Die Lohnabrechnung ist nur das sichtbare Ende eines Prozesses. Dahinter liegen drei Ergebnisse, die alle aus demselben Lohnlauf entstehen müssen: die Auszahlung an die Mitarbeitenden, die Buchung in der Finanzbuchhaltung und die Meldungen an Kassen, Versicherer und Steuerbehörden. Gehen diese drei auseinander, merkst du es meist erst beim Jahresabschluss. Dieser Guide zeigt, wie der Lohnlauf abläuft, wie er verbucht wird und was am Jahresende dazukommt.
Was die Lohnbuchhaltung leisten muss
Die Lohnbuchhaltung ist kein eigenes Buchhaltungssystem, sondern ein Nebenbuch: Sie rechnet pro Person und pro Periode, und ihr Ergebnis fliesst als Sammelbuchung in die Finanzbuchhaltung.
Drei Adressaten hängen daran. Deine Mitarbeitenden brauchen eine nachvollziehbare Lohnabrechnung und die Zahlung. Deine Buchhaltung braucht den Personalaufwand periodengerecht und die Beiträge als Verbindlichkeit, bis sie bezahlt sind. Und Ausgleichskasse, Familienausgleichskasse, Unfallversicherer, Pensionskasse, Krankentaggeldversicherer sowie die Steuerverwaltungen brauchen Meldungen – teils monatlich, teils jährlich.
Damit das aufgeht, müssen die Stammdaten stimmen: Pensum, Lohnart, Geburtsdatum für die BVG-Stufe, Zivilstand und Bewilligung für die Quellensteuer, Kinder für die Zulagen. Fast jeder Fehler im Lohnlauf ist ein Stammdatenfehler.
Der Lohnlauf in sechs Schritten
Ein- und Austritte, Lohnänderungen, Pensumsanpassungen, neue Kinder, geänderte Bewilligungen. Alles, was den Lohnlauf beeinflusst, muss vorher erfasst sein.
Stunden, Überzeit, Provisionen, Spesen, Absenzen sowie Taggelder, die über dich ausbezahlt werden.
Bruttolohn, Abzüge, Arbeitgeberbeiträge und allfällige Quellensteuer pro Person.
Lohnjournal gegen den Vormonat prüfen. Auffällige Abweichungen sind fast immer Erfassungsfehler.
Zahlungsdatei erstellen, Lohnabrechnungen zustellen, Buchungen in die Finanzbuchhaltung übertragen.
Quellensteuerabrechnung an den Kanton, Mutationsmeldungen an Kassen und Versicherer.
Der wichtigste Schritt ist die Kontrolle vor der Freigabe. Ein Lohnlauf lässt sich nach der Zahlung zwar korrigieren, aber die Korrektur zieht sich durch Buchhaltung, Meldungen und im Jahresmodell der Quellensteuer auch durch die Satzbestimmung der Folgemonate.
Wie ein Lohnlauf verbucht wird
Eine Lohnbuchung besteht nie aus einer Zahl. Sie zerfällt in drei Vorgänge: den Bruttolohn, die Abzüge bei den Mitarbeitenden und die Beiträge, die du als Arbeitgeberin zusätzlich schuldest.
Der Bruttolohn ist vollständig Aufwand – auch der Teil, den du gar nicht auszahlst, weil er als Abzug einbehalten wird. Dieser einbehaltene Teil wird nicht Aufwand, sondern Verbindlichkeit: Du schuldest ihn den Kassen. Deine eigenen Beiträge sind dagegen zusätzlicher Aufwand und gleichzeitig zusätzliche Verbindlichkeit.
Ein Beispiel: Monatslohn CHF 6'000, Jahreslohn CHF 72'000, koordinierter Lohn CHF 45'540, Person 35 Jahre alt. Abzüge von CHF 633.75, Arbeitgeberbeiträge von CHF 693.75 – gerechnet mit Beispielsätzen von 1,0 % für den NBU, 1,5 % für die FAK und 0,5 % für die Berufsunfallversicherung.
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|
| Auszahlung Nettolohn | 5000 Lohnaufwand | 1020 Bank | CHF 5'366.25 |
| Einbehaltene Arbeitnehmerabzüge | 5000 Lohnaufwand | 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen | CHF 633.75 |
| Arbeitgeberbeiträge | 5700 Sozialversicherungsaufwand | 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen | CHF 693.75 |
| Zahlung an die Kassen | 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen | 1020 Bank | CHF 1'327.50 |
Die Kontonummern folgen dem Schweizer Kontenrahmen KMU. In der Praxis wird der Sozialversicherungsaufwand oft weiter unterteilt – je ein Konto für AHV/IV/EO/ALV, FAK, BVG, UVG und Krankentaggeld – damit sich die Jahresabrechnungen der einzelnen Kassen direkt abstimmen lassen. Konto 5800 nimmt den übrigen Personalaufwand auf: Rekrutierung, Weiterbildung, Pauschalspesen. Wie die Positionen auf der Abrechnung selbst zustande kommen, zeigt der Guide zu den Lohnabzügen.
Warum das Konto 2270 selten sauber auf null geht
Konto 2270 sammelt alles, was du den Kassen schuldest, und sollte nach der Zahlung wieder aufgehen. In der Praxis tut es das oft nicht – und das hat meistens einen harmlosen Grund.
Die meisten Kassen rechnen unterjährig mit Akontobeiträgen ab, geschätzt auf der Basis der letzten Lohnsumme. Die effektive Abrechnung folgt erst nach der Jahresdeklaration. Zwischen dem, was du monatlich zurückstellst, und dem, was du zahlst, entsteht deshalb systematisch eine Differenz. Das ist normal, muss aber bewusst geführt werden: Die Verbindlichkeit aus dem Lohnlauf und die Akontozahlung laufen über dasselbe Konto, und erst die Schlussabrechnung bringt beide zusammen. Wer das nicht abstimmt, schleppt Differenzen über Jahre mit.
Was am Jahresende dazukommt
Vier Dinge fallen nach dem letzten Lohnlauf des Jahres an.
- Lohndeklaration: Die effektiven Jahreslohnsummen gehen an Ausgleichskasse und Familienausgleichskasse; darauf folgt die Schlussabrechnung mit Nachzahlung oder Gutschrift. Dasselbe passiert bei Unfall-, Krankentaggeld- und BVG-Versicherern.
- Lohnausweise: Für alle Mitarbeitenden erstellen und zustellen. Was hineingehört, steht im Guide zum Lohnausweis.
- Quellensteuer: Je nach Kanton ist eine Jahres- oder Schlussabrechnung fällig.
- Abstimmung: Die Summe der Bruttolöhne aus der Lohnbuchhaltung muss dem Saldo des Kontos 5000 entsprechen, und die deklarierten Lohnsummen müssen zu beidem passen.
Diese Abstimmung ist der eigentliche Test dafür, ob die Lohnbuchhaltung das Jahr über sauber lief. Aufbewahren musst du das Ganze anschliessend zehn Jahre: Geschäftsbücher und Buchungsbelege unterliegen nach OR, Art. 958f einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist, die mit dem Ende des Geschäftsjahres zu laufen beginnt.
Ein Standard, viele Empfänger
Diese Meldungen einzeln auf Papier oder über sechs verschiedene Portale zu erledigen, ist der Grund, warum der Jahresabschluss in der Lohnbuchhaltung so unbeliebt ist. Genau dafür gibt es den Lohnstandard-CH, kurz ELM.
Swissdec ist ein gemeinnütziger Verein von Suva, AHV, Schweizerischer Steuerkonferenz, Schweizerischem Versicherungsverband und Bundesamt für Statistik. Der Standard erlaubt es, die Lohndaten in einer einzigen Transaktion an alle Empfänger zu übermitteln: AHV und FAK, Suva und weitere Unfallversicherer, UVG-Zusatz- und Krankentaggeldversicherer, BVG-Versicherungen, die kantonalen Steuerverwaltungen und das Bundesamt für Statistik.
Zwei Punkte sind für die Praxis relevant. Die Infrastruktur stellt Swissdec den Unternehmen unentgeltlich zur Verfügung – Kosten entstehen nur über die Lizenz der Lohnsoftware. Und übermitteln kann nur, wer eine Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung einsetzt: Die Zertifizierung liegt auf dem Programm, nicht auf dem Unternehmen. Welche Kassen und Versicherer empfangsbereit sind, publiziert Swissdec in einer Empfängerliste.
Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung in einem System
Der Bruch, den viele KMU kennen: Die Löhne laufen in einem Programm, die Buchhaltung in einem anderen, und die Verbindung zwischen beiden ist ein monatlicher Export oder eine von Hand erfasste Sammelbuchung. Genau dort entstehen die Differenzen, die man im November sucht.
Wenn du deine Buchhaltung in Infinity führst, kannst du die Löhne im selben System abrechnen. Infinity Payroll berechnet AHV, ALV, BVG, UVG und Quellensteuer nach Schweizer Standard, erstellt pro Mitarbeitendem eine Lohnabrechnung und legt die zugehörigen Lohnbuchungen automatisch in der Buchhaltung ab – der Personalaufwand steht ohne Zwischenschritt in der Erfolgsrechnung. Ändert sich ein Lohn oder ein Pensum, wird in Echtzeit neu gerechnet.
Alle Abläufe laufen über einen Swissdec-zertifizierten Partner, womit auch ELM 5.0 unterstützt wird. Infinity Payroll ist ein Add-on und setzt ein aktives Infinity-Abonnement voraus; es kostet CHF 9 pro Mitarbeitendem und Monat exkl. MWST. Für sehr komplexe Branchen wie den Personalverleih ist es nicht gedacht.
Häufige Fragen zur Lohnbuchhaltung
Was gehört zur Lohnbuchhaltung?
Die Berechnung der Löhne pro Person und Periode, die Lohnabrechnungen, die Übertragung in die Finanzbuchhaltung, die Meldungen an Kassen, Versicherer und Steuerbehörden sowie die Jahresarbeiten mit Lohndeklaration und Lohnausweisen.
Auf welche Konten wird der Lohn gebucht?
Nach dem Schweizer Kontenrahmen KMU auf 5000 Lohnaufwand für den vollen Bruttolohn, 5700 Sozialversicherungsaufwand für die Arbeitgeberbeiträge und 2270 Verbindlichkeiten Sozialversicherungen für alles, was den Kassen geschuldet ist. Ausbezahlt wird über 1020 Bank.
Ist der volle Bruttolohn Aufwand, auch der abgezogene Teil?
Ja. Der gesamte Bruttolohn ist Personalaufwand. Der einbehaltene Teil wird nicht ausbezahlt, sondern als Verbindlichkeit gegenüber den Kassen gebucht und später überwiesen.
Warum stimmt mein Konto 2270 nicht?
Meistens wegen Akontozahlungen. Die Kassen rechnen unterjährig mit geschätzten Beiträgen ab, während die Lohnbuchhaltung die effektiven Beträge zurückstellt. Erst die Schlussabrechnung nach der Jahresdeklaration bringt beides zusammen.
Brauche ich eine Swissdec-zertifizierte Software?
Für die elektronische Übermittlung über ELM ja – die Zertifizierung liegt auf dem Lohnprogramm. Die Swissdec-Infrastruktur selbst ist für Unternehmen kostenlos; bezahlt wird nur die Softwarelizenz.
Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?
Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind nach OR, Art. 958f zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres.
Löhne und Buchhaltung im selben System
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