infinity auszahlen oder als pain.001-Datei fürs E-Banking exportieren.
Alle Abläufe laufen über einen Swissdec-zertifizierten Partner, womit auch ELM 5.0 unterstützt wird. Für Treuhänderinnen und Treuhänder lassen sich mehrere Mandate im selben System führen.
Zwei Dinge solltest du vorher wissen. Für die Einrichtung brauchst du deine BUR-Nummer und ein ELM-Profil deiner Sozialversicherungen. Und Infinity Payroll ist ein Add-on zum bestehenden Abonnement, kostet CHF 9 pro Mitarbeitendem und Monat exkl. MWST und deckt die üblichen Lohnmodelle ab – für sehr komplexe Branchen wie den Personalverleih ist es nicht gedacht.
Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
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