Dès que tu engages ton premier collaborateur, une nouvelle obligation s'ajoute : chaque versement de salaire doit être accompagné d'un décompte écrit. Ce n'est pas une formalité, mais le justificatif qui permet à tes collaborateurs de comprendre comment leur salaire brut devient le montant versé sur leur compte. Ce guide montre comment une fiche de salaire est structurée, quelles mentions doivent obligatoirement y figurer et quels délais y sont liés – et renvoie aux articles détaillés pour chaque thème.
Pourquoi la fiche de salaire est obligatoire en Suisse
La base légale est courte et claire. Selon l'art. 323b al. 1 CO, un décompte écrit doit être remis au travailleur. Cela vaut pour chaque versement de salaire, pas seulement une fois par an, et quelle que soit la taille de l'entreprise : une entreprise individuelle avec un employé a la même obligation qu'une SA qui en compte cinquante.
Le décompte doit être suffisamment clair pour que la personne qui le reçoit le comprenne sans connaissances comptables. Le salaire brut, chaque déduction et le salaire net qui en résulte doivent apparaître séparément – un simple chiffre «salaire net» sans détail ne remplit pas l'obligation.
Il est important de distinguer la fiche de salaire du certificat de salaire. Tes collaborateurs reçoivent la fiche de salaire à chaque versement, et elle porte sur une seule période de paie. Le certificat de salaire est l'attestation annuelle destinée à la déclaration d'impôt – sa structure et ses délais sont présentés dans le guide du certificat de salaire.
La structure d'une fiche de salaire
En Suisse, une fiche de salaire suit presque toujours la même logique : de haut en bas, du salaire brut au salaire net. La loi ne prescrit pas de mise en page, mais bien un contenu.
En haut figurent les informations qui permettent d'attribuer le décompte : employeur, collaborateur, période de paie et, selon le cas, taux d'occupation, date d'entrée et numéro AVS. Viennent ensuite les éléments du salaire brut – salaire de base, indemnité de vacances et de jours fériés, 13e salaire, travail supplémentaire, commissions, bonus et prestations en nature. Puis les déductions, et enfin le salaire net avec la date de versement et le compte de destination.
Tout ce qui figure sur la fiche n'est pas du salaire brut. Les allocations familiales y sont versées, mais ne font pas partie du salaire déterminant de l'AVS. Les indemnités de frais remboursent des dépenses et ne s'ajoutent au salaire net qu'après les déductions – comment décompter et comptabiliser correctement les frais est un sujet en soi.
Quelles mentions doivent figurer sur la fiche de salaire ?
Tu peux comparer cette liste à une fiche existante. S'il manque un élément, le décompte est incomplet.
- Nom et adresse de l'employeur
- Nom de la collaboratrice ou du collaborateur
- Période de paie et date de versement
- Salaire brut avec chaque élément indiqué séparément
- Indemnité de vacances et de jours fériés en montant ou en pourcentage
- Chaque déduction sociale séparément, avec taux et montant
- Frais et autres éléments ayant une incidence sur le salaire net
- Salaire net et compte de destination du versement
Pour les collaborateurs soumis à l'impôt à la source, s'y ajoutent le code du barème et le revenu déterminant le taux.
Les déductions en bref
Les assurances sociales sont la partie où les erreurs sont les plus fréquentes – surtout parce que toutes les déductions ne fonctionnent pas de la même manière. L'AVS, l'AI et les APG sont partagées à parts égales entre employeur et employé et ne connaissent pas de plafond. L'AC n'est prélevée que jusqu'à un salaire annuel de CHF 148'200. Pour l'assurance-accidents, tu supportes seul la prime des accidents professionnels, tandis que la prime des accidents non professionnels est déduite du salaire. Et pour la LPP, la déduction dépend de l'âge et du règlement de la caisse de pension.
Quel taux s'applique où, qui supporte quelle part et quand rien n'est déduit : tout cela est détaillé dans le guide des déductions salariales. Ce qu'un engagement coûte en plus du salaire brut – c'est-à-dire les cotisations qui n'apparaissent jamais comme déduction – est calculé sur un cas concret dans le guide des coûts de l'employeur.
Paiements spéciaux, allocations et salaire afférent aux vacances
Tout ce qui s'ajoute de manière irrégulière suit ses propres règles. Le 13e salaire n'est pas prescrit par la loi, mais il devient obligatoire dès qu'il a été convenu ou qu'il est devenu un usage dans l'entreprise. Les heures supplémentaires et le travail supplémentaire obéissent à des règles de majoration différentes. Et les vacances ne peuvent pas du tout être payées en espèces pendant la durée du rapport de travail. Comment présenter correctement ces éléments est expliqué dans le guide du 13e salaire, des allocations et des vacances.
Collaborateurs soumis à l'impôt à la source
Pour les collaborateurs sans permis d'établissement C et pour les personnes domiciliées à l'étranger, tu prélèves toi-même l'impôt. S'y ajoutent un délai d'annonce de huit jours à compter de l'entrée en fonction, un code de barème cantonal et une responsabilité qui s'applique indépendamment de toute faute. Le guide de l'impôt à la source passe en revue ces obligations une à une.
Du traitement des salaires à la comptabilisation
La fiche de salaire est le document, le traitement des salaires le processus qui la produit : vérifier les données de base, saisir les données variables, calculer, contrôler, verser, comptabiliser et déclarer. Ce n'est qu'une fois la période clôturée que les chiffres sont définitifs et prêts pour la transmission électronique. Le déroulement du traitement des salaires, les comptes utilisés et ce qui s'ajoute en fin d'année sont présentés dans le guide de la comptabilité salariale.
Délais : quoi doit parvenir où et quand
Plusieurs échéances sont liées au salaire, sans rapport avec la date de versement. Tu paies les cotisations à la caisse de compensation trimestriellement si la masse salariale annuelle ne dépasse pas CHF 200'000, et mensuellement au-delà. Le dernier délai de paiement est chaque fois le 10e jour suivant la fin du trimestre ou du mois.
Attention : les cotisations ne sont considérées comme payées qu'une fois le montant parvenu à la caisse de compensation – et non lorsque tu as déclenché le paiement. En cas de retard, un intérêt moratoire de 5 % par an est dû, indépendamment de toute faute ou sommation.
La déclaration des salaires de l'année écoulée doit parvenir à la caisse de compensation au plus tard le 30 janvier ; en cas de remise tardive, des intérêts moratoires sont perçus sur les éventuelles différences. Ces deux points sont détaillés dans le mémento 2.01 du Centre d'information AVS/AI. De nombreuses caisses de compensation acceptent la déclaration par voie électronique via la procédure unifiée de communication des salaires ELM (page en allemand). Pour les collaborateurs soumis à l'impôt à la source s'ajoute le décompte avec le canton compétent ; les bases figurent dans la circulaire n° 45 de l'AFC, également en allemand.
Établir des fiches de salaire avec Infinity Payroll
Si tu tiens ta comptabilité dans Infinity, tu peux décompter les salaires dans le même système. Infinity Payroll calcule l'AVS, l'AC, la LPP, la LAA et l'impôt à la source selon les normes suisses, établit une fiche de salaire en PDF pour chaque collaborateur et enregistre automatiquement les écritures salariales correspondantes dans la comptabilité. Tu peux verser les salaires directement depuis Infinity ou les exporter sous forme de fichier pain.001 pour l'e-banking.
Tous les processus passent par un partenaire certifié Swissdec, ce qui permet aussi de prendre en charge ELM 5.0. Les fiduciaires peuvent gérer plusieurs mandats dans le même système.
Deux choses à savoir au préalable. Pour la mise en place, tu as besoin de ton numéro REE et d'un profil ELM auprès de tes assurances sociales. Et Infinity Payroll est une extension de l'abonnement existant, coûte CHF 9 par collaborateur et par mois hors TVA et couvre les modèles salariaux usuels – il n'est pas conçu pour des branches très complexes comme la location de services.
Questions fréquentes sur la fiche de salaire
La fiche de salaire est-elle obligatoire en Suisse ?
Oui. Selon l'art. 323b al. 1 CO, un décompte écrit doit être remis au travailleur à chaque versement de salaire. Cela vaut quelle que soit la taille de l'entreprise.
Quelle est la différence entre la fiche de salaire et le certificat de salaire ?
La fiche de salaire documente une seule période de paie et est remise aux collaborateurs à chaque versement. Le certificat de salaire est l'attestation annuelle nécessaire pour la déclaration d'impôt.
Quelles mentions doivent obligatoirement figurer sur une fiche de salaire ?
L'employeur et le collaborateur, la période de paie, le salaire brut avec chaque élément indiqué séparément, chaque déduction sociale avec taux et montant, ainsi que le salaire net. Un simple chiffre «salaire net» sans détail ne suffit pas. En cas d'impôt à la source, s'y ajoutent le code du barème et le revenu déterminant le taux.
Quand les cotisations AVS doivent-elles être payées ?
Trimestriellement jusqu'à une masse salariale annuelle de CHF 200'000, mensuellement au-delà – chaque fois au plus tard le 10e jour suivant la fin du trimestre ou du mois. La déclaration des salaires de l'année précédente doit parvenir à la caisse de compensation au plus tard le 30 janvier.
L'obligation s'applique-t-elle aussi à une entreprise individuelle avec un seul employé ?
Oui. L'obligation découle du rapport de travail, pas de la forme juridique ni de la taille de l'entreprise. Elle s'applique dès le premier employé et à chaque versement de salaire.
Combien coûte la comptabilité salariale dans Infinity ?
Infinity Payroll coûte CHF 9 par collaborateur et par mois hors TVA et est facturé comme extension de l'abonnement Infinity existant.
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